การบัญชี หนึ่งในเครื่องมือบริหารธุรกิจ

ในการดำเนินธุรกิจจะต้องมีหน่วยงานบัญชีทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลทางการค้าของธุรกิจ เพื่อจัดทำรายงานทางการเงินให้กับฝ่ายบริหารของกิจการ และยังต้องจัดทำให้ถูกต้องตามข้อกำหนดตามกฎหมาย ซึ่งในปัจจุบันงานทางด้านบัญชีได้มีการสื่อสารให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับรู้ถึงประโยชน์ของรายงานทางการเงิน อย่างไรก็ตาม ความเข้าใจของงานบัญชีของธุรกิจยังมีความคลาดเคลื่อนหรือขาดความเข้าใจที่แท้จริงของฝ่ายบริหารบางราย รวมถึงนักบัญชีบางคนยังไม่ได้แสดงบทบาทของการเป็นนักวิชาชีพบัญชีอย่างเต็มความสามารถ

ความหมายของการบัญชี

การบัญชี หมายถึง กระบวนการในการเก็บรวบรวม บันทึก จำแนก และทำสรุปข้อมูลอันเกี่ยวกับเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจของกิจการในรูปตัวเงิน ซึ่งเป็นการปฏิบัติงานด้านเอกสาร สมุดบัญชี และทะเบียนต่าง ๆ ที่มีความเกี่ยวข้องเชื่อมโยงไปสู่กิจกรรมต่าง ๆ ขององค์กรและกิจกรรมเหล่านั้นจะเกี่ยวข้องกับตัวเลขทางการเงินขององค์กร โดยหน่วยงานทางการบัญชีจะต้องนำข้อเท็จจริงเหล่านั้นไปบันทึกไว้เป็นหลักฐาน มีการจำแนกแจกแจงและจัดหมวดหมู่ให้ถูกต้องตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน และประมวลผลเพื่อให้ได้งบการเงินและรายงานทางการบัญชีต่าง ๆ ที่จะเป็นประโยชน์ต่อฝ่ายบริหารขององค์กรและสาธารณชนโดยทั่วไป

บทบาทนักบัญชีในกิจการจึงต้องทำหน้าที่เป็นนักวิชาชีพบัญชีที่ต้องรู้ระบบบัญชีที่เหมาะสมกับกิจการ กล่าวคือ ต้องสะสมประสบการณ์ของตนเองให้รอบรู้ระบบบัญชีอย่างน้อยในเรื่องดังต่อไปนี้

1. ระบบบัญชีทั่วไป

2. ระบบบัญชีเพื่อบริหาร

3. ระบบบัญชีต้นทุน

4. ระบบบัญชีงบประมาณ

หน้าที่ของงานบัญชี

ในอดีตที่ผ่านมา เรื่องงานบัญชีนั้นผู้บริหารส่วนใหญ่จะใช้วิธีการเชิงรับมากกว่าเชิงรุก เนื่องจากไม่ทราบว่าจะบริหารงานบัญชีอย่างไรจึงจะเหมาะสม ทำให้ต้องรอคอยการรายงานจากหน่วยงานการบัญชีของกิจการเพียงอย่างเดียว หากกิจการมีนักบัญชีที่ด้อยประสบการณ์ ไม่รอบรู้ ก็จะทำให้งานบัญชีเกิดความล่าช้า ซึ่งปัจจุบันได้มีการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาในหลากหลายเรื่อง ทำให้การดำเนินงานของผู้บริหารของกิจการมีความใส่ใจในงบการเงิน และนักบัญชีมีความรู้ ความสามารถที่เหมาะกับยุคสมัยมากขึ้น โดยนักบัญชีและผู้บริหารต่างจะรับรู้หน้าที่ดังนี้

