การวิเคราะห์อัตรากำลังด้วยภาระงาน (Workforce Analysis by Workload) ตอนที่ 1

ผมเป็นวิทยากรที่ให้การฝึกอบรมในหลักสูตรเทคนิคการสัมภาษณ์ ถ้าจำไม่ผิดก็คงตั้งแต่ปี พ.ศ. 2556 เป็นต้นมา จนปัจจุบันก็นับได้ราว 11 ปีแล้ว เนื้อหาเรื่องหนึ่งที่ผมอยากจะเขียนเป็นบทความเผยแพร่แต่ไม่ได้จังหวะทำเสียทีก็คือ เรื่องของการวิเคราะห์ตามกำลัง (Workforce Analysis) โดยการวิเคราะห์ภาระงาน (Workload) ซึ่งผมคิดว่าเป็นเรื่องที่น่ารู้สำหรับคนทำงานสรรหาและคัดเลือกบุคลากร (Recruitment and Selection) ที่จำเป็นจะต้องทำความเข้าใจเป็นอย่างดี เนื่องจากก่อนที่เราจะหาคนเข้าทำงานสักคนหนึ่ง ไม่ว่าจะตำแหน่งใดก็ตาม สิ่งที่จะต้องตอบให้ได้ก่อนก็คือ มีความจำเป็นที่จะต้องหาหรือไม่ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วความจำเป็นที่จะต้องหาอัตรากำลังนั้น ก็จะพิจารณาจากว่าเป็นอัตราว่างหรือไม่ และมีงบประมาณการจ้างหรือไม่

แต่เรื่องที่น่าคิดก็คือ มีข้อใดที่จะพิจารณาว่ามีความจำเป็นที่จะต้องจ้าง?

ท่านผู้อ่านลองนึกตามดูว่า มีเทคนิควิธีการหรือเครื่องมือใดๆ หรือเปล่าที่ท่านคุ้นชิน เคยทำ หรือเคยได้ยินมา ซึ่งจะนำมาใช้เพื่อตอบคำถามว่าอัตรากำลังที่จะต้องว่าจ้างเข้ามาทำงาน ไม่ว่าจะเป็นอัตราใหม่ หรืออัตรารับทดแทนนั้น จำเป็นที่จะต้องว่าจ้างหรือไม่? มีไหมครับ

ผมเชื่อว่าหลายท่านก็คงจะตอบว่า ในกรณีที่เป็นอัตราทดแทนคนเก่าลาออกไป ก็เป็นธรรมดาที่จะต้องรับคนใหม่เข้ามาทดแทน เพื่อที่จะได้มีคนทำงานต่อเนื่องไป และถ้าเป็นอัตราใหม่ ทางผู้บริหารท่านก็คงจะพิจารณาดูแล้วว่าหน่วยงาน (คือฝ่าย หรือแผนก) นั้นๆ ก็คงมีความจำเป็นต้องรับอัตรานั้นเข้ามา แต่สิ่งที่น่าสนใจคือ “ความจำเป็น” ที่ว่านั้นพิจารณาจากอะไร ถ้าตอบว่าผู้บริหารพิจารณาแล้วก็สามารถสรุปในเบื้องต้นได้ว่า เป็นดุลพินิจของผู้บริหาร (Executive Judgement) ที่จะนำไปใช้อ้างอิงในการว่าจ้างผู้สมัครงานที่คัดเลือกแล้วเข้าทำงานในตำแหน่งงานนั้นต่อไป อย่างไรก็ตาม ในโลกของการทำงานภาคปฏิบัติ มีเทคนิควิธีการอีกหลายอย่างที่จะนำมาใช้เพื่อตอบคำถามให้ได้ว่า “มีความจำเป็น” ต้องรับอัตรานั้น ไม่ว่าจะเป็นอัตราใหม่ หรืออัตรารับทดแทนหรือไม่ และเพียงใด

