Interview Technique for Hiring Managers ตอนที่ 4 คำถามสัมภาษณ์เบื้องต้นก่อนสัมภาษณ์จริง (Screening Interview)

ภายหลังจากที่เราลงประกาศรับสมัครงานผ่านทางแหล่งสรรหาต่างๆ ที่องค์กรเลือกใช้ไปแล้ว ไม่ว่าจะมากหรือน้อย องค์กรก็จะได้ประวัติผู้สมัครงานเข้ามาให้คัดเลือกว่าเหมาะสมกับตำแหน่งที่เปิดรับสมัครไปหรือไม่ ในหลายตำราจะระบุไว้ว่า ประวัติของผู้สมัครงานที่ควรได้รับเพื่อนำมาคัดกรองคุณสมบัติที่เหมาะสม ราว 15-25 คน ต่อ 1 ตำแหน่งงานว่าง และควรจะได้ประวัติที่เป็น Short-listed ราว 4-5 คน ต่อ 1 ตำแหน่ง ที่จะนัดหมายเข้าสัมภาษณ์จริงจังกับเราที่ห้องสัมภาษณ์ต่อไป

แม้ในทางปฏิบัติ หากองค์กรไม่ได้มี Recruitment Branding ที่ดี ก็ควรจะหาประวัติที่เป็น Short-listed ให้ได้ราว 2-3 คน ต่อ 1 ตำแหน่งครับ ท่านเชื่อไหมครับว่า ตัวชี้วัดผลงานหนึ่งของคนทำงานสรรหาบุคลากร หรือ Recruiter นั้น ที่นิยมกันมาก คือ จำนวนของผู้สมัครงานที่เป็น Short-listed นี่ล่ะ หลายองค์กรระบุไว้ว่า จะต้องไม่ต่ำกว่า 3 คน ต่อ 1 ตำแหน่ง

นั่นก็แปลว่า Recruiter ทั้งหลาย จำเป็นต้องพยายามสร้างช่องทางการสรรหาบุคลากรให้หลากหลายมากที่สุด และหมดสมัยที่จะอาศัยเพียงช่องทางเว็บไซต์ภายนอกองค์กรที่คุ้นเคยเพียงช่องทางเดียวอีกต่อไป

แต่หากเราได้ประวัติของผู้สมัครงานเข้ามาเยอะ ก็ใช่ว่าเราจะลำเลียงส่งให้ต้นสังกัดที่ต้องการรับคนเข้าทำงานทำการสัมภาษณ์เลย ด้วยความจำเป็นและข้อจำกัดเรื่องเวลาของผู้สัมภาษณ์ จึงเป็นการไม่เหมาะสมที่จะเรียกผู้สมัครงานทุกคนที่ส่งใบสมัครเข้ามาทดสอบและสัมภาษณ์โดยไม่ได้กลั่นกรอง หรือคัดกรองเฉพาะผู้สมัครงานที่เห็นว่าเหมาะสมจริงๆ ก่อนนัดหมายเข้ามาสัมภาษณ์ที่องค์กร พึงระลึกไว้เสมอว่า ผู้สมัครงานบางคนเขียนประวัติดูดีมาก ผ่านงานมาตรงกับที่เราต้องการเป๊ะเว่อร์ แต่พอมาสัมภาษณ์แล้วกลับน่าเสียดายที่สิ่งที่เขาเขียนมาในประวัติตนเอง หรือใน Resume เพราะสิ่งที่พูดออกมาไปคนละแนวกันเลย แบบนี้ก็มีให้เห็นบ่อยๆ

บางคนพูดไม่เก่ง พูดได้ใจความมาก เรียกว่าได้คะแนนเต็มกับการนำเสนอตนเอง แต่กลับเขียนข้อมูลในประวัติผู้สมัครงานของตนเองแบบลวกๆ ก็มีให้เห็นไม่น้อยเช่นกัน

กลายเป็นปัญหาที่ต้นสังกัดไม่พอใจกัน ตามมาว่า HR ว่านัดผู้สมัครงานที่ไม่ได้เรื่องได้ราวเข้ามาสัมภาษณ์ ทำให้เสียเวลาต้นสังกัดกับการสัมภาษณ์ แล้วท้ายที่สุดก็ไม่อยากได้!!!