หน้าที่หลักของงานบัญชี

• รวบรวมเอกสารและหลักฐานที่เกิดขึ้นจากกิจกรรมต่าง ๆ ขององค์กรไว้เป็นหมวดหมู่ เพื่อให้สะดวกต่อการตรวจสอบ ใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกรายการสำหรับกิจการในงานบัญชี
• วิเคราะห์รายการจากเอกสารและหลักฐานที่เกิดขึ้นตามข้อเท็จจริงให้แสดงออกมาในรูปของการบันทึกบัญชีตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน
• จัดทำบัญชีและงบการเงินให้เป็นไปตามกฎหมายเพื่อนำเสนอต่อผู้บริหาร ผู้ถือหุ้น และหน่วยงานราชการ
• ออกแบบระบบบัญชีให้สอดคล้องเหมาะสมกับลักษณะของกิจกรรมทางเศรษฐกิจขององค์กร และมีการทบทวนระบบบัญชีอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ทันกับเหตุการณ์ที่มีการเปลี่ยนแปลง
• นำเสนอข้อมูลและสารสนเทศทางการบัญชีอย่างทันเหตุการณ์และมีข้อมูลเพื่อการบริหารที่ครบถ้วน
• ประสานงานและให้ความร่วมมือในการให้ข้อมูลและรายละเอียดต่อผู้สอบบัญชีของกิจการในการตรวจสอบงบการเงินประจำปี
• จัดทำบทวิเคราะห์การเงินในแง่มุมต่าง ๆ จากตัวเลขที่ประมวลผลได้ วิเคราะห์สภาพคล่องทางการเงิน ฐานะการเงิน และผลการดำเนินงาน และนำเสนอฝ่ายบริหารได้กระชับตรงประเด็น 
• วิเคราะห์เชิงเปรียบเทียบข้อมูลทางการเงินขององค์กรกับองค์กรอื่นที่เป็นคู่แข่งขันทางธุรกิจหรือในอุตสาหกรรมเดียวกัน
• วิเคราะห์และศึกษาความเป็นไปของโครงการลงทุนใหม่ที่กิจการต้องการลงทุน
• นำเสนอข้อมูลเชิงบูรณาการที่สนับสนุนการจัดการเชิงกลยุทธ์ตามแผนงานของกิจการ
• รวบรวมและประสานงานกับหน่วยงานเพื่อให้ได้ข้อมูลมาทำการจัดทำงบประมาณต่าง ๆ ประจำปี
• วิเคราะห์และเปรียบเทียบสิ่งที่เกิดขึ้นจริงกับงบประมาณที่ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการ เพื่อวัดผลการดำเนินงานตามงบประมาณ
• ให้ความร่วมมือกับผู้ตรวจสอบภายใน กรณีที่กิจการมีหน่วยงานตรวจสอบภายใน 

หน้าที่อื่นของงานบัญชี

• ประสานงานกับหน่วยงานภายนอกองค์กรที่เกี่ยวข้องกับงานบัญชี
• ช่วยวิเคราะห์ข้อมูล ชี้แจงและตอบข้อสงสัยในบางประเด็นของหน่วยงานอื่น
• ส่งเสริมองค์ความรู้ทางการบัญชีและการบริหารการเงินให้กับผู้บริหารและบุคลากรภายในองค์กร
• ประสานงานกับหน่วยต่าง ๆ ภายในองค์กร
• พัฒนาระบบบัญชีขององค์กรให้ทันสมัยอยู่เสมอ รวมถึงเทคโนโลยีที่นำมาช่วยงานบัญชี
• พัฒนาและสนับสนุนให้ผู้ใต้บังคับบัญชาในหน่วยงานบัญชีได้รับการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง
• งานด้านอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากฝ่ายบริหารระดับสูง

ในหน้าที่งานบัญชีที่กล่าวมา โดยรวมเป็นงานของหน่วยงานบัญชีที่ผู้ทำหน้าที่ผู้จัดการฝ่ายบัญชีจะต้องคัดเลือกนักบัญชีมาเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาให้มีจำนวนที่เหมาะสมและแบ่งงานได้สอดคล้อง รวมถึงพัฒนาให้มีความสามารถในการทำงาน จะทำให้งานบัญชีมีผลงานที่จะช่วยให้ฝ่ายบริหารมีข้อมูลสารสนเทศทางการบัญชีมากพอในการวางแผนงานทางกลยุทธ์สำหรับกิจการ และใช้ในการตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี

การบริหารสมัยใหม่

การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีทำให้การบริหารงานมีการนำเทคโนโลยีมาช่วยในการบริหารมากขึ้น นักบริหารมีความตื่นตัวในการพัฒนาตนเองในหลาย ๆ ด้านเพื่อให้ตนนั้นมีองค์ความรู้ในหลากหลายมิติแบบสหวิทยาการ รวมถึงต้องมีความสามารถด้านการบริหารการเงินอย่างเข้มแข็ง นักบริหารจะต้องมีความรู้ในเรื่องการบัญชีในระดับหนึ่งเสียก่อน จึงจะไปวิเคราะห์เรื่องการบริหารการเงินได้ ผู้บริหารต้องมีความสามารถในการบูรณาการองค์ความรู้ที่หลากหลายมาเชื่อมโยงเพื่อวิเคราะห์ปัญหาเหล่านั้นได้อย่างเป็นระบบ ในการวิเคราะห์เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กรแต่ละเรื่องนั้นจะใช้องค์ความรู้เพียงแค่ด้านใดด้านหนึ่งไม่ได้ จำเป็นที่จะต้องนำเอาความรู้ที่หลากหลายมาบูรณาการเพื่อจะวิเคราะห์ปัญหา ผู้บริหารจึงต้องมีวิสัยทัศน์เกี่ยวกับการบริหารการพัฒนาองค์กรอยู่ตลอดเวลา