ประกอบกับภายหลังจากที่เขียนบทความเกี่ยวกับเรื่องเทคนิคการสรรหาและสัมภาษณ์บุคลากรมานานนับได้หลายปีแล้ว โดยเฉพาะการเขียนผ่านทางวารสาร HR Society นี้ ผมจึงเห็นว่าน่าจะต้องเขียนเนื้อหาความรู้เรื่องการวิเคราะห์ตามกำลัง เน้นการวิเคราะห์ภาระงาน (Workload Analysis) เผยแพร่บ้าง เนื่องจากหากไปดูในตลาดหนังสือในบ้านเราแล้ว ถ้าเป็นหนังสือเชิงวิชาการก็คงน่าจะพอเห็นอยู่บ้างหลายปก หลายเล่ม แต่ถ้าเป็นหนังสือที่แนะนำ How to หรือวิธีการปฏิบัติสำหรับนำไปใช้วิเคราะห์อัตรากำลังด้วยภาระงาน หรือหนังสือที่แนะนำเทคนิควิธีการอื่นใดในการวิเคราะห์ให้ทราบอัตรากำลังที่จะต้องใช้ในงานแล้ว ก็คงจะหาหนังสือแบบนี้ได้น้อยอย่างยิ่ง

และนั่นคือที่มาของการนำเสนอเนื้อหาความรู้ในหลายตอนที่ท่านจะได้เรียนรู้ในวารสารนี้ครับ…

ก่อนอื่นผมอยากให้ท่านผู้อ่านพิจารณาภาพนี้ก่อน ภาพนี้เป็นภาพที่แสดงถึงกรอบแนวคิดในการบริหารองค์การและทรัพยากรมนุษย์ ที่นำเสนอไว้โดยสถาบันคุณวุฒิวิชาชีพ (TPQI) ร่วมกับสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย (PMAT) ตามภาพนี้ ขอให้ท่านพิจารณาล้อมกรอบเลข 4 5 และ 6 แล้วคิดตาม 

ที่มา : ภาพจากสถาบันคุณวุฒิวิชาชีพ (TPQI) ร่วมกับสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย (PMAT)

ตามแผนภาพนี้ อยากจะให้ท่านผู้อ่านสังเกตว่าก่อนที่จะทำการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร ซึ่งตามล้อมกรอบในแผนภาพนี้เขียนว่า “Attraction and Selection” นั้น จะต้องผ่านกระบวนการลำดับที่ 4 เรียกว่า “Workforce Planning” หรือ “การวางแผนกำลังคน” เสียก่อน แล้วตามมาด้วยกระบวนการที่ 5 ที่เป็น “Competency Model” หรือการกำหนดเรื่อง “สมรรถนะ” ที่เราเรียกในภาษาไทยแทนคำว่า Competency เดี๋ยวผมจะอธิบายเพิ่มเติมต่อไปว่าแต่ละเรื่องเชื่อมโยงกันอย่างไร

เมื่อเราจะสรรหาและคัดเลือกบุคลากรเข้ามาร่วมงาน ธรรมดาแล้วเราก็จะต้องพิจารณาก่อนว่ามีความจำเป็นที่จะต้องรับอัตรากำลังนั้นเข้ามา ไม่ว่าจะรับทดแทนหรือรับใหม่ ตามที่ผมได้เกริ่นนำไว้ตอนต้น แปลว่าเราก็คงต้องมีเทคนิควิธีการอะไรบางอย่างหรือหลายอย่าง มาใช้ในการวิเคราะห์ความจำเป็นในการจ้างงาน รวมทั้งอาจจะมีการบริหารกำลังคนภายในองค์กรประกอบ เนื่องจากในความเป็นจริงแล้วอาจจะมีบางหน่วยงานที่ “คนเกิน (Workforce Surplus)” ก็น่าจะสามารถโอนย้ายตำแหน่งและบุคลากรที่ครองตำแหน่งที่ล้นเกินอยู่นั้น ไปทำงานในตำแหน่งและหน่วยงานที่ต้องการอัตรากำลังก็ได้ งานเรื่องการวางแผนกำลังคน พิจารณาอย่างเร็วๆ ก็จะเป็นเรื่องของการวิเคราะห์ความต้องการกำลังคน และการบริหารกำลังคนที่มีอยู่ในองค์กร เพื่อตอบสนองความจำเป็นในการใช้กำลังคนนั้นนั่นเอง

