เทคนิคการออกแบบ Training Roadmap บนพื้นฐานของ Competency อย่างมีประสิทธิภาพ

คำว่า Training Roadmap หรือ TRM ประกอบด้วย คำอยู่ 2 คำ ได้แก่ Training และ Roadmap ซึ่งคำว่า Roadmap หมายถึง ทางเดิน ระยะทาง เส้นทาง แผนที่นำทาง ทิศทาง แผนงาน แนวทางหรือกลยุทธ์ที่มีกรอบแนวทางที่ชัดเจน มีการกำหนดไว้อย่างเป็นระบบและเป็นขั้นตอน มีการจัดลำดับในการดำเนินงานเพื่อนำไปสู่เป้าหมายที่คาดหวัง

สำหรับ Training หมายถึง การอบรมในห้องเรียนที่มีทั้งแบบ Onsite และ Online ที่มีลักษณะแตกต่างกันดังนี้

การอบรมแบบ Onsite หมายถึง การอบรมที่เชิญวิทยากรมาสอนในสถานที่จริง เป็นการเรียนแบบเห็นหน้าเห็นตากัน และทำให้เกิดปฏิสัมพันธ์กันโดยตรงระหว่างวิทยากรและผู้เข้าอบรม ผู้สอนรับรู้ว่าผู้เรียนรู้สึกอย่างไร และรับรู้ว่าผู้เรียนตั้งใจหรือไม่ตั้งใจเรียนจากการมีส่วนร่วมในการอบรม ในขณะเดียวกันผู้เรียนสามารถขอคำปรึกษาจากผู้สอนแบบตัวต่อตัวได้ในกรณีที่ไม่เข้าใจบทเรียน หรือมีปัญหาที่เป็นเหตุการณ์จริงและเกี่ยวกับเนื้อหาที่ได้เรียน

การอบรมแบบ Online หมายถึง การอบรมเสมือนจริง อยู่ในห้องเรียนจริง หรือจะเรียกแนวทางการอบรมแบบนี้ว่า Virtual Training เป็นการอบรมผ่านทางระบบ IT เช่น Zoom, MS Team หรือ WebEx เป็นรูปแบบการอบรมที่ผู้สอนและผู้เรียนสามารถเรียนจากที่ไหนก็ได้ ไม่จำกัดว่าต้องเข้าอบรมในห้องเรียน ทำให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย สำหรับข้อจำกัดของการอบรมในลักษณะนี้ก็คือ ผู้เรียนอาจเรียนไปและทำงานอย่างอื่นไปด้วย ส่งผลต่อประสิทธิภาพการเรียนรู้ของผู้เรียน รวมถึงข้อจำกัดของ Wi-Fi และเครื่อง Notebook หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ไม่สามารถเปิดกล้องและเปิดเสียงได้ ดังนั้น การอบรมแบบ Online จึงต้องเตรียมตัวและเตรียมอุปกรณ์ให้พร้อมเพื่อให้การเรียนรู้เกิดประสิทธิภาพ

Training Roadmap จึงหมายถึง

• แผนที่การฝึกอบรมระยะยาว เป็นแผนการอบรมเชิงกลยุทธ์ที่กำหนดขึ้นเพื่อยกระดับสมรรถนะของบุคลากรในองค์กรให้ดีขึ้น

• เป็นการเข้าอบรมที่จัดทั้งแบบ Onsite Training จัดในห้องเรียนจริง หรือ Online Training เป็นการอบรมผ่านทางระบบ IT

• เป็นหลักสูตรที่จัดขึ้นในลักษณะของการอบรมภายใน (In-House Training) ที่มีกลุ่มเป้าหมายเป็นคนในองค์กรเดียวกัน หรือการอบรมภายนอก (Public Training) ที่มีกลุ่มเป้าหมายเป็นคนที่มาจากองค์กรที่แตกต่างกัน

• เป็นแนวทางการพัฒนาที่กำหนดหลักสูตรฝึกอบรมไว้ล่วงหน้า โดยมีระยะเวลาในการเข้าอบรมประมาณ 3-5 ปี 

• หลักสูตรที่กำหนดขึ้น จะต้องออกแบบอย่างเป็นระบบและเป็นขั้นตอน เพื่อช่วยให้บุคลากรเกิดการพัฒนาสมรรถนะได้จริง โดยมีความเชื่อว่าสมรรถนะจะเป็นปัจจัยที่นำไปสู่ผลการปฏิบัติงานของพนักงานได้ตรงตามเป้าหมายที่ผู้บังคับบัญชากำหนดขึ้น