ในสังคมปัจจุบัน ผู้บริหารต้องมีคุณธรรมและจริยธรรมต่อสังคม โดยสังคมจะทำหน้าที่ตรวจสอบองค์กรต่าง ๆ อยู่ตลอดเวลาเช่นกัน การมีผู้บริหารที่ดีมีความสามารถจะนำพาให้กิจการมีความเจริญเติบโต ทำให้นักบัญชีที่มีประสบการณ์และความสามารถปรารถนาจะมาทำงานให้กับองค์กร ซึ่งจะทำให้องค์กรมีโอกาสเลือกนักบัญชีที่มีความสามารถมาช่วย

การใช้เครื่องมือทางการบัญชีและการเงินจึงเป็นหนทางหนึ่งในเชิงกลยุทธ์ที่สามารถนำมาใช้ประกอบการวิเคราะห์เพื่อให้เกิดกลยุทธ์ที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของกิจการ รวมถึงข้อมูลทางการเงินที่ผ่านการดำเนินการของนักบัญชีมืออาชีพจะช่วยให้เกิดความเชื่อถือได้ของข้อมูล ข้อมูลสารสนเทศทางการบัญชีที่มีการใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมจะช่วยให้เกิดความคล่องตัวและรวดเร็วในการสื่อสารไปยังผู้บริหาร

อย่างไรก็ตาม ผู้บริหารของกิจการต้องหมั่นติดตามและวิเคราะห์ตัวแปรภายนอกที่จะมากระทบองค์กรอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากตัวแปรจากภายนอกมักจะควบคุมไม่ได้จึงเกิดเป็นความเสี่ยงในการดำเนินงาน การบริหารยุคใหม่จึงต้องมีการบริหารจัดการความเสี่ยงที่จะมีหน่วยงานบัญชีเป็นผู้ให้ข้อมูลตัวเลขทางการเงิน เพื่อใช้วิเคราะห์ผลหรือประเมินผลการจัดการความเสี่ยงดังกล่าวนั้นว่าประสบความสำเร็จตามตัวชี้วัดหรือไม่

การบัญชีเป็นเครื่องมือของนักบริหาร

ในการบริหารงานของนักบริหารทุกองค์กรจะมีเครื่องมือช่วยในการบริหารหลากหลาย แล้วแต่ความถนัดหรือสไตล์การบริหารของผู้บริหารขององค์กรนั้น ๆ อย่างไรก็ตาม หนึ่งในเครื่องมือสำคัญของผู้บริหารที่ขาดไม่ได้คือการบัญชี ที่จะเป็นเครื่องมือให้ข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นเพื่อให้ผู้บริหารทราบสถานการณ์ที่เกิดขึ้นขององค์กรในขณะนั้น และยังสามารถนำมาวางแผนเพื่ออนาคต งานบัญชีจึงมีบทบาทที่สำคัญยิ่งในการบริหารจัดการ

ในอดีตผู้บริหารอาจไม่ได้มองและให้ความสำคัญเกี่ยวกับงานบัญชีว่าเป็นเครื่องมือในการบริหารชนิดหนึ่ง อาจมองงานบัญชีมีคุณค่าเพียงส่วนประกอบที่ต้องมีไว้ในกิจการเพื่อให้ครบถ้วนตามหลักการองค์กรและข้อกฎหมาย จากวิกฤตเศรษฐกิจต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นตั้งแต่ช่วงปี 2539 เป็นต้นมา ทำให้เกิดข้อเท็จจริงที่สำคัญประการหนึ่งก็คือ ผู้บริหารขาดเครื่องมือทางการบัญชีที่จะเอาไว้ใช้เป็นสัญญาณเตือนภัยให้แก่ตนเองและองค์กร องค์กรหลายแห่งอาจมีข้อโต้แย้งว่า องค์กรของเขาก็มีฝ่ายการบัญชีและรายงานทางการบัญชีต่าง ๆ แต่ทำไมยังไม่สามารถใช้เครื่องมือนี้ให้กิจการอยู่ต่อไปได้

คำตอบอย่างง่าย ๆ ก็คือ สัญญาณเตือนภัยมีจริง แต่ไม่ทำงานหรือทำงานได้ไม่สมบูรณ์ จึงไม่สามารถเตือนฝ่ายบริหารได้ ผู้บริหารจึงควรเริ่มทำความเข้าใจว่าการบัญชีคือเครื่องมืออะไร และมีประโยชน์อย่างไรต่อการบริหารงาน การออกแบบระบบบัญชีที่ดีจะช่วยงานของฝ่ายบริหารอย่างไรได้บ้าง รวมถึงความสำคัญของการมีนักวิชาชีพบัญชีที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสมกับกิจการด้วย

ความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานการบัญชีกับคณะผู้บริหาร

หน่วยงานบัญชีเป็นหน่วยงานสนับสนุนการบริหารของกิจการ จึงต้องสื่อสารข้อมูลทางการเงินที่เชื่อถือได้อย่างทันเวลาแก่คณะผู้บริหารของกิจการ และต้องรับรู้ความต้องการของคณะผู้บริหารจึงจะสามารถจัดทำข้อมูลให้ได้ตามความต้องการและเป็นข้อมูลทางการเงินที่มีประโยชน์ต่อการบริหาร ต้องสื่อสารให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์ รวมถึงการทำให้ผู้บริหารเข้าใจถึงรายงานทางการเงินต่าง ๆ ที่นำเสนอ

ในการทำงานแต่ละช่วงเวลาของปี คณะผู้บริหารและฝ่ายการบัญชีมีโอกาสพบปะกันส่วนใหญ่จะเกิดในห้องประชุม จึงอาจต้องมีการปรึกษาหารือร่วมกันในเรื่องสำคัญที่จะนำองค์กรไปสู่เป้าหมาย อาจต้องหาโอกาสเรียนรู้ซึ่งกันและกันทั้งฝ่ายบัญชีและคณะผู้บริหาร โดยมีแนวทางดังนี้

1. แนวทางการสร้างความสัมพันธ์ของหน่วยงานบัญชี

1.1 ใช้วิธีเชิงรุกในการเผยแพร่องค์ความรู้ทางการบัญชีให้แก่ผู้บริหารในองค์กร

1.2 นำเสนอรายงานทางการบัญชีต่อคณะผู้บริหาร โดยการประยุกต์และดัดแปลงนำองค์ความรู้ทางการบัญชีบริหารเข้ามาประกอบด้วย

1.3 ควรจัดทำรายงานเชิงวิเคราะห์ประกอบการนำเสนอ ไม่ใช่มีแต่งบการเงิน

1.4 ควรนำเสนองานต่อคณะผู้บริหารอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ ไม่ล่าช้าจนข้อมูลสารสนเทศดังกล่าวกลายเป็นประวัติศาสตร์ ซึ่งเท่ากับว่าเป็นการลดคุณค่าของข้อมูลทางการบัญชีไปโดยปริยาย

1.5 พยายามตอบสนองต่อความต้องการให้ทันเวลา มีการจัดทำแผนงานและบริหารแผนงานได้ตามเวลา

1.6 เรียนรู้และทำความเข้าใจธุรกิจของกิจการและลักษณะงานขององค์กร กระบวนการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นมีระบบการควบคุมภายในที่เหมาะสมดีพอ

1.7 สร้างมนุษยสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงานทุกระดับขององค์กรทั้งอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ

2. แนวทางการสร้างความสัมพันธ์ของคณะผู้บริหาร

2.1 เรียนรู้และทำความเข้าใจเกี่ยวกับลักษณะงานบัญชีในระดับหนึ่ง

2.2 มีปฏิกิริยาตอบสนองต่อการนำเสนอข้อมูลสารสนเทศทางการบัญชี ให้ความสนใจและให้ความสำคัญ

2.3 กำหนดกรอบของความต้องการด้านข้อมูลสารสนเทศทางการบัญชีให้ชัดเจนต่อหน่วยงานการบัญชี

2.4 ทำความเข้าใจลักษณะงานที่หน่วยงานการบัญชีจัดทำรายงานออกมาว่าสอดคล้องกับแนวคิดทางการบริหารหรือไม่ หากไม่เข้าใจหรือไม่ตรงความต้องการจะต้องมีการปรึกษาหารือหาข้อยุติ ทั้งนี้ เนื่องจากหน่วยงานการบัญชีอาจมีข้อจำกัดของทฤษฎีบัญชี

2.5 ส่งเสริมและช่วยเหลือหน่วยงานการบัญชีในเรื่องรูปแบบและการนำเสนองาน บ่อยครั้งที่คณะผู้บริหารจะมีความรู้สึกว่าหน่วยงานการบัญชีอธิบายไม่เข้าใจหรือนำเสนอแบบสับสน

2.6 วิเคราะห์และช่วยส่งเสริมให้หน่วยงานการบัญชีมีโครงสร้างภายในของหน่วยงานการบัญชีอย่างเหมาะสม

