PDPA Implementation for HR ตอนที่ 3 การระบุกิจกรรมงานและข้อมูลส่วนบุคคลตามกิจกรรมงาน (ตอนย่อยที่ 1)

ก่อนจะไปจัดทำ Data Discovery หรือบางองค์กรก็ทำเป็น Data Inventory เพื่อทำการวิเคราะห์แยกแยะให้เห็นว่า ข้อมูลใดเป็นข้อมูลส่วนบุคคลบ้าง ข้อมูลส่วนบุคคลนั้นถูกจัดเก็บไว้ที่ใด ภายใต้วัตถุประสงค์และฐานทางกฎหมายใด ถูกใช้และเปิดเผยไปให้กับใคร ถูกเก็บรักษาไว้นานเพียงใด ตลอดจนมีวิธีการทำลายข้อมูลส่วนบุคคลอย่างไร และโดยการอนุมัติของตำแหน่งใด เป็นต้นนั้น สิ่งที่องค์กรจะต้องทำขึ้นมาให้เรียบร้อยและครบถ้วนก่อนก็คือ การวิเคราะห์ออกมาว่าแต่ละแผนกหรือหน่วยงาน มีกิจกรรมงานอยู่เท่าใด และอย่างไรบ้าง  

และระบุออกมาด้วยว่า แต่ละกิจกรรมงานของแผนกหรือหน่วยงานนั้น มีข้อมูลส่วนบุคคลอะไรอยู่บ้าง 

อย่างไรก็ตาม ด้วยเนื้อหาที่มีอยู่เยอะมาก พร้อมกับต้องการใส่ภาพตัวอย่างลงไปด้วย ทำให้ผมต้องแยกบทความนี้ออกมา 2 ตอนย่อย ซึ่งจะนำเสนอในครั้งนี้และครั้งหน้าครับ 

ทำไมต้องระบุกิจกรรมงานออกมา และระบุมาว่าแต่ละกิจกรรมงานมีข้อมูลส่วนบุคคลอะไรอยู่บ้างนั้น ก็เพราะเวลาเราทำ PDPA Implementation ในเรื่องต่างๆ เช่น การทำ RoPA ก็ดี การปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้สอดคล้องกับกฎหมายก็ดี เราจะเอากิจกรรมงานเป็นตัวตั้ง และการที่จะต้องรู้ให้ได้ว่าแต่ละกิจกรรมงานนั้นมีข้อมูลส่วนบุคคลใดอยู่บ้าง ก็เป็นด้วยเหตุว่าข้อมูลส่วนบุคคลที่เราจะ List ออกมานั้น มันจะต้องนำไประบุไว้ใน RoPA หรือบันทึกรายการตามที่มาตรา 39 กำหนดไว้นั่นเอง 

ก่อนอื่นมาดูตัวอย่างกิจกรรมงานของแผนก HR & Admin กันก่อนว่า ได้แก่อะไรบ้าง เพื่อให้เห็นภาพเบื้องต้นก่อนที่จะไปลงรายละเอียดกันต่อ แต่บอกไว้ก่อนนะครับว่า นี่เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนเท่านั้น ที่ทำจริงจะมีมากกว่านี้อีกเยอะ  

การที่จะทราบว่าทั้งแผนกของเรามีกิจกรรมงานใดบ้าง แนวทางที่อยากแนะนำ คือ ขอให้บุคลากรในแผนกของเรามานั่งคุยกัน พร้อมนำเอา Job Description ที่เป็นปัจจุบันของแต่ละตำแหน่งมากางดู และไล่เรียงออกมาว่างานของตำแหน่งใดและใคร (ที่เป็นบุคลากรของแผนก) มีเรื่องใดบ้าง ทั้งที่เป็นงานหลักและงานรอง โดยการไล่เรียงกิจกรรมงานออกมานั้น อย่างไรก็ตาม ในเรื่องนี้ อยากแนะนำให้ไล่กิจกรรมงานทางแคบมากกว่าที่จะเป็นกิจกรรมงานทางกว้าง เพื่อไปทำ PDPA เรื่องอื่นได้สะดวกมากขึ้น กิจกรรมงานทางแคบและทางกว้างนั้นยกจากตัวอย่างต่อไปนี้ (ลองดูตัวอย่างกิจกรรมงาน “ลำดับที่ 19” ตามภาพดูครับ)  