หลายคนอาจมีข้อสงสัยว่า Training Roadmap กับ Annual Training Plan ต่างกันอย่างไร

คำตอบก็คือ องค์กรโดยส่วนใหญ่ได้จัดทำ Annual Training Plan หรือแผนการฝึกอบรมประจำปี เป็นแผนงานที่กำหนดหลักสูตรฝึกอบรมทุกปี โดยมีหน่วยงานฝึกอบรมทำหน้าที่วิเคราะห์ความจำเป็นในการอบรม ซึ่งมีขั้นตอนปฏิบัติดังนี้

รายละเอียดของแต่ละขั้นตอนในการวางแผนฝึกอบรมประจำปี (Annual Training Plan) มีดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 : หน่วยงานฝึกอบรมจัดเตรียมแบบฟอร์มวิเคราะห์ความจำเป็นในการอบรม (Training Needs) เพื่อส่งให้ผู้บังคับบัญชาของหน่วยงานต้นสังกัดเป็นผู้กำหนดหลักสูตรฝึกอบรม ในขั้นตอนนี้หน่วยงาน ฝึกอบรมจะต้องเน้นย้ำว่าการกำหนดหลักสูตรฝึกอบรมนั้น จะต้องผ่านการวิเคราะห์จากความจำเป็นในการเข้าอบรมจริงๆ โดยหลักสูตรที่เสนอมาต้องส่งผลให้พนักงานมีสมรรถนะและผลงานดีขึ้น ไม่ใช่เป็นหลักสูตรตามความอยาก หรือความต้องการ (Training Wants) ของพนักงาน ซึ่งเป็นหลักสูตรที่เรียนแล้วไม่ทำให้ผู้เรียนมีการปรับเปลี่ยนสมรรถนะให้ดีขึ้น

ขั้นตอนที่ 2 : ผู้บังคับบัญชาทำหน้าที่ในการวิเคราะห์ว่า พนักงานในหน่วยงานมีสมรรถนะที่จำเป็นต้องฝึกอบรมในเรื่องใดบ้าง ผู้เขียนเสนอแนะให้ผู้บังคับบัญชากำหนดสมรรถนะที่คาดหวังก่อน และนำสมรรถนะของพนักงานแต่ละคนมาเปรียบเทียบกับสมรรถนะที่คาดหวัง หากพนักงานคนใดที่มีสมรรถนะที่ทำได้จริงไม่เป็นไปตามสมรรถนะที่คาดหวัง ข้อนี้ถือว่าเป็น Gap หรือสมรรถนะที่พนักงานคนนั้นจำเป็นจะต้องได้รับการอบรม ทั้งนี้ ชื่อหลักสูตรอบรมจึงเป็นการอุด Gap หรือช่องว่างสมรรถนะของพนักงาน โดยผู้บังคับบัญชากรอกรายชื่อพนักงาน และชื่อหลักสูตรฝึกอบรมที่พนักงานคนนั้นจำเป็นจะต้องเรียนตาม Gap ที่เกิดขึ้นจริง

ขั้นตอนที่ 3 : หน่วยงานฝึกอบรมรวบรวมแบบฟอร์มวิเคราะห์ความจำเป็นในการอบรมจากผู้บังคับบัญชาของหน่วยงานต้นสังกัด และนำหลักสูตรที่เสนอมาสรุปและเลือกหลักสูตรที่จำเป็นเพื่อนำมาจัดทำเป็นแผนการฝึกอบรมประจำปี โดยรายละเอียดหลักๆ ของแผนฝึกอบรมประกอบด้วย 

• ชื่อหลักสูตรที่เสนอให้จัดอบรม จำนวนรุ่นที่จัด

• วัตถุประสงค์ในการจัดอบรม และประโยชน์ที่จะได้รับจากการอบรม

• กลุ่มเป้าหมายที่จะต้องเข้าอบรม โดยระบุตำแหน่งและจำนวนผู้เข้ารับการอบรม

• รูปแบบการอบรมเป็นแบบ Onsite/Online หรือเป็นการจัดอบรมภายใน/ภายนอก

• งบประมาณในการจัดอบรม

หน่วยงานฝึกอบรมจะนำเสนอแผนฝึกอบรมที่จัดทำขึ้นเสนอกับผู้บริหารระดับสูง เพื่อชี้แจงและตอบข้อซักถามถึงงบประมาณการฝึกอบรมที่ขอไว้ในแผนฝึกอบรม และผู้บริหารระดับสูงจะเป็นผู้พิจารณาอนุมัติงบประมาณการจัดหลักสูตรฝึกอบรม เพื่อให้หน่วยงานฝึกอบรมดำเนินการจัดอบรมตามหลักสูตรที่กำหนดไว้ตามแผนฝึกอบรมประจำปีที่ได้รับการอนุมัติแล้ว