เป้าหมายตรงตามความต้องการ

การเข้าใจในเป้าหมายของงานบัญชีที่ตรงกันระหว่างคณะผู้บริหารกับฝ่ายบัญชีเป็นเรื่องสำคัญ เนื่องจากงานทางด้านบัญชีมีกฎกติกาที่ต้องจัดทำตามมาตรฐานการรายงานการเงิน ดังนั้นจึงต้องมีการประชุมร่วมกันระหว่างคณะผู้บริหารกับผู้จัดการฝ่ายบัญชีเพื่อทำความเข้าใจในธุรกิจให้ตรงกัน ผู้จัดการฝ่ายบัญชีจะได้นำเสนอวิธีการบัญชีเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจในกรณีที่มาตรฐานการรายงานทางการเงินมีทางเลือกในการปฏิบัติ เพื่อให้คณะผู้บริหารเป็นผู้ตัดสินใจกำหนดเป็นนโยบายทางบัญชีของกิจการ ซึ่งผู้จัดการฝ่ายบัญชีจะต้องนำเสนอว่าแต่ละวิธีทางเลือกที่มาตรฐานการรายงานทางการเงินนั้นมีความเหมาะสมกับกิจการอย่างไร

การได้รับฟังแนวทางบริหารของคณะผู้บริหารจะก่อให้เกิดความเข้าใจที่ฝ่ายบัญชีจะนำไปทบทวนกระบวนการต่าง ๆ ในระบบปฏิบัติงานให้สอดรับการดำเนินงานที่มีการควบคุมภายในที่ดี มีความเหมาะสมในการปฏิบัติงานของฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะทำให้

• ผลงานของฝ่ายบัญชีสอดคล้องและถูกต้องตามที่ควร ตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน กฎหมายบัญชี และประมวลรัษฎากร
• ผลงานของฝ่ายบัญชีมีความน่าเชื่อถือ ถูกต้อง และครบถ้วน
• ผลงานของฝ่ายบัญชีมีคุณค่าต่อการบริหารงานของกิจการ
• ผลงานของฝ่ายบัญชีสามารถบูรณาการองค์ความรู้ใหม่ ๆ ให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกที่เปลี่ยนแปลงตลอด

ข้อมูลสารสนเทศทางการบัญชี

ฝ่ายบริหารของกิจการไม่ควรจะอาศัยข้อมูลเพียงด้านใดด้านหนึ่ง รวมถึงข้อมูที่ไม่มีคุณภาพและไม่ทันเวลา ก็เป็นสิ่งที่จะทำให้การบริหารผิดพลาดได้เสมอ ผู้บริหารที่ดีจึงมีเป้าหมายหลักในการบริหารที่จะทำให้ธุรกิจมีฐานะการเงินดี มีการดำเนินงานที่มีผลกำไรสุทธิที่เติบโตอย่างต่อเนื่อง การบริหารงานจึงขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ ตามลักษณะของธุรกิจแต่ละแห่ง การที่กิจการมีข้อมูลสารสนเทศทางการบัญชีที่ถูกต้อง เพียงพอ ทันเวลา จึงมีคุณค่ามากในการช่วยผู้บริหารความหมายของข้อมูลสารสนเทศทางการบัญชี

ข้อมูลสารสนเทศทางการบัญชีหรือสารสนเทศทางการบัญชี หมายถึง ข้อมูลทางการบัญชีที่ถูกเก็บรวบรวมโดยผ่านกระบวนการประมวลผล และจัดให้อยู่ในรูปแบบที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้งาน มีประโยชน์สำหรับการตัดสินใจหรือนำไปใช้งาน 

การที่ฝ่ายบัญชีของกิจการรับทราบถึงความต้องการของผู้บริหารและหน้าที่การจัดทำรายงานของตน ย่อมจะต้องมีการประยุกต์ออกแบบการจัดทำสารสนเทศทางการบัญชีที่เหมาะสมและถูกต้องตามข้อกำหนดของกฎหมาย โดยการนำเทคโนโลยีมาช่วยงาน ย่อมทำให้ผลงานที่ออกมามีความรวดเร็วและมีข้อมูลครบถ้วน น่าเชื่อถือ ข้อมูลทางการบัญชีมีหลายรูปแบบหลายประเภท เนื่องจากองค์กรมีความแตกต่างกันในกระบวนการของการดำเนินงาน จำเป็นต้องเลือกใช้ประเภทของข้อมูลทางการบัญชีให้เหมาะสมกับองค์กรนั้น ๆ

ประเภทของสารสนเทศทางการบัญชีโดยทั่วไป

จะประกอบด้วย

1. งบแสดงฐานะการเงิน

2. งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จหรืองบกำไรขาดทุน

3. งบต้นทุนการผลิต

4. งบต้นทุนขาย

5. งบกระแสเงินสด

6. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ

7. รายละเอียดค่าใช้จ่ายในการขาย

8. รายละเอียดค่าใช้จ่ายในการบริหาร

9. หมายเหตุประกอบงบการเงิน

10. รายละเอียดประกอบต่าง ๆ เช่น รายละเอียดลูกหนี้การค้า สินค้าคงเหลือ เป็นต้น

11. งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร

สารสนเทศทางการบัญชีทั่วไปนี้จะเป็นข้อมูลทางบัญชีที่เป็นส่วนประกอบของงบการเงินชุดสมบูรณ์

