จะสื่อสารเรื่องค่าตอบแทนอย่างไร เพื่อให้เกิดความโปร่งใสและเกิดความเข้าใจที่ดีกับพนักงาน

ปัจจัยที่ทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกสบายใจในการทำงาน มีความสุขในการทำงาน มีแรงจูงใจในการทำงาน รวมถึงการตัดสินใจเกี่ยวกับงานในด้านต่างๆ เช่น การเปลี่ยนงาน หรือการเพิ่ม-ลดระดับความทุ่มเทในการทำงานของพนักงานนั้น ส่วนหนึ่งหนีไม่พ้นปัจจัยทางด้านค่าจ้างเงินเดือน แต่เชื่อหรือไม่ว่า ทั้งๆ ที่องค์กรและผู้บริหารตระหนักดีว่า ข้อมูลด้านค่าจ้างเงินเดือนมีความสำคัญต่อพนักงาน แต่กลับไม่เคยที่จะสื่อสารเรื่องราวเหล่านี้ให้กับพนักงานได้รับทราบในรายละเอียด ทำให้พนักงานมีข้อมูลและความเข้าใจเรื่องค่าจ้างเงินเดือนที่แตกต่างกันออกไป ทั้งๆ ที่ทำงานอยู่ในองค์กรเดียวกัน

การที่พนักงานไม่เคยทราบที่มาที่ไปและรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับระบบการบริหารค่าจ้างเงินเดือนของบริษัท ไม่เคยทราบว่าทำไมตนถึงได้เงินเดือนเท่านี้ ไม่รู้ว่าโครงสร้างเงินเดือนคืออะไร บริหารอย่างไร มีรูปแบบการจ่ายค่าจ้างอื่นๆ อย่างไรบ้าง ไม่รู้เลยว่าระบบการขึ้นเงินเดือนและโบนัสตามผลงานนั้น มีที่มาที่ไปอย่างไร บริหารกันอย่างไร ทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกไม่สบายใจในการทำงาน และทำให้รู้สึกว่าองค์กรขาดความโปร่งใสในเรื่องการบริหารค่าจ้างเงินเดือน

ดังนั้น หากองค์กรต้องการให้มีความโปร่งใสด้านการบริหารค่าจ้างเงินเดือน จำเป็นต้องช่วยเพิ่มความเข้าใจของพนักงานเกี่ยวกับเรื่องค่าจ้างเงินเดือน และระบบการบริหารค่าตอบแทนขององค์กรด้วย โดยปกติแล้วค่าจ้างเงินเดือนของพนักงาน ถือเป็นส่วนหนึ่งของระบบค่าตอบแทนรวม (Total Rewards) ซึ่งถือเป็นการลงทุนทางกลยุทธ์และการเงินที่สำคัญขององค์กร ในการว่าจ้างพนักงานที่มีความรู้ ทักษะ และความสามารถในการทำงานให้เข้ามาสร้างผลงาน สร้างผลตอบแทนจากการลงทุนที่คุ้มค่ามากที่สุด (ROI) และเพื่อให้องค์กรได้รับผลตอบแทนที่คุ้มค่าจากการลงทุนในระบบค่าตอบแทนขององค์กร จึงมีบริษัทจำนวนมากที่เริ่มให้ความสำคัญกับความโปร่งใสทางด้านการบริหารค่าตอบแทนมากขึ้น โดยการสื่อสารให้พนักงานเข้าใจถึงระบบการบริหารค่าตอบแทนขององค์กรที่ชัดเจน จะได้ไม่ต้องคิดกันไปเอง หรือตีความกันแล้วเอาไปคุยกันเองจนเกิดปัญหาความไม่เข้าใจตามมา ซึ่งแน่นอนว่าจะเกิดผลกระทบต่อขวัญและกำลังใจ รวมถึงแรงจูงใจในการทำงานของพนักงานอย่างแน่นอน ส่งผลต่อผลงานพนักงาน และผลงานขององค์กรอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

ทั้งๆ ที่ผู้บริหารสมัยใหม่หลายท่านต่างก็ทราบข้อดีและประโยชน์ของการสื่อสารเกี่ยวกับระบบการบริหารค่าตอบแทนขององค์กรให้พนักงานทราบ แต่ทำไมถึงไม่ค่อยมีบริษัทให้ความสำคัญกับเรื่องการสื่อสารที่กล่าวถึงนี้ สาเหตุที่พบก็คือ