เพื่อลดโอกาสที่จะเกิดตัวอย่างปัญหาข้างต้น ผมแนะนำให้สัมภาษณ์เบื้องต้น (Screening Interview หรืออาจจะเรียกว่า Pre-screening Interview บ้างก็เรียกว่า Phone Interview) กับผู้สมัครงานเสียหน่อย ดีไหมครับ

ผมเชื่อว่า บรรดาผู้สัมภาษณ์ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการหรือหัวหน้างานต้นสังกัด หน่วยงานที่ขอกำลังคน หรือจะเป็นเหล่า Recruiter จะคุ้นกันอยู่ว่า Screening Interview อาจจะเรียกว่า Pre-screening Interview บ้างก็เรียกว่า Phone Interview คืออะไร กันมาบ้างแล้ว

แต่ก็มาลองทบทวนกันสักหน่อย…

Screening Interview หรืออาจจะเรียกว่า Pre-screening Interview บ้างก็เรียกว่า Phone Interview ซึ่งต่อไปผมจะเรียกว่า Screening Interview ครับ 

Screening Interview เป็นการสัมภาษณ์พูดคุยกับผู้สมัครงานผ่านทางโทรศัพท์ หรือจะโดยการ Skype หรือการทำ Video Conference หรือจะช่องทางออนไลน์อื่นใดกับผู้สมัครงานโดยใช้ระยะเวลาหนึ่ง ซึ่งปกติก็ราว 20-30 นาที เพื่อให้ได้ข้อมูลสารสนเทศเบื้องต้นนำมาใช้พิจารณาว่า ใครจะเป็นผู้สมัครงานที่ Good Match เข้ารอบมาสัมภาษณ์แบบเจอหน้าเจอตัว (In-person Interview) ที่องค์กรกันบ้าง Screening Interview นี้ จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่นำมาใช้คัดกรองผู้สมัครงานเวลาที่ทำการสัมภาษณ์เบื้องต้นนี้ จึงควรที่ผู้สัมภาษณ์ซึ่งโดยมากก็คือ HR จะต้องทำการจดบันทึก (Take Note) สิ่งที่ได้ยิน ได้ฟัง จากการสัมภาษณ์ไว้ หากทำการสัมภาษณ์ผ่านช่องทางออนไลน์แบบที่เห็นหน้าเห็นตัวกัน ก็ควรบันทึกอากัปกิริยา ภาษากาย การแต่งกาย ลักษณะการพูดจาของผู้สมัครงานไว้ด้วย ให้ได้ข้อมูลมากที่สุด เอาไว้ใช้ประกอบการพิจารณาของต้นสังกัด หรือทาง HR เองเอาไว้ดูภายหลังกันหลงลืมก็ดีไม่น้อย

ในทางหนึ่ง Screening Interview ยังช่วยให้ผู้สัมภาษณ์เบื้องต้น (ซึ่งโดยมากจะเป็น Recruiter ได้ตรวจสอบสารสนเทศบางอย่างที่ได้จากการพูดคุยกับผู้สมัครงาน เทียบกับที่เขาระบุไว้ใน Resume และเมื่อได้ถามคำถามทั้งหลายไปตอนสัมภาษณ์เบื้องต้นแล้ว ก็ไม่ต้องนำคำถามนั้นมาถามอีกตอนสัมภาษณ์จริง (Actual Questions) ซึ่งก็จะประหยัดเวลาในการสัมภาษณ์จริงได้อีกทาง อีกทั้งเมื่อสัมภาษณ์เบื้องต้นแล้วพบว่าผู้สมัครงานรายใดที่ไม่เข้าทาง (ไม่ตรงกับคุณลักษณะที่ต้องการประเมินในตำแหน่งนั้น) ก็ไม่ต้องเชิญเข้ามาสัมภาษณ์ให้เสียเวลาทั้งฝ่ายเราและฝ่ายเขา

เรื่องเล็กๆ แบบนี้ หากไม่ใส่ใจ อาจจะทำให้เราเสียเวลาไปสัมภาษณ์กับคนที่ไม่ควรเรียกเข้ามาสัมภาษณ์ แต่พลาดไปแล้ว 

แม้จะไม่มี Format หรือรูปแบบการตั้งคำถามตายตัว แต่ก็มักจะมีคำถามยอดนิยมอยู่จำนวนหนึ่ง มาติดตามกันครับ 

คำถาม 1. โปรดแนะนำตัวเอง ตำแหน่งงานปัจจุบัน และตำแหน่งงานที่คุณสมัครมากับเรา โดยขอให้ตอบแต่ละคำถามให้ดีที่สุดเท่าที่คุณจะตอบได้