ประเภทสารสนเทศทางการบัญชีเพื่อการบริหาร

จะประกอบด้วยสารสนเทศดังนี้

1. รายงานการวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงิน

2. รายงานการวิเคราะห์อายุลูกหนี้

3. รายงานความเคลื่อนไหวของสินค้าคงเหลือ

4. รายงานการวิเคราะห์ผลแตกต่างของต้นทุนการผลิต

5. รายงานการวิเคราะห์งบการเงินเปรียบเทียบ

6. รายงานวิเคราะห์ผลการดำเนินงานเปรียบเทียบงบประมาณ

7. รายงานวิเคราะห์ต้นทุนกิจกรรม

8. รายงานการวิเคราะห์ในเชิงบูรณาการ คือรายงานประเภทที่ฝ่ายบริหารกับหน่วยงานการบัญชีจะต้องช่วยกันระดมความคิดที่จะทำให้เกิดแผนงานเชิงกลยุทธ์

ตามที่กล่าวถึงสารสนเทศทางการบัญชีว่ามีความสำคัญในการบริหาร ดังนั้นกิจการจึงควรสนับสนุนให้ฝ่ายบัญชีของกิจการจัดระบบสารสนเทศทางการบัญชีให้ดีให้เหมาะสมกับธุรกิจและเกิดประโยชน์ต่อการบริหารงาน

ระบบสารสนเทศทางการบัญชี

ระบบสารสนเทศทางการบัญชีเป็นส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศขององค์กร ที่เก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล ทั้งข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตัวเงินและข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับตัวเงิน เพื่อผู้บริหารสามารถนำไปใช้ในการวางแผนและควบคุม ซึ่งในปัจจุบันระบบสารสนเทศทางการบัญชีขยายวงครอบคลุมไปถึงการจัดเก็บข้อมูลอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับตัวเงิน เพื่อช่วยเพิ่มค่าให้แก่ธุรกิจในภายหน้า 

คำจำกัดความของระบบสารสนเทศทางการบัญชี จึงไม่ได้จำกัดขอบเขตอยู่แค่การบัญชีการเงิน แต่รวมถึงการบัญชีบริหาร และไม่ได้จำกัดขอบเขตอยู่แค่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตัวเงิน แต่รวมถึงข้อมูลใด ๆ ก็ได้ที่สามารถเพิ่มค่าให้แก่กิจการและลูกค้าของกิจการ (พลพธูและกัญนิภัทธิ์, 2562) หลักการสำคัญของระบบสารสนเทศทางการบัญชีมีดังนี้

1. องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชี ได้แก่ บุคลากร ขั้นตอนงาน และเทคโนโลยีสารสนเทศ

2. กระบวนการ รวบรวม บันทึก และจัดเก็บเหตุการณ์ทางธุรกิจ รายการค้า และสรุปผลในงบการเงิน 

3. ประมวลผลเหตุการณ์ทางธุรกิจและรายการค้าเหล่านั้น เพื่อนำเสนอสารสนเทศที่ผู้บริหารจะนำไปใช้ในการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

4. ระบบการควบคุมที่สามารถปกป้องสินทรัพย์ของกิจการรวมถึงข้อมูล ระบบการควบคุมนี้จะต้องสามารถควบคุมความถูกต้อง ความน่าเชื่อถือ และความพร้อมของข้อมูลเมื่อถูกเรียกมาใช้

แนวคิดเกี่ยวกับระบบสารสนเทศทางการบัญชี

ข้อมูลที่ผู้บริหารได้รับจะต้องเป็นข้อมูลที่ทันสมัย ทันต่อเหตุการณ์ และมีสาระสำคัญ สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ การนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในการประมวลผลช่วยทำให้ผลลัพธ์ที่ได้มารวดเร็วมากยิ่งขึ้น ผู้บริหารสามารถนำข้อบกพร่องขึ้นมาแก้ไขได้ทันต่อเหตุการณ์ 

อย่างไรก็ตาม ถ้าข้อมูลที่ผู้บริหารได้มาไม่เหมาะสมต่อการใช้ในการตัดสินใจ ข้อมูลนั้นก็ไม่มีความหมาย ข้อมูลจำนวนมากเป็นสิ่งที่ทำให้เกิดความสับสน นักบัญชีต้องประสานงานอย่างใกล้ชิดกับแผนกประมวลผล ดังนั้นนักบัญชีต้องเข้าใจความต้องการของผู้บริหารในแผนกต่าง ๆ ในการที่จะสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อประมวลผล และเสนอข้อมูลที่เหมาะสมกับไปให้ผู้บริหารใช้ เมื่อกิจการมีขนาดใหญ่ขึ้น เจ้าของคนเดียวไม่สามารถตัดสินใจในทุก ๆ เรื่องได้จึงมีความจำเป็นที่จะต้องกระจายอำนาจบริหารไปตามแผนกหรือหน่วยงานต่าง ๆ