ขั้นตอนที่ 4 : หน่วยงานฝึกอบรมดำเนินการจัดอบรมตามแผนฝึกอบรมที่ได้รับอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูงเรียบร้อยแล้ว และทำหน้าที่ในการติดตามและประเมินผลการอบรม โดยดำเนินการร่วมกับผู้เข้ารับการอบรมและบุคคลที่เกี่ยวข้อง ซึ่งมีวิธีการประเมินผลการอบรม ได้แก่

• ประเมินปฏิกิริยาการตอบสนอง และความพึงพอใจของผู้เข้ารับการอบรม

• ประเมินความรู้ความเข้าใจของผู้เข้ารับการอบรม

• ประเมินการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้เข้ารับการอบรม

• ประเมินผลลัพธ์ที่ส่งผลต่อเป้าหมายขององค์กรของผู้เข้ารับการอบรม

• ประเมินความคุ้มค่าที่วัดได้เป็นตัวเงิน (ROI : Return On Investment) จากหลักสูตรที่จัด

พบว่า Annual Training Plan ที่จัดทำขึ้นในแต่ละปีนั้น เป็นการจัดอบรมโดยวิเคราะห์จากความจำเป็นในการอบรมของพนักงานแต่ละคน ซึ่งมีความแตกต่างจาก TRM ตรงที่หลักสูตรที่กำหนดขึ้น เป็นการกำหนดตามความจำเป็นของตำแหน่งงานเพื่อตอบโจทย์ว่า “ใครก็ตามที่เข้ามาดำรงตำแหน่งงานที่องค์กรนี้ ต้องเข้าอบรมในหลักสูตรใดบ้าง” เป็นการปรับฐานสมรรถนะที่ควรมีตามตำแหน่งงานให้ตรงกัน และเพื่อความเข้าใจในกรอบและทิศทางเดียวกัน หรือพูดง่ายๆ ก็คือ “พูดภาษาเดียวกัน”

การจัดทำ TRM จึงมุ่งเน้นการอบรมตามตำแหน่งงานมากกว่าตัวบุคคล โดยมีเป้าหมายเพื่อ

สร้างมาตรฐานความเข้าใจแบบเดียวกัน : TRM จะทำให้บุคลากรที่อยู่ในตำแหน่งงานนั้น เรียนรู้แนวคิด หลักการ และขั้นตอนปฏิบัติที่เหมือนกัน เนื่องจากทำงานอยู่ในองค์กรเดียวกัน แนวทางปฏิบัติจึงควรมีหลักการแบบเดียวกัน เพื่อไม่ให้เกิดความขัดแย้ง หรือมีการถกเถียงกันถึงหลักการ ทฤษฎี แนวคิดที่สนับสนุนขั้นตอนปฏิบัตินั้นๆ 

เตรียมความพร้อมเพื่อความก้าวหน้าในสายอาชีพ : TRM เป็นหนึ่งในกลไกที่ช่วยพัฒนาให้พนักงานมีสมรรถนะที่ประกอบไปด้วยความรู้ ทักษะ และคุณลักษณะที่จำเป็นของตำแหน่งงาน ซึ่งสมรรถนะนั้นถือว่าเป็นความสามารถของบุคคลที่จะทำให้บุคคลนั้นทำงานตามที่ได้รับมอบหมาย ได้บรรลุเป้าหมายที่ผู้บังคับบัญชากำหนดขึ้น

สร้างความมั่นใจในการพัฒนา : TRM จะช่วยให้ผู้บังคับบัญชาและพนักงานมั่นใจว่า องค์กรดูแลส่งเสริมและสนับสนุนให้บุคลากรได้รับการพัฒนาจริง การจัดทำ TRM สามารถสื่อสารเพื่อให้บุคลากรรับรู้ว่าตนเองจะต้องเข้ารับการอบรมในหลักสูตรใดบ้าง เป็นการพัฒนาระยะยาวโดยใช้เวลาในการเข้าอบรมประมาณ 3-5 ปี

