“บัญชีลูกหนี้การค้า” รายการบัญชีที่สำคัญ นักบัญชีต้องบริหารจัดการ

สวัสดีครับเพื่อนนักบัญชีทุกท่าน เดือนกรกฎาคมแบบนี้คิดว่านักบัญชีหลายท่านคงวางแผนเตรียมข้อมูล ประกอบการนำยื่นประมาณการภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี (ภายในเดือนสิงหาคม สำหรับรอบระยะเวลาบัญชีปกติ) แต่อย่าลืมดูข้อมูลย้อนหลังและแผนธุรกิจประกอบด้วยนะครับ

สำหรับบทความฉบับบนี้ เราจะมาคุยในหัวข้อเรื่อง “บัญชีลูกหนี้การค้า” รายการบัญชีที่สำคัญ นักบัญชีต้องบริหารจัดการ ไปด้วยกันครับ

หลักการบัญชีลูกหนี้การค้า

ก่อนอื่นเรามาดูว่า บัญชีลูกหนี้การค้าสำคัญอย่างไร

ที่ถือว่าเป็นรายการบัญชีที่สำคัญนั้น หมายความว่า หากบริษัทไม่สามารถเก็บเงินจากบัญชีลูกหนี้การค้าได้ ย่อมส่งผลกระทบต่อสภาพคล่องนั่นเอง ดังนั้นบทบาทของนักบัญชีจึงไม่ควรมองภาพเพียงแค่การบันทึกบัญชี แต่ควรให้ความสำคัญต่อกำกับ ควบคุมดูแล และการบริหารจัดการ

หลักการพื้นฐานของการบริหารลูกหนี้การค้า ผู้บริหารต้องให้ความสำคัญและระมัดระวัง โดยจัดให้มีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอที่จะช่วยลดปัญหาของการไม่ได้รับชำระเงิน ซึ่งนักบัญชีควรช่วยผู้บริหารประเมินคุณภาพระบบการควบคุมภายใน การกำกับ สอบยัน ตรวจสอบ วิเคราะห์ผล ในทำนองเดียวกัน หากบัญชีลูกหนี้การค้ารายใดมีแนวโน้มที่อาจจะเก็บเงินได้ช้าหรือไม่สามารถชำระเงินให้กับบริษัทได้ นักบัญชีต้องรีบจัดทำรายงานเสนอต่อผู้บริหารเพื่อกำหนดมาตรการในการจัดการได้อย่างทันเวลา

การบริหารลูกหนี้การค้า

ในการบริหารลูกหนี้การค้าจะแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้

1. ลูกค้ารายใหม่

การบริหารจะเน้นเรื่องการพิจารณาคุณภาพของลูกค้า เพื่อให้เชื่อมั่นได้ว่า หากได้ทำข้อตกลงขาย/ให้บริหาร ทางบริษัทจะสามารถเก็บเงินจากลูกค้าได้ 

ดังนั้นการบริหารลูกค้ารายใหม่หรือที่หลาย ๆ บริษัทเรียกกระบวนการนี้ว่า “การวิเคราะห์สินเชื่อ” จึงควรพิจารณาในประเด็นที่สำคัญดังต่อไปนี้

1. ความตั้งใจในการชำระหนี้

ต้องเน้นตรวจสอบข้อมูล ประวัติ ชื่อเสียงของลูกค้าใหม่

2. ความสามารถในการชำระหนี้

ต้องเน้นตรวจสอบระยะเวลาในการดำเนินธุรกิจ อาทิ ระยะเวลาที่บริษัทก่อตั้งมา ความสามารถทางการเงินและสภาพคล่อง สภาพหนี้สินของของบริษัทลูกค้าใหม่

3. โครงสร้างของทุน

ต้องเน้นการตรวจสอบว่า เงินทุนของบริษัทลูกค้าใหม่มีเพียงพอ มีกำไรสะสม 

4. หลักประกัน 

ต้องพิจารณาว่า ในบางกรณีการขายสินค้า/การให้บริการ อาจจะต้องมีความจำเป็นต้องเรียกหลักประกัน ดังนั้นบริษัทลูกค้าใหม่สามารถมีหรือหาหลักประกันได้หรือไม่

5. สภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ

ต้องเน้นการตรวจสอบความเชื่อมโยง เช่น บริษัทลูกค้าใหม่เป็นนายหน้าตัวแทน/จัดทำหน่ายเองโดยตรง รวมถึงภาวะทางเศรษฐกิจ ผลกระทบในปัจจุบันและอนาคต 

จากที่กล่าวมาข้างต้น คือ ประเด็นที่ควรพิจารณา ดังนั้นเวลาที่เราขอเอกสารหลักฐานของบริษัทลูกค้ารายใหม่ เพื่อนำประกอบการพิจารณาการขาย/การให้บริการ จึงต้องตอบคำถามได้ว่า เรากำลังใช้เอกสารหลักฐานของลูกค้าใหม่ที่ได้มานั้นตรวจสอบข้อมูลในประเด็นใด เพื่อลดความเสี่ยงในการที่จะไม่ได้รับชำระเงิน

ดังนั้นกรณีบริหารลูกค้ารายใหม่จึงควรกำหนดแบบฟอร์มในการพิจารณา และระบุหัวข้อในการตรวจ เปรียบเทียบกับเกณฑ์ที่กำหนด ซึ่งจะทำให้ระมัดระวังมากยิ่งขึ้น

ตัวอย่างเกณฑ์ในการพิจารณา เช่น ( ปรับตามความเหมาะสมกับธุรกิจ )

1. คุณสมบัติ 

เกณฑ์ : นิติบุคคล จดทะเบียนมาไม่น้อยกว่า 3 ปี

2. ประเภทของธุรกิจ

เกณฑ์ : อุตสาหกรรมการผลิตโดยตรง

3. ทุนจดทะเบียน 

เกณฑ์ : > 3,000,000 บาท

4. ยอดขายและกำไร

เกณฑ์ : ยอดขาย เฉลี่ยปีละ 5,000,000 บาท/กำไรสุทธิหลังภาษี > 5 %

5. สภาพคล่อง   

เกณฑ์ : > 0.5 (วิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงิน)

6. สภาพหนี้สินต่อทุน 

เกณฑ์ : ไม่เกิน 3 : 1

7. อื่น ๆ  

เกณฑ์ : (ตามที่เห็นสมควร)

การพิจารณา :

1. โอนเงินก่อนค่อยส่งมอบสินค้า กรณีไม่เข้าเกณฑ์ที่กำหนด

2. เก็บเงินมัดจำอย่างน้อย 30 % /เครดิตไม่เกิน 30 วัน กรณีเข้าเกณฑ์บางข้อ

3. เครดิตเทอมไม่เกิน 30 วัน กรณีเข้าเกณฑ์ที่กำหนด

4. เครดิตเทอมไม่เกิน 45 วัน (ต้องมียอดสั่งซื้อไม่น้อยกว่า 500,000 บาท) เข้าเกณฑ์ที่กำหนด

กรณีให้สินเชื่อ :

วงเงิน  : ……………………………  บาท     ทบทวนทุกปี

2. ลูกค้าเดิม

การบริหารจะเน้นเรื่องการทบทวนคุณภาพของลูกค้า การกำกับ ตรวจสอบพฤติกรรมที่ผิดปกติ ทบทวนการให้วงเงินเครดิต การทบทวนการให้ระยะเวลาเครดิตเทอม

1. บัญชีลูกหนี้การค้าแต่ละราย

ต้องมีการตรวจสอบคุณภาพ สภาพทางการเงิน อย่างน้อย ปีละ 1 ครั้ง (ประเด็นนี้นักบัญชีต้องพึงพิจารณาการทำงานเชิงรุก มิใช่ไปรอให้ลูกหนี้การค้ามีปัญหาถึงค่อยไปตรวจสอบ)