• คิดว่าการบริหารค่าตอบแทน คือความลับของบริษัทที่ไม่ควรเปิดเผย บางคนเข้าใจผิดว่า การสื่อสารเรื่องค่าตอบแทน ก็คือการเอาตัวเลขเงินเดือนมาเปิดเผยและมาคุยกันในที่สาธารณะ จริงๆ แล้วไม่ใช่แบบนั้น บางบริษัทอาจเห็นว่าข้อมูลเกี่ยวกับค่าจ้างเงินเดือนเป็นข้อมูลที่อ่อนไหวและเป็นความลับ และกลัวว่าการแบ่งปันข้อมูลเช่นนี้อาจนำไปสู่ข้อโต้แย้ง และเกิดความขัดแย้งกันเองภายในองค์กร อาจทำให้คู่แข่งทราบถึงระบบการจ่ายของธุรกิจ ซึ่งจะมีผลต่อการแข่งขันตามมา
• บริษัทอาจไม่ต้องการเปิดเผยรายละเอียดเกี่ยวกับค่าจ้างเงินเดือน เพราะอาจจะเป็นการเปิดเผยความไม่เท่าเทียมในการจ่ายเงินเดือนของพนักงานที่ทำหน้าที่เดียวกัน เนื่องจากบริษัทไม่มีระบบที่ชัดเจนเพียงพอ ยิ่งถ้าต้องสื่อสารเรื่องนี้ จะยิ่งทำให้เป็นการเปิดเผยจุดอ่อนของบริษัทให้กับพนักงานทราบมากขึ้น ก็เลยไม่อยากที่จะไปแตะเรื่องนี้ บางองค์กรถือเป็นเรื่องต้องห้าม
• บางบริษัทมองระบบค่าจ้างเงินเดือนของตน เป็นความได้เปรียบทางกลยุทธ์ด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล ก็เลยพยายามเก็บเป็นความลับ ป้องกันไม่ให้คู่แข่งลอกเลียนแบบ เพราะถ้าคู่แข่งทราบ ก็จะให้เขาสามารถกำหนดค่าตอบแทนที่สูงกว่าได้
• กลัวความขัดแย้งที่อาจจะตามมาจากการสื่อสารเรื่องค่าตอบแทน เพราะการสื่อสารเกี่ยวกับระบบค่าจ้างเงินเดือน อาจนำไปสู่ความรู้สึกอิจฉา ริษยา ความโกรธ หรือความขัดแย้งภายในทีมงาน และภายในองค์กรเอง บริษัทอาจต้องการหลีกเลี่ยงผลลัพธ์ที่เป็นลบเหล่านี้โดยการเก็บข้อมูลเช่นนี้เป็นความลับอย่างยิ่งยวด

แต่ในทางปฏิบัติ การสื่อสารเรื่องการบริหารค่าจ้างเงินเดือนและค่าตอบแทนขององค์กร เราจะไม่ได้เอาตัวเลขเงินเดือนค่าตอบแทนมาเปิดเผยกัน แต่จะสื่อสารถึงที่มาที่ไป ระบบคิด รวมทั้งวิธีการบริหารจัดการเรื่องค่าตอบแทนให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันมากกว่า เพื่อไม่ให้พนักงานเอาไปคิดกันเอง และแน่นอนว่าถ้าองค์กรต้องการที่จะสื่อสารเรื่องค่าตอบแทนอย่างโปร่งใสได้จริงๆ องค์กรจะต้องมีการวางระบบการบริหารค่าตอบแทนที่เป็นธรรมมาก่อน ผู้บริหารก็จะต้องบริหารการจ่ายค่าตอบแทนได้อย่างเป็นธรรม ตามหน้าที่และความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน และตามผลงานของพนักงานจริงๆ

อย่างไรก็ตาม ความโปร่งใสในการสื่อสารเกี่ยวกับระบบและการบริหารค่าจ้างเงินเดือนขององค์กรนั้น มีประโยชน์หลายอย่าง เช่น สร้างความเชื่อมั่น ปรับปรุงความพอใจของพนักงาน และส่งเสริมความยุติธรรมได้ บริษัทหลายแห่งที่ทันสมัยกำลังพยายามหาวิธีการที่เหมาะสมในการสื่อสารระบบการบริหารค่าตอบแทนที่เป็นธรรมของตน ให้กับพนักงานทราบ เพื่อเป็นการเสริมสร้างขวัญและกำลังใจในการทำงาน และสร้างวัฒนธรรมในการทำงานที่เน้นไปที่การสร้างผลงานที่ดีให้กับองค์กร