คำที่บอกว่าขอให้คุณตอบคำถามให้ดีที่สุดเท่าที่คุณจะตอบได้ จะบังคับกลายๆ ให้ผู้สมัครงานเฟ้นคำตอบกับสถานการณ์เฉพาะหน้าที่ถาม หลังจากได้ยินประโยคนี้หากผู้สมัครงานตอบแบบธรรมดา ก็น่าจะได้คะแนนน้อยหน่อย และน้อยกว่าคนที่ตั้งใจฟังคำถาม อีกทางหนึ่งก็สะท้อนการจับประเด็นและความละเอียดรอบคอบของผู้สมัครงานได้ด้วยครับ

คำถาม 2. งานในหน้าที่ใดที่คุณถนัด หรือชำนาญเป็นพิเศษคือเรื่องใด?

ผู้สมัครงานควรตอบโดยชี้ให้เห็นได้ชัด และเชื่อมโยงความถนัดหรือความชำนาญนั้นกับงานที่เขารับผิดชอบได้ชัดเจน หากผู้สมัครงานตอบกลับมาแบบไม่เชื่อมโยงกัน หรือไปกันคนละเรื่อง ก็ย่อมได้คะแนนไม่ดีนั่นเอง นอกจากนี้ คำตอบยังช่วยให้เรา (ผู้สัมภาษณ์) เข้าใจถึงความถนัดของผู้สมัครงานอีกด้วย ทั้งนี้ เราเองก็ควรตรวจสอบด้วยว่า สิ่งที่ผู้สมัครงานบอกว่าถนัดนั้น มีหน้าที่งานของเขาในใบกำหนดหน้าที่งาน หรือ Job Description ระบุไว้อย่างไรบ้าง เชื่อมโยงกันมากน้อยเพียงใดด้วย

คำถาม 3. ทักษะเชิงเทคนิคในตัวงาน และความรู้เรื่องใดที่คุณมีมากที่สุด?

ต่อเนื่องจากการถามว่า หน้าที่งานใดที่ผู้สมัครงานถนัดหรือมีความเชี่ยวชาญ เราควรถามให้รู้เพิ่มเติมว่าทักษะเชิงเทคนิคในตัวงาน ที่เรียกกันว่า “Technical Skills” และความรู้ (Knowledge) ที่ผู้สมัครรู้มากหรือรู้ดีที่สุด คำตอบที่ได้รับจากผู้สมัครงานควรจะต้องสอดคล้องกับคำตอบเมื่อสักครู่นี้ ยกตัวอย่าง เช่น หากผู้สมัครงานบอกว่า เขามีความถนัดในงานจัดซื้อ และทักษะเชิงเทคนิคที่เขาเชี่ยวชาญ คือ การเจรจาต่อรองราคาหรือเงื่อนไขการจัดซื้อกับซัปพลายเออร์หรือเวนเดอร์ เช่นนี้ถือว่าสอดคล้องกัน แต่หากผู้สมัครงานตอบว่า งานที่เขาถนัดมาก คือ การประสานงานกับหน่วยงานอื่น ซึ่งเป็นอะไรที่ต้องทำงานกับมนุษย์คนอื่น แต่ตอบกลับมาว่า ทักษะทางเทคนิคที่เขามีเป็นเรื่องของการทำงานตามกฎระเบียบหรือกติกาอย่างเคร่งครัด ก็เป็นที่น่าสนใจถามเจาะลึก (Probing) เพิ่มเติม เนื่องจาก 2 เรื่องนี้ มักจะมีความขัดแย้งไม่ค่อยลงตัวกันเท่าใดนัก เว้นแต่หากตอบว่าเขามีทักษะในการสื่อสารกับคนตามสไตล์ที่แตกต่างกัน แบบนี้จึงจะถือว่าคำตอบสอดคล้องกันอย่างมาก (กับการประสานงานกับหน่วยงานอื่น)

คำถาม 4. คุณมีทักษะ ความรู้ หรือประสบการณ์อื่นๆ ในเรื่องใดและอย่างไรบ้างที่เป็นประโยชน์กับงานที่คุณสมัครกับเรา?