ใช้เป็นเกณฑ์/กติกาการปรับตำแหน่งงาน : TRM สามารถนำมาใช้เป็นหนึ่งในปัจจัยพิจารณาการปรับตำแหน่งงาน (Promotion) ให้กับพนักงานได้ โดยองค์กรสามารถกำหนดเกณฑ์ต่างๆ เพื่อตัดสินความเหมาะสมของพนักงานว่า มีความพร้อมที่จะได้รับตำแหน่งงานและภาระงานที่เพิ่มมากขึ้นหรือไม่ ซึ่งการเข้ารับการอบรมตาม TRM ที่กำหนดขึ้นนั้น ถือว่าพนักงานสนใจเรียนรู้และใส่ใจในการพัฒนาตนเองตามหลักสูตรที่กำหนดขึ้น

ส่งเสริมให้บุคลากรเห็นความสำคัญของการเข้าอบรม : เนื่องจาก TRM ได้วิเคราะห์จาก สมรรถนะที่คาดหวังของตำแหน่งงาน การเข้าอบรมตาม TRM จึงถือว่าเป็นการพัฒนาสมรรถนะ ของตนเองให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้พนักงานตระหนักถึงความสำคัญและจัดสรรเวลาในการเข้ารับการอบรมโดยไม่มีข้ออ้างว่าต้องทำงาน จึงเข้าอบรมไม่ได้

ดังนั้น การจัดทำ Training Roadmap จึงไม่เหมือนกับการวางแผนฝึกอบรมประจำปีที่เน้นการประเมินสมรรถนะของพนักงาน และนำเสนอหลักสูตรฝึกอบรมตาม Gap หรือข้อที่พนักงานแต่ละคนต้องได้รับการปรับปรุงโดยการจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล (Individual Development Plan : IDP) 

ขั้นตอนการทำ TRM จึงต้องวางแผนงานอย่างเป็นระบบ โดยมี 4 ขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง ดังต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1 : การกำหนดสมรรถนะ

สมรรถนะ หรือ Competency เป็นความสามารถที่คาดหวังจากตำแหน่งงานที่เป็นกลไกสำคัญในการนำมาใช้เพื่อกำหนดหลักสูตรฝึกอบรมที่เหมาะสม องค์กรบางแห่งเรียกสมรรถนะว่า ขีดความสามารถ ศักยภาพ พฤติกรรมที่พึงประสงค์ การเรียกชื่อ Competency เป็นภาษาไทยนั้นขึ้นอยู่กับองค์กรแต่ละแห่ง

องค์ประกอบสำคัญของ Competency ประกอบด้วย 1) ความรู้ความเข้าใจ (K : Knowledge and Understanding) 2) ทักษะ (S : Skills) และ 3) คุณลักษณะพิเศษส่วนบุคคล (A : Attribute) ทั้งนี้ K-S-A ของแต่ละตำแหน่งงานมีความคาดหวังแตกต่างกันตามขอบเขตงานที่รับผิดชอบ เช่น

ตำแหน่งเจ้าหน้าที่การตลาด : คาดหวังสมรรถนะ ได้แก่ 

• ความรู้เกี่ยวกับหลักการตลาด และเทรนด์การทำธุรกิจใหม่ๆ

• ทักษะการจัดกิจกรรมทางการตลาด

• ทักษะการออกแบบโปรแกรมส่งเสริมการขาย

• ทักษะการสร้างเครือข่าย

• ความคิดสร้างสรรค์

ขั้นตอนที่ 2 : การกำหนดหลักสูตร

เมื่อองค์กรจัดทำสมรรถนะเป็นที่เรียบร้อยแล้ว สมรรถนะที่กำหนดขึ้นจะใช้เป็นเกณฑ์ในการออกแบบหลักสูตรฝึกอบรม (Classroom Training) ที่เหมาะสมตามสมรรถนะแต่ละข้อ ทั้งนี้ หลักสูตรที่กำหนดในแผนฝึกอบรมระยะยาว (Training Roadmap) แบ่งเป็น 2 ลักษณะ ได้แก่

• ลักษณะที่ 1 : เป็นหลักสูตรแบบ Onsite หรือแบบ Online

• ลักษณะที่ 2 : เป็นหลักสูตรที่จัดขึ้นภายในองค์กร (In-House Training) หรือภายนอกองค์กร (Public Training)

ผู้เขียนขอยกตัวอย่างการกำหนดหลักสูตรตามสมรรถนะที่กำหนด ตามตัวอย่างหลักสูตรของตำแหน่งเจ้าหน้าที่การตลาด ดังนี้