โดยพื้นฐานแล้ว การวิเคราะห์เพื่อกำหนดรายการกิจกรรมงานที่จะนำไปใช้เพื่อการจัดทำ Data Discovery และอื่นๆ ที่ผมว่าไปแล้วนั้น หากองค์กรใดได้มีโอกาสทำการวิเคราะห์อัตรากำลังด้วยเทคนิคการวิเคราะห์ภาระงาน (Workload Analysis) ก็สามารถนำเอาข้อมูลรายการงาน (Task) ที่ได้รวบรวมไว้สำหรับการคำนวณภาระงาน และอัตรากำลังมาใช้ได้ เพราะการวิเคราะห์ภาระงานนั้น จะกำหนดให้แต่ละแผนกหรือหน่วย (หรือบางองค์กรอาจจะเรียกว่า ส่วนงาน) ทำการวิเคราะห์และแจกแจงงานออกมา โดยอ้างอิงจาก Functional Description หรือคำอธิบายหน้าที่งานของหน่วยงาน (อาจจะเรียกว่าใบกำหนดหน้าที่หน่วยงาน) ที่จะแสดงถึงหน้าที่รับผิดชอบของหน่วยงาน ไม่ว่าจะเป็นฝ่าย แผนก หรือส่วนงานออกมา ตามตัวอย่างภาพในหน้าถัดไป 

จากตัวอย่างข้างต้น จะเห็นได้ว่า กิจกรรมงานทางแคบนั้น หากจะนำไปเป็นกิจกรรมงานย่อยของกิจกรรมงานทางกว้างก็ย่อมได้ครับ แต่อาจจะทำให้ข้อมูลใน Data Discovery และ RoPA ของท่านซับซ้อนมาก และแน่นอน การที่ท่านระบุกิจกรรมงานทางกว้างออกมา วัตถุประสงค์ของการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลก็จะเป็นวัตถุประสงค์ทางกว้างเช่นกัน ซึ่งก็อยากแนะนำให้เลือกใช้วัตถุประสงค์ทางแคบดีกว่า ตามตัวอย่าง

จากภาพตัวอย่าง List กิจกรรมงานของแผนก HR & Admin ที่นำเสนอไป ท่านจะได้ข้อสังเกตหลายเรื่อง ดังนี้ 

(1) ในการกำหนดกิจกรรมงานให้ค่อนข้างตรงนั้น หากเรานำเอาคำว่า “งาน” ไปใส่หน้ากิจกรรมงานของแผนกที่เราช่วยกันไล่เรียงออกมา จะง่ายขึ้นครับ เช่น เดิม List มาว่า

(2) กิจกรรมงานที่เรา List ออกมานั้น อาจจะมีบางงานที่หลายคนทำด้วยกัน เช่น การสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน เราช่วยกันทำหลายคน บางคนสัมภาษณ์ผู้สมัครงานระดับปฏิบัติการ บางคนสัมภาษณ์ผู้สมัครงานระดับหัวหน้า (Supervisor) ขณะที่บางคนสัมภาษณ์ผู้สมัครงานระดับผู้จัดการ เป็นต้น ก็จะ List ออกมาเพียงหนึ่งกิจกรรมงานเท่านั้น นี่คือเหตุผลที่แนะนำให้บุคลากรในแผนกมานั่งและช่วยกัน List กิจกรรมงานออกมา ซึ่งต่อไปก็จะได้ไปช่วยกัน List เอาข้อมูลส่วนบุคคลของกิจกรรมงานนั้นๆ ออกมาเป็นอันเดียวกัน 