สารสนเทศหรือรายงานผลการดำเนินงานเป็นเสมือนเครื่องมือที่สำคัญในการควบคุมประสิทธิภาพการทำงานของผู้บริหารในหน่วยงานย่อยต่าง ๆ โดยการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานที่ประมาณไว้กับผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริง การนำระบบสารสนเทศทางการบัญชีมาใช้ ทำให้ความสามารถในการกลั่นกรอง คัดเลือกข้อมูลมาจัดทำเป็นรายงานลักษณะต่าง ๆ เป็นไปได้ง่าย รวดเร็ว และถูกต้องครบถ้วน ซึ่งมีโปรแกรมประยุกต์บางประเภทมีความสามารถรองรับการทำงานของงานบัญชีได้ เช่น โปรแกรมการคำนวณแบบสเปรตชีต (Microsoft Excel) หรือโปรแกรมสำเร็จรูปบางประเภท เช่น โปรแกรมประเภทบริหารฐานข้อมูล (Database Management System-DBMS) โดยนำมาจัดทำสารสนเทศประเภทวิเคราะห์และวางแผน เช่น งบประมาณเงินสดรับจ่าย งวดบัญชีต่าง ๆ หรืองบประมาณการขาย เป็นต้น 

กระบวนการทางบัญชีกับระบบสารสนเทศทางการบัญชี

กระบวนการทางธุรกิจที่มีรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น สามารถจำแนกออกเป็นวงจรดังนี้

1. วงจรค่าใช้จ่าย (Expenditure Cycle) ประกอบด้วย

• ระบบการจัดซื้อ 
• ระบบการรับสินค้าที่สั่งซื้อ 
• ระบบการควบคุมเจ้าหนี้
• ระบบเงินสดจ่ายชำระหนี้ค่าสินค้าที่ซื้อมา

2. วงจรรายได้ (Revenue Cycle) ประกอบด้วย

• ระบบขาย 
• ระบบการจัดส่งสินค้า 
• ระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงินไปยังลูกค้า
• ระบบควบคุมลูกหนี้
• ระบบเงินสดรับชำระหนี้ค่าสินค้าที่ขายไป

3. วงจรการแปรสภาพ (Conversion Cycle) ประกอบด้วย 

• ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง 
• ระบบการผลิต
• ระบบเงินเดือนและค่าแรง 

4. วงจรการบริหารจัดการ (Administrative Cycle) ประกอบด้วย 

• ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป 
• ระบบควบคุมเงินสดรับ-เงินสดจ่าย 
• ระบบบริหารจัดการสินทรัพย์ 

การนำระบบสารสนเทศทางการบัญชีมาใช้

ระบบสารสนเทศทางการบัญชีทำหน้าที่เก็บรวบรวม บันทึก และจัดเก็บรายการค้าและเหตุการณ์ทางธุรกิจต่าง ๆ ขององค์กร เพื่อใช้เป็นหลักฐานของสิ่งที่เกิดขึ้น และนำเสนอสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจแก่ผู้บริหาร ตลอดจนควบคุมให้ข้อมูลที่จัดเก็บไว้อยู่ในสภาพที่พร้อมที่จะนำมาใช้เป็นข้อมูลที่ถูกต้องตลอดเวลา แนวทางการใช้ระบบสารสนเทศทางการบัญชีจึงควรประกอบด้วยประเด็นในเรื่องดังต่อไปนี้

1. ความสามารถในการนำเสนอรายงานสารสนเทศทางการเงิน 

2. ข้อมูลในสารสนเทศสามารถนำไปใช้เพื่อการตัดสินใจ 

3. ความเข้าใจระบบสารสนเทศทางการบัญชีของธุรกิจ

4. ความสามารถในการออกแบบและจำแนกสารสนเทศทางการบัญชีให้เหมาะสมกับระดับผู้ใช้งาน

ประเด็นต่าง ๆ ที่กล่าวมาจึงควรมีการศึกษาร่วมกันภายในองค์กร และบุคลากรที่จัดสร้างระบบต้องมีความชำนาญในงานของแต่ละประเด็น จึงจะสามารถทำให้ระบบสารสนเทศทางการบัญชีมีประสิทธิภาพ