2. การตรวจสอบพฤติกรรม 

เช่น ลูกหนี้การซื้อสินค้ามากเกินไป/น้อยเกินไป, การเลื่อนการวางบิล/การเก็บเงิน, ลูกหนี้การค้าจ่ายชำระเป็นเช็คลงวันที่ล่วงหน้า, เช็คคืน เป็นต้น 

นั่นหมายความว่า ทางบัญชีต้องมีการจัดแผนงานการกำกับดูแลอย่างใกล้ชิด ต้องมีข้อมูลที่เพียงพอต่อการวิเคราะห์ และที่สำคัญต้องบันทึกบัญชีให้เป็นปัจจุบัน ซึ่งข้อมูลที่สำคัญควรมีดังนี้

• รายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้การค้า
• รายงานวิเคราะห์ระยะการเก็บเงินจากลูกหนี้การค้า
• ข้อมูลสถิติการขายสินค้าให้กับลูกหนี้การค้าแต่ละราย เป็นต้น

สำหรับเครื่องมือการวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงิน ที่ควรนำมาใช้ในการวิเคราะห์บัญชีลูกหนี้การค้า ควรมีดังนี้

1. อัตราส่วนสภาพคล่อง

2. อัตราส่วนการหมุนเวียนของลูกหนี้

3. อัตราส่วนหนี้สินต่อทุน

4. อัตราส่วนกำไรขั้นต้น/อัตราส่วนกำไรสุทธิ เป็นต้น

การบริหารบัญชีลูกหนี้การค้าที่ต้องพิจารณาต่อเนื่อง ก็คือ มาตรการในการติดตามหนี้ ซึ่งควรเข้าใจในประเด็นดังต่อไปนี้

1. ต้องมีความเข้าใจข้อกำหนดของลูกหนี้การค้า ในเรื่องวันที่รับวางบิล, เอกสารประกอบการวางบิล, วันที่นัดรับเช็ค, เอกสารประกอบการรับเช็ค ดังนั้นการกำกับในประเด็นนี้จะต้องไม่เกิดปัญหาการวางบิลไม่ทันเวลา เอกสารไม่ครบ หรือการลืมไปรับเช็คจากลูกหนี้การค้า เป็นต้น

2. ต้องกำหนดตารางแผนการเก็บเงิน ต้องมีบันทึกในการติดตามหนี้ 

3. กรณีที่พบปัญหาลูกหนี้การค้าไม่สามารถเก็บเงินได้ จะต้องมีการกำหนดมาตรการดำเนินการได้ทันที 

ในบางบริษัท การกำกับดูแลบัญชีลูกหนี้การค้าแต่ละรายมีการกำหนดเครดิตเทอมและวงเงินเครดิต โดยมีโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือสนับสนุน

ประเด็นที่ควรระวังก็คือ หากลูกค้ายังมีวงเงินเครดิตเหลือเพียงพอที่จะสั่งซื้อสินค้าได้ แต่มียอดหนี้เดิมคงค้างเกินกว่าเครดิตเทอม ดังนั้นในตัวระบบโปรแกรมไม่ควรอนุญาตให้สามารถเปิดบิลขายในระบบได้ทันที เพื่อจะได้นำรายการขอสั่งซื้อจากลูกค้ามาพิจารณาเพิ่มความระมัดระวัง 

ก่อนจบคงต้องขอเน้นความสำคัญของการบริหารลูกหนี้การค้าซึ่งเป็นรายการที่สำคัญ ยิ่งในภาวะเศรษฐกิจปัจจุบันต้องระมัดระวังต่อสภาพคล่องอย่างเข้มงวด จึงถือเป็นภารกิจของบัญชีที่ต้องช่วยผู้บริหารกำกับ ดูแล และพร้อมที่จะส่งสัญญาณเตือนภัยให้ผู้บริหารได้รับทราบทันที

แล้วพบกันใหม่ครับ...สวัสดี