แล้วใครบ้างที่ต้องทำหน้าที่สื่อสารระบบบริหารค่าตอบแทนให้พนักงานทราบ

บุคคลหรือทีมงานที่มีหน้าที่สื่อสารเรื่องระบบบริหารค่าตอบแทนให้กับพนักงานส่วนใหญ่ มักจะเป็นบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายบุคคล หรือการบริหารทรัพยากรบุคคลภายในองค์กร นอกจากนี้ บางบริษัทอาจมีทีมงานที่เฉพาะเจาะจงในการจัดการค่าตอบแทน ดังนั้น หน้าที่สื่อสารเรื่องนี้อาจอยู่ภายใต้ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคล หรือส่วนงานที่เฉพาะเจาะจงที่รับผิดชอบในการจัดการค่าตอบแทนของพนักงานได้ โดยที่มีผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้ให้การสนับสนุนในเรื่องนี้อย่างเต็มที่

• ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร (Top Management) : มักเป็นผู้ที่กำหนดนโยบาย และกลยุทธ์ในการบริหารค่าตอบแทนในภาพรวม ดังนั้น ถ้าต้องการสื่อสารเกี่ยวกับนโยบายในการบริหารค่าตอบแทน ก็ต้องให้ผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้สื่อสาร เพื่อให้พนักงานทุกคนเห็นว่าบริษัทนี้ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้มาก และทำให้พนักงานทุกคนรู้สึกถึงความโปร่งใสของระบบค่าตอบแทนได้ด้วย 
• ผู้จัดการทรัพยากรบุคคล (HR Manager) : เป็นตัวกลางในการสื่อสารระหว่างผู้บริหารและพนักงานในเรื่องค่าตอบแทน รวมถึงการจัดการข้อมูลเกี่ยวกับค่าตอบแทนของพนักงาน เป็นคนที่สื่อสารลงในรายละเอียดของระบบ เงื่อนไขต่างๆ ของค่าตอบแทนแต่ละประเภท
• ทีมงานบริหารค่าตอบแทน (Compensation Team) : บางบริษัทอาจมีทีมงานที่ตั้งขึ้นมาเฉพาะเจาะจงในการบริหารค่าตอบแทน ซึ่งอาจรวมถึงผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารค่าตอบแทนและสวัสดิการ ทีมงานนี้จะทำหน้าที่ในการสื่อสารรายละเอียดของระบบทั้งหมด ตอบข้อสงสัยของพนักงานแต่ละคนเกี่ยวกับเรื่องนี้ รวมทั้งสร้างวัฒนธรรมในการบริหารค่าตอบแทนที่เน้นไปที่การตอบแทนผลงาน เพื่อให้การจัดการค่าตอบแทนเป็นไปอย่างมืออาชีพและเกิดความยั่งยืน
• หัวหน้าฝ่าย หรือผู้จัดการฝ่ายต่างๆ อาจมีหน้าที่ในการสื่อสารระบบค่าตอบแทนกับทีม หรือพนักงานในฝ่ายของตนเอง โดยอ้างอิงระบบค่าตอบแทนขององค์กร ทั้งนี้ เพื่อให้พนักงานเกิดความรู้สึกว่านายของตนเองก็สามารถที่จะให้คุณให้โทษ และบริหารค่าตอบแทนของทีมงานได้อย่างเป็นธรรมและโปร่งใส

หลายท่านอาจจะสงสัยว่า ระบบบริหารค่าตอบแทนขององค์กรนั้น เราจะสื่อสารให้พนักงานทราบได้จริงหรือ? แล้วถ้าจะสื่อสาร ต้องสื่อสารเรื่องอะไรบ้าง เรื่องที่เรารู้สึกว่ามันควรจะเป็นความลับ เราจะสื่อสารกันอย่างไร ในระบบค่าตอบแทนของบริษัท มีหลายเรื่องที่สามารถนำมาสื่อสารได้อย่างเปิดเผย เพื่อให้พนักงานเข้าใจอย่างเพียงพอ เรื่องสำคัญที่สามารถสื่อสารให้พนักงานรับทราบและเข้าใจร่วมกันได้ ได้แก่