ความสามารถในการใช้ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชี

สิ่งสำคัญอีกประการคือ ต้องยอมรับว่าระดับความสามารถของผู้บริหารนั้นมีความแตกต่างกัน ทั้งนี้ เพราะผู้บริหารแต่ละคนนั้นสะสมประสบการณ์และองค์ความรู้มาแตกต่างกัน ในกระบวนการของการพัฒนาความสามารถนั้นผู้บริหารสามารถกระทำได้ทั้งอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ ดังคำกล่าวที่ว่า “มนุษย์ที่ฉลาดต้องรู้จักเรียนรู้โดยการเรียนลัดจากความรู้และประสบการณ์ของผู้อื่น” ในการที่ผู้บริหารจะบริหารองค์กรได้ดีนั้น จำเป็นที่จะต้องมีกรอบองค์ความรู้เรื่องการบัญชีในระดับหนึ่งเสียก่อน มิฉะนั้น ข้อมูลสารสนเทศทางการบัญชีที่ได้รับก็จะไม่มีคุณค่าต่อการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์

หากผู้บริหารใช้แนวทางเดิม ๆ ก็คือ ใช้กลยุทธ์แบบคิดเองโดยการวิเคราะห์เองกับข้อมูลที่ได้รับและข่าวสารอื่นอย่างหยาบ ๆ แล้วมากำหนดกลยุทธ์บริหารงานต่อไป โดยผลลัพธ์ของการตัดสินใจฝากไว้กับโชคชะตานั้น ในปัจจุบันวิธีการเช่นนี้ไม่อาจจะทำได้แล้วในการบริหารงาน

การจะใช้ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชีจึงต้อง

1. ฝึกอบรมเรียนรู้เรื่องการบัญชีสำหรับนักบริหาร จัดหลักสูตรการฝึกอบรมให้มีกรอบแนวคิดการบัญชีสำหรับนักบริหาร ไม่ใช่การบัญชีสำหรับนักบัญชี 

2. พัฒนาและทบทวนการออกแบบระบบบัญชีขององค์กรให้มีความเหมาะสม เพื่อทำให้ได้ข้อมูลสารสนเทศทางการบัญชีมีคุณค่าต่อการบริหารงาน

3. จัดส่งรายงานสารสนเทศทางการบัญชีให้นักบริหารได้รับทราบและวิเคราะห์อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้องค์ความรู้ได้มีการปฏิบัติ

4. จัดให้มีการประชุมเพื่อระดมความคิดและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในกลุ่มผู้บริหารและนักบัญชีเกี่ยวกับผลของข้อมูลสารสนเทศทางการบัญชี เมื่อผู้บริหารได้อ่านและวิเคราะห์ข้อมูลสารสนเทศทางบัญชีด้วยตัวเองอย่างสม่ำเสมอแล้วในระดับหนึ่ง การประชุมจะทำให้ผู้บริหารแต่ละคนได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในข้อมูลสารสนเทศทางการบัญชี จะทำให้ผู้บริหารมีข้อมูลในการตัดสินใจได้ดีขึ้น

ดังนั้นระบบสารสนเทศทางการบัญชีจะต้องมีการพัฒนาและปรับปรุงอยู่เสมอให้ทันสมัยและตอบสนองต่อภารกิจของผู้บริหาร

บทสรุป

การบัญชีเป็นเครื่องมือหนึ่งในการบริหารงานของกิจการ นักบัญชีจึงต้องแสวงหาความรู้ใหม่ ๆ ทั้งมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่เปลี่ยนแปลง หลักการบริหารที่จำเป็นต่อองค์กร เรื่องต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีบริหาร การจัดระบบสารสนเทศทางการบัญชีให้เหมาะสมเพื่อให้ข้อมูลที่ถูกต้องเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร รวมถึงการสื่อสารและการสร้างสัมพันธ์ซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่อาจตัดขาดจากกันได้กับผู้บริหารขององค์กร เพราะความเจริญก้าวหน้าขององค์กรนั้นมีความสัมพันธ์โดยตรงกับความสามารถของผู้บริหาร และความสามารถของผู้บริหารจะเกิดขึ้นไม่ได้ตราบใดที่นักบริหารไม่สนใจที่จะใช้การบัญชีเป็นเครื่องมือในการบริหาร

คุณประโยชน์ของสารสนเทศทางการบัญชีจึงเป็นฐานข้อมูลเพื่อการบริหารงานที่จำเป็นชนิดหนึ่งขององค์กรที่จำเป็นจะต้องพัฒนาอย่างสม่ำเสมอ เพื่อนำไปใช้ให้เกิดผลสำเร็จตามเป้าหมายขององค์กร

บรรณานุกรม

พลพธู ปิยวรรณ และกัญนิภัทธิ์ นิธิโรจน์ธนัท (2562) ระบบสารสนเทศทางการบัญชี พิมพ์ครั้งที่ 11 ทีพีเอ็น เพรส กรุงเทพมหานคร