(3) จำเป็นที่เราจะต้องตั้งชื่อกิจกรรมงานให้รัดกุมนิดนึงครับ!!! หลายครั้งที่พบว่า ระบุชื่อกิจกรรมงานมายาว 2 บรรทัด ซึ่งไม่ผิดครับ แต่อาจจะทำให้ชื่อกิจกรรมงานรัดกุมมากขึ้น โดยช่วยกันนั่งดูก็ได้ครับ เช่น เดิม List ออกมาเป็น งานบริหารจัดการอัตรากำลังของบุคลากรตามแผนอัตรากำลังที่ได้รับอนุมัติ ก็ปรับชื่อให้เป็น งานบริหารจัดการอัตรากำลัง ก็เข้าใจได้แล้วครับ 

(4) ใครจะเป็นคนตรวจว่า แผนกของเราไล่กิจกรรมงานออกมาได้ครบถ้วนหรือไม่ ทั้งที่ได้หารือกันแล้ว เรื่องนี้เห็นว่าคงต้องเป็นผู้จัดการล่ะครับที่จะช่วยดูในตอนท้าย แต่ความที่เราช่วยกันไล่เรียง โอกาสที่กิจกรรมงานจะหลุดก็คงจะน้อย หรือไม่มีเลย 

ผมมักแนะนำให้องค์กรที่ไปเป็นวิทยากรและที่ปรึกษา ทำการ List วิธีปฏิบัติงาน หรือ Work Instruction หรือที่บางองค์กรอาจจะเรียกว่า SOP หรือ Standard Operating Procedure ออกมากำกับแต่ละกิจกรรมงานไว้ด้วย ซึ่งมักจะพบว่า ตามแบบฟอร์มของภาพต่อไปนี้ และโดยทั่วไปแล้ว หนึ่งกิจกรรมงานก็จะอิงได้กับหนึ่ง Work Instruction หรือหนึ่ง SOP นั่นเอง พร้อมกับระบุว่า กิจกรรมงานนั้น มีหรือไม่มี Work Instruction หรือ SOP ซึ่งหากพบว่ายังไม่มี หรือไม่ได้จัดทำ Work Instruction หรือ SOP แผนกต่างๆ ก็มีหน้าที่ที่จะต้องไปจัดทำต่อไป  

อย่างไรก็ตาม โปรดระมัดระวังไม่ List กิจกรรมงานเพียงแต่ที่กำหนดไว้ในวิธีปฏิบัติงาน หรือ Work Instruction หรือ SOP ออกมา เพราะเรามีประสบการณ์ หรือพูดง่ายๆ ก็คือ เจอมามากว่า ส่วนใหญ่แล้วองค์กรจัดทำ Work Instruction หรือ SOP นั้น ตามระบบมาตรฐานคุณภาพ เช่น มาตรฐาน ISO เพียงแต่ให้พอเพียงกับการตรวจเพื่อขอรับการรับรองตามมาตรฐานเท่านั้น ไม่ได้จัดทำไว้ให้ครบถ้วนตามงานจริงที่ลงมือทำ เมื่อองค์กรไม่ได้จัดทำ Work Instruction หรือ SOP ไว้ครบถ้วน ก็อาจจะเป็นปัญหาว่าเราอาจจะวิเคราะห์ขั้นตอนที่จะต้องดำเนินการให้สอดคล้องกับกฎหมาย PDPA ไม่ครบถ้วน และเมื่อเกิดปัญหาขึ้นจากการปฏิบัติที่ไม่สอดคล้องกับกฎหมาย ก็จะกลายเป็นเรื่องใหญ่ ขอให้มองแบบ Positive มันเหมือนกับยิงปืนนัดเดียวแล้วได้นก 2 ตัว นกตัวแรก คือ ได้นำข้อมูลไปใช้เพื่อการปฏิบัติให้สอดคล้องกับกฎหมาย PDPA และนกอีกตัว คือ การนำเอางานและขั้นตอนไปใช้ เพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างอื่นได้ เช่น ใช้เพื่อการสอนงานที่หน้างาน (On-the-Job Training) พนักงาน หรือแม้แต่การนำเอาข้อมูลไปปรับใช้เพื่อการวิเคราะห์อัตรากำลัง กับการนำเอาไปใช้สำหรับการวางแผนกำลังคนต่อไป 
พบกันต่อในตอนย่อยที่ 2 ในเล่มถัดไปครับ