ขยายความเสียหน่อยว่า สำหรับผมและมองในมุม How to แล้ว การวางแผนกำลังคน (Workforce Planning) นั้น เป็นงานที่ประกอบด้วยกิจกรรม 2 เรื่องหลักก็คือ งานการวิเคราะห์อัตรากำลัง (Workforce Analysis) และงานการบริหารกำลังคน (Workforce Management) การวิเคราะห์อัตรากำลัง เป็นการทำให้รู้ว่ามีอัตรากำลังคนทำงาน (Workforce Headcount) ที่จำเป็นต้องใช้ตามงานที่มี ซึ่งอาจจะทำการวิเคราะห์ภาระงานออกมา แล้วไปคำนวณตัวเลขกำลังคนที่ต้องการใช้ก็ได้ และยังเกี่ยวข้องกับเรื่องการบริหารกำลังคนเช่นที่กล่าวไป โดยการบริหารกำลังคน คือ การจัดการให้มีคนทำงานเพียงพอและเหมาะสมกับงบประมาณค่าใช้จ่ายที่องค์กรกำหนดไว้ โดยมุ่งเพื่อมิให้เกิดภาระค่าใช้จ่ายเกินความจำเป็น และไม่ให้เกิดปัญหาการขาดแคลนคนทำงานอันอาจจะกระทบกับความสามารถในการผลิต หรือการให้บริการเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า หรือผู้ใช้บริการ

เรื่องการวางแผนกำลังคนที่เชื่อมโยงต่อไปเรื่องการสรรหาและว่าจ้างบุคลากรนั้น พอเข้าใจได้ แต่ทำไมตามแผนภาพจึงต้องมีเรื่อง Competency Model เข้ามาคั่นล่ะ มันเป็นอย่างไร! 

ขออธิบายแบบนี้ครับ ก่อนที่ท่านจะจ้างใครสักคนเข้ามาทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการจ้างใหม่ หรือการจ้างเพื่อเป็นการรับทดแทนคนที่ลาออกไปก็ตาม ท่านต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าในตำแหน่งงานนั้น ได้รับการกำหนด Competency หรือสมรรถนะ อันได้แก่ ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) และคุณลักษณะเชิงพฤติกรรม (Attribute) ที่ต้องใช้สำหรับตำแหน่งนั้นไว้หรือไม่ และอย่างไร ท่านอย่าลืมว่า เราต้องการคนทำงานที่มีความรู้ เราต้องการบุคลากรที่มีทักษะสอดคล้องกับตำแหน่งงาน รวมทั้งเราต้องการคนทำงานที่มีคุณลักษณะเชิงพฤติกรรมที่เหมาะสม ที่จะทำให้งานซึ่งบุคลากรรับผิดชอบออกมาสำเร็จตามเป้าหมาย หรือสูงกว่าเป้าหมาย

ตัวอย่างของคุณลักษณะเชิงพฤติกรรม ได้แก่ จิตใจให้บริการความมุ่งมั่นทำงานให้สำเร็จ ความรับผิดชอบต่อหน้าที่ การทำงานอย่างมีจริยธรรม และจิตสำนึกต้นทุน เป็นต้น ทั้งนี้ ท่านจะเห็นว่า เราไม่อาจปฏิเสธได้เลยว่า Competency หรือสมรรถนะนั้น เป็นเรื่องสำคัญที่ต้องกำหนดให้แน่นอนเสียก่อนที่เราจะรับบุคคลใดเข้ามาทำงาน นอกจากการดูคุณสมบัตินั้น เช่น วุฒิการศึกษา ใบประกาศนียบัตร ความรู้ความสามารถพิเศษ เรายังต้องพิจารณาว่าผู้สมัครงานมีความรู้ มีทักษะและคุณลักษณะเชิงพฤติกรรมที่สอดคล้องกับตำแหน่งงานนั้นจริงหรือไม่ ไม่ว่าจะโดยวิธีการทดสอบความรู้ การประเมินทักษะ หรือคุณลักษณะเชิงพฤติกรรมด้วยการสัมภาษณ์ หรือแบบประเมินทางจิตวิทยา (Psychometric Test) ใดก็ตาม