หลายองค์กรนอกจากจะพิจารณาความสอดคล้องของทักษะ ความรู้ และประสบการณ์ที่ตรงกับงานในตำแหน่งที่สมัครมาแล้ว ยังพิจารณาทักษะ ความรู้ และประสบการณ์อื่นที่จะเป็นประโยชน์ในลักษณะที่เป็น “คุณค่าส่วนเพิ่ม” ที่หากมีก็ดี ไม่มีก็ไม่ได้ซีเรียส แน่นอนว่า หากผู้สมัครงานรายใดมีคุณค่าส่วนเพิ่มนี้ และมีมากกว่าคนอื่น ในขณะที่ทักษะ ความรู้ และประสบการณ์พื้นฐานเทียบเคียงได้กับผู้สมัครงานรายอื่นแล้ว ย่อมมีโอกาสที่จะได้รับการพิจารณามากขึ้น คุณค่าส่วนเพิ่มนี้ ได้แก่ ทักษะการใช้โปรแกรมกราฟิกของเจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากร เป็นต้น ส่วนทักษะการใช้ภาษาอังกฤษในการทำงานนั้น สมัยนี้ไม่น่าจะเรียกว่าเป็นคุณค่าส่วนเพิ่มแล้ว แต่เป็นทักษะพื้นฐานที่มนุษย์เงินเดือนยุคนี้ต้องมีในระดับสื่อสารพูดคุยในงานได้ 

คำถาม 5. คุณมีตัวอย่างผลงานที่คุณคิดว่าเป็นผลงานโดดเด่น เพื่อประกอบการพิจารณาของเราในเรื่องใดบ้าง? และคุณสะดวกส่งหรือนำมาให้เราดูหรือไม่?

การนำเสนอตัวอย่างผลงานที่เรียกว่า “Performance Illustration” เป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นรูปธรรมของงานที่ผู้สมัครงานทำได้ดีที่สุด ผมเคยให้ผู้สมัครงาน 2 คน นำส่งตัวอย่างผลงานนี้มาเพื่อประกอบการพิจารณาเหมือนกัน แน่นอนว่าผมเลือกพิจารณาคนที่มีตัวอย่างผลงานของจริงมานำเสนอ พร้อมอธิบายให้เห็นได้ชัดเจนว่าเขาทำอะไรในเรื่องที่ยกตัวอย่างมาบ้าง การขอตัวอย่างผลงานนี้ ที่จริงก็เท่ากับการส่งสัญญาณให้ผู้สมัครงานได้เตรียมตัวมานำเสนอด้วย ใครพร้อมก็จะเป็นตัวเลือกไว้พิจารณาในรอบจริงครับ

คำถาม 6. อะไรเป็นจุดแข็งสำคัญของคุณบ้าง?

คำถามเรื่องนี้เป็นสิ่งที่เรานิยมถามกันอยู่แล้วในการสัมภาษณ์จริง (Actual Interview) แนะนำให้สอบถามผู้สมัครงานในรอบสัมภาษณ์เบื้องต้นไปเลย และใช้เวลาในการสัมภาษณ์จริงกับการตั้งคำถามสัมภาษณ์เชิงพฤติกรรม (Behavioral Interview Question) เจาะจงไปกับงานในหน้าที่ของตำแหน่งที่เปิดรับสมัครจะดีกว่า ทั้งนี้ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เจาะจงกับคำถามอย่างมาก ผู้สัมภาษณ์ควรต้องย้ำให้ผู้สมัครงานทราบแน่ชัดว่าจุดแข็งหลักของเขาตามตำแหน่งงานที่สมัคร ไม่ใช่จุดแข็งทั่วไปที่ตอบโดยไม่ได้คำนึงถึงความสอดคล้องกับงาน 

คำถาม 7. โปรดบอกถึงคุณลักษณะของหัวหน้างาน ที่จะช่วยให้คุณทำงานได้ผลงานอย่างยอดเยี่ยม?

หัวหน้างาน เป็นบุคคลที่มีอิทธิพล โอ๊ะ!! พูดว่า มีผล (ดีกว่า) อย่างมากกับความสำเร็จในการทำงานของผู้สมัครงาน เพื่อเข้ามาทำงานกับองค์กรของเรา แต่โชคร้ายที่เขาไม่อาจเลือกได้ว่าจะได้ทำงานกับหัวหน้าคนไหน แม้ข้อเท็จจริงจะเป็นเช่นนี้ ก็ไม่ควรที่ Recruiter ในฐานะที่เป็น HR คนหนึ่งจะนำข้อมูลแบบนี้ไปประมวลและใช้เพื่อสื่อสารให้กับหัวหน้างานทั้งหลายได้เห็นว่า ทุกวันนี้ผู้สมัครงานคาดหวังให้หัวหน้างานทั้งหลายปฏิบัติกับเขาอย่างไรบ้าง เรื่องใดบ้างอันอาจจะช่วย “ดึงสติ” หัวหน้างานบางคนให้รู้จักถนอมน้ำใจลูกน้อง รู้จักสอนงาน ให้กำลังใจลูกน้องมากขึ้น ไม่หลงยุคไปว่าผู้สมัครงานยุคนี้จะเป็นคนในยุคเดิมที่ตนมีประสบการณ์มา 

คำถาม 8. อะไรคือเหตุผลสำคัญที่ทำให้คุณตัดสินใจลาออกจากงานปัจจุบัน?