• โครงสร้างค่าตอบแทน เป็นการอธิบายโครงสร้างของระบบค่าตอบแทนภายในบริษัท เช่น มีการจ่ายเงินเดือนพื้นฐานและค่าตอบแทนอื่นอะไรบ้าง และจ่ายในเงื่อนไขอย่างไรบ้าง พนักงานที่จะมีสิทธิได้รับค่าตอบแทนแต่ละรูปแบบนั้นเป็นอย่างไร ในอัตราเท่าไร เราสามารถสื่อสารระบบเหล่านี้ได้โดยอธิบายในเชิงนโยบายของค่าตอบแทน และเงื่อนไขของการจ่าย เพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกัน
• ระบบการบริหารโครงสร้างเงินเดือน ไม่จำเป็นที่จะต้องเปิดเผยตัวเลขโครงสร้างเงินเดือนให้พนักงานทราบ แต่เราเล่าให้ฟังได้ สามารถสื่อสารและทำความเข้าใจที่มาที่ไปของโครงสร้างเงินเดือนว่ามาอย่างไร ทำไมต้องมี มีข้อดีและข้อจำกัดอย่างไร ทำไมธุรกิจถึงต้องมีโครงสร้างเงินเดือน แล้วจะบริหารเงินเดือนพนักงานภายใต้โครงสร้างเงินเดือนได้อย่างไรบ้าง พนักงานจะมีโอกาสเงินเดือนชนเพดานหรือไม่ ถ้าชนแล้วจะมีทางออกอย่างไร ฯลฯ สิ่งเหล่านี้เราสามารถสื่อสารและทำความเข้าใจกับพนักงานได้โดยที่ไม่ต้องเปิดเผยตัวเลขแต่อย่างใด
• วัตถุประสงค์ของระบบค่าตอบแทน เป็นการอธิบายว่าทำไมบริษัทต้องมีระบบค่าตอบแทน และวัตถุประสงค์หลักที่จะควบคุมและจัดการค่าตอบแทน เน้นไปที่เรื่องอะไรบ้าง เช่น จากค่างาน ระดับงาน และผลงานพนักงาน เป็นต้น รวมถึงนโยบายที่มุ่งเน้นในเรื่องของการจ่ายค่าตอบแทนว่า บริษัทมุ่งจ่ายค่าตอบแทนที่ดีให้กับพนักงานในลักษณะใด
• การเชื่อมโยงผลงานกับรางวัลผลงาน เป็นการอธิบายวิธีการเชื่อมโยงระบบประเมินผลงาน กับรางวัลผลงาน ปัจจัยผลงานของพนักงานอะไรบ้างที่สะท้อนผลงานพนักงาน รวมถึงนโยบายในการขึ้นเงินเดือนตามผลงาน โบนัสตามผลงาน อธิบายได้เลยว่างบประมาณเหล่านี้มาจากไหน จากกำไร หรือจากผลงานรวมของบริษัท จากอัตราค่าครองชีพในตลาด ฯลฯ และบริษัทจะนำเอางบประมาณที่ได้มา มาจัดสรรตามผลงานอย่างไร เพื่อให้เกิดความเป็นธรรมทางด้านผลงานจริงๆ 
• โอกาสในการเติบโต เป็นการอธิบายโอกาสที่พนักงานสามารถเติบโตและพัฒนาตนเองในบริษัท เช่น การเชื่อมโยงระหว่างโครงสร้างเงินเดือนกับความก้าวหน้าในสายอาชีพ โอกาสในการเป็นผู้นำ หรือโอกาสในการเลื่อนตำแหน่ง โดยจะได้รับค่าตอบแทนในกรณีเลื่อนตำแหน่งอย่างไร 
• ข้อมูลเกี่ยวกับตลาดแรงงาน เป็นการสื่อสารและอธิบายเกี่ยวกับสภาพความเคลื่อนไหวของตลาดแรงงาน ค่าตอบแทนในตลาด ตัวเลขทางเศรษฐกิจต่างๆ ที่มีผลต่อการบริหารค่าตอบแทนขององค์กร รวมทั้งแนวโน้มของการบริหารค่าตอบแทนที่จะเกิดการเปลี่ยนแปลงในอนาคต เพื่อให้พนักงานได้รับทราบและติดตามสถานการณ์ของตลาดร่วมกัน

สรุปได้ว่า การสื่อสารเรื่องการบริหารค่าตอบแทนขององค์กรอย่างเปิดเผย ตรงไปตรงมา จะช่วยให้พนักงานเกิดความเข้าใจ ได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอเกี่ยวกับระบบค่าตอบแทนของบริษัท ซึ่งช่วยให้พนักงานมีความมั่นใจในระบบค่าตอบแทนของบริษัทว่ามีความโปร่งใสและเป็นธรรม เมื่อพนักงานไม่ต้องกังวลใจกับเรื่องเหล่านี้แล้ว ก็จะส่งผลให้พนักงานมีขวัญและกำลังใจในการทำงานได้อย่างเต็มที่ ไม่ต้องคิดเล็กคิดน้อยกับเรื่องราวเหล่านี้ เพราะมันมีความชัดเจน และมีคำตอบในทุกคำถามให้อยู่แล้ว