ขั้นตอนที่ 3 : การกำหนดเส้นทางการอบรมระยะยาว

หลักสูตรฝึกอบรมที่กำหนดขึ้นตามสมรรถนะนั้น ไม่จำเป็นจะต้องเรียนให้ครบทุกหลักสูตรภายในปีเดียวกัน โดยส่วนใหญ่การออกแบบเส้นทางการฝึกอบรมระยะยาว จะใช้เวลาประมาณ 3-5 ปี เพื่อให้ผู้เรียนมีเวลาในการเข้าอบรมตามหลักสูตรที่กำหนดขึ้นใน TRM 

ตัวอย่างของเส้นทางการอบรมระยะยาวของตำแหน่งเจ้าหน้าที่การตลาด ดังนี้

การกำหนดระยะเวลาในการอบรมว่า หลักสูตรแต่ละหลักสูตรควรจะเรียนปีใดก่อนหลังนั้น บุคคลที่กำหนดก็คือ ผู้บังคับบัญชาของแต่ละหน่วยงาน ที่ต้องมีส่วนร่วมในการคิดและออกแบบการเข้าอบรมในแต่ละหลักสูตร โดยมีแนวคิดในการกำหนดระยะเวลาในการอบรม ดังนี้

• ไม่จำเป็นว่าทุกหลักสูตรต้องเรียนให้จบภายในปีเดียวกัน
• หลักสูตรใดที่สำคัญและช่วยให้งานที่มอบหมายในช่วงเวลานั้นบรรลุผล ให้เรียนก่อนในปีแรกๆ
• หลักสูตรใดรอได้ ยังไม่รีบมากนัก ให้เรียนในปีถัดไป

ขั้นตอนที่ 4 : การจัดทำรายละเอียดหลักสูตรฝึกอบรม

เมื่อกำหนดชื่อหลักสูตรที่สอดคล้องกับสมรรถนะแล้ว รวมถึงกำหนดระยะเวลาในการเข้าอบรมในแต่ละปีเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนถัดมาก็คือ การกำหนดรายละเอียดของหลักสูตรฝึกอบรม (Course Outline) ที่ประกอบด้วยหัวข้อหลักๆ ได้แก่

• ชื่อสมรรถนะและชื่อหลักสูตรฝึกอบรมที่สอดคล้องกับสมรรถนะ

• วัตถุประสงค์ของหลักสูตรฝึกอบรม

• เนื้อหาหลักๆ ของหลักสูตรฝึกอบรม

• ตำแหน่งงานที่จะต้องเข้ารับการฝึกอบรม

• ระยะเวลาของหลักสูตรฝึกอบรม

• วิธีการประเมินผลการฝึกอบรม

การกำหนดรายละเอียดของหลักสูตร จะทำให้หน่วยงานจัดฝึกอบรมสามารถจัดหาวิทยากรทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้เหมาะสมกับเนื้อหาของหลักสูตร รวมถึงจะช่วยให้ผู้เรียนรู้ว่าหลักสูตรที่ต้องเข้าอบรมมีเนื้อหาประมาณไหน 

ทั้งนี้ เนื้อหาการอบรมนั้นเป็นการกำหนดขึ้นโดยผู้บังคับบัญชาที่วิเคราะห์และออกแบบหลักสูตรฝึกอบรม ทำให้ผู้บังคับบัญชามั่นใจว่าหลักสูตรฝึกอบรมที่จัด ตรงกับเป้าหมายที่ผู้บังคับบัญชาต้องการ รวมถึงทำให้การติดตามและประเมินผลการอบรมง่ายขึ้น โดยเฉพาะการติดตามพฤติกรรมและผลลัพธ์ที่คาดหวังจากพนักงานภายหลังจากการเข้ารับการฝึกอบรมเป็นที่เรียบร้อยแล้ว

สรุปว่า ขั้นตอนการจัดทำ TRM นั้น ต้องวางแผนและกำหนดแนวทางอย่างเป็นระบบ ซึ่ง TRM นั้นเป็น การกำหนดหลักสูตรให้สอดคล้องกับตำแหน่งงานที่แตกต่างไปจากการวางแผนพัฒนารายบุคคลที่ต้องวิเคราะห์ความจำเป็นในการอบรมแต่ละคน ทั้งนี้ TRM ที่มีประสิทธิภาพต้องวิเคราะห์จากสมรรถนะที่คาดหวัง เมื่อได้สมรรถนะแล้วจึงกำหนดหลักสูตรฝึกอบรมให้สอดคล้องกับสมรรถนะที่กำหนดขึ้น รวมถึงกำหนดระยะเวลาและรายละเอียดหลักสูตรที่จะต้องเข้าอบรมตาม TRM ของแต่ละตำแหน่งงานด้วย