และท้ายที่สุด ในแบบประเมินผลการสัมภาษณ์ก็ต้องจรดปากกาให้คะแนนว่า ผู้สมัครงานแต่ละคนได้รับคะแนนประเมินเท่าใด การประเมินผลการสัมภาษณ์จึงจำเป็นต้องพิจารณาในประการนี้เป็นหลักเลยครับ

อย่างไรก็ตาม นอกเหนือไปจากเรื่องสมรรถนะ (Competency) แล้ว บางองค์กรก็จะพิจารณาว่าผู้สมัครมีพฤติกรรมการแสดงออกที่เห็นได้จากการสัมภาษณ์ที่สอดคล้องกับค่านิยมองค์กร (Core Value) หรือสอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กร (Organizational Culture) หรือไม่ ซึ่งก็ไม่มีปัญหาครับ โดยทั่วไปแล้วองค์กรก็จะแยกเรื่องค่านิยมองค์กร หรือวัฒนธรรมองค์กรออกจากตัว Competency Model ขององค์กร เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนและโดยพื้นฐานแล้ว Core Comedency หรือสมรรถนะหลักขององค์กร ก็มักจะพิจารณากำหนดจากค่านิยมองค์กรหรือวัฒนธรรมองค์กรนั่นเองครับ

นี่แหละครับ คือคำอธิบายว่าทำไมก่อนที่เราจะสรรหาคัดเลือกบุคลากร เราจึงต้องดูเรื่อง Competency เสียก่อน

บางองค์กรบอกว่า เราไม่ได้ทำ Competency จะมีปัญหาไหม?

ตอบได้เลยว่า ไม่มีปัญหาครับ หากท่านไม่ได้ทำ Competency ท่านก็ต้องไปพิจารณาว่าในตำแหน่งหนึ่งในนั้นต้องใช้ความรู้ทักษะในการทำงานเรื่องใดเป็นหลักเลยก็ได้ หลายองค์กรที่ไม่ได้ใช้ Competency เขาก็ใช้ทักษะที่ต้องการตามตำแหน่งงานนั้นเป็นฐานสำคัญในการคัดเลือกผู้สมัครงานเข้ามาร่วมงานในตำแหน่งว่างครับ

หากพิจารณาตามความหมายของสมรรถนะ (Competency) ทักษะก็เป็นองค์ประกอบหนึ่งของสมรรถนะ เพราะสมรรถนะ ได้แก่ ความรู้ ทักษะ และคุณลักษณะเชิงพฤติกรรม เพียงแต่ในมุมของสมรรถนะแล้ว ความรู้ ทักษะ และคุณลักษณะเชิงพฤติกรรมเช่นว่านั้น จะต้องเป็นความรู้ ทักษะ และคุณลักษณะเชิงพฤติกรรมที่ทำให้บุคลากรสามารถทำงานแล้วบรรลุเป้าหมาย หรือทำงานแล้วได้ผลงานอย่างเป็นเลิศออกมา 

ผมจะไม่ลงรายละเอียดเรื่องสมรรถนะ เพราะเชื่อว่าท่านผู้อ่านที่ทำงานด้าน HR มาระยะหนึ่ง หรือน้องๆ หนุ่มสาวรุ่นใหม่ที่จบด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ในระดับปริญญาตรีหรือปริญญาโท ก็จะคุ้นชินกับเรื่องของสมรรถนะ หรือ Competency มาจากชั้นเรียนแล้ว เพียงแต่จำเป็นอย่างยิ่งที่ท่านจะต้องทำความเข้าใจเรื่อง Competency ให้ลึกซึ้ง เพราะเป็นฐาน (Base) ของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ที่ไม่ว่าจะรักชอบหรือเปล่าเราก็คงจะต้องกำหนดไว้ให้ชัดในแต่ละตำแหน่งงาน โดยจะสังเกตได้เลยว่าตอนท้ายของ Job Specification ของ Job Description (JD) ก็มักจะมีให้กำหนดความรู้ ทักษะ และคุณลักษณะเชิงพฤติกรรมที่ต้องการสำหรับตำแหน่งนั้นไว้นั่นเอง