ทุกคนมีเหตุผลของการเปลี่ยนงาน แต่เหตุผลนั้นควรสมเหตุสมผล และเราเองก็ไม่ควรเสีย “มารยาท” ไปวิพากษ์วิจารณ์ผู้สมัครงาน เช่น “ตามประวัติของคุณ เปลี่ยนงานบ่อยมากเลยนะคะ” ผู้สัมภาษณ์ควรเข้าใจว่า แต่ละคนมีพื้นฐานไม่เหมือนกัน บางคนโชคดีได้ทำงานในองค์กรใหญ่ๆ เพราะมาจากครอบครัวที่ดี มีการศึกษาดี ขณะที่บางคนต้องฟันฝ่า พยายาม กระเสือกกระสนสร้างความเติบโตในอาชีพการงาน เพื่อสร้างฐานะตัวเอง จะเหมาะสมกว่าหากผู้สัมภาษณ์จะถามถึงเหตุผลของการเปลี่ยนงานบ่อย แล้วมาพิจารณาว่าเหตุผลนั้นฟังขึ้นหรือไม่ แต่หากกังวลว่าผู้สมัครงานจะ Fake คำตอบ ผู้สัมภาษณ์ก็ต้องถามเจาะลึกเพื่อตรวจสอบ (Probing) ผู้สมัครงานให้ได้ และอันที่จริงนั้น หากผู้สัมภาษณ์มีฐานคิดที่ไม่ชอบผู้สมัครงานที่เปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง เราก็ไม่ต้องเชิญเขาไปสัมภาษณ์ก็ได้ (สิทธิการพิจารณาเป็นของเรา จริงไหมครับ)

คำถาม 9. อะไรเป็นเงื่อนไขสำคัญที่คุณใช้ตัดสินใจรับเงื่อนไข และตอบรับร่วมงานกับเรา?

ข้อมูลสำคัญมากที่เราควรจะได้รู้ไว้เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจว่า จะ “เรียก” ผู้สมัครงานมาสัมภาษณ์จริงหรือไม่ คือเรื่องนี้ครับ และผู้สัมภาษณ์ก็ควรเตรียมความพร้อมตอบคำถามกลับของผู้สมัครงานได้ดีด้วย ที่จริงคำถามนี้เรามักจะได้ยินคำตอบกลับมาหลากหลาย สำหรับคนรุ่นผมที่คิดจะเปลี่ยนงานอยู่บ้าง (แต่คงจะน้อยคน) ก็จะพิจารณาความมั่นคง หรือความเป็นองค์กรใหญ่ที่สามารถร่วมงานได้จนเกษียณ ไม่ว่าจะองค์กรภาครัฐวิสาหกิจ หรือองค์กรภาคธุรกิจเอกชน คำตอบของผู้สมัครงานจะช่วยให้เรานำมาใช้ประเมินได้ว่า เราจะเตรียมพัฒนาองค์กรให้เหมาะสมแก่กรณีอย่างไร เพื่อให้ตอบประเด็นเช่นนี้ ที่สำคัญผมเคยมีประสบการณ์ว่า ผู้สมัครงานบางคนไม่ได้ให้เราถามคำถามนี้เลย แต่เขาเป็นฝ่ายตั้งคำถามมาที่ผู้สัมภาษณ์ จนผู้สัมภาษณ์ถึงกับงงเล็กน้อย หากเตรียมความพร้อมได้ดี ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายถามหรือถูกถาม ก็รับมือได้แน่นอน

9 คำถามยอดนิยม สำหรับการสัมภาษณ์เบื้องต้นทางโทรศัพท์ จะเป็นไกด์ไลน์ที่ช่วยให้ท่านผู้อ่านนำไปใช้ถามสัมภาษณ์เบื้องต้น และคัดกรองผู้สมัครงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและรัดกุมมากขึ้นแน่นอนครับ