Time Boxing เทคนิคการบริหารและพัฒนา “เวลา” เพื่อสร้างคุณค่าให้กับตนเอง

คนที่บริหารเวลาไม่ดี จะเป็นอย่างไร

Q 1 : คุณเคยรู้สึกว่าทำอะไรไม่ทันบ้างไหม ไม่ว่าจะเป็นภารกิจเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว

คำตอบของหลายๆ คนก็คือ “น่าจะมีบ้างแหละที่เคยทำอะไรไม่ทัน”

ก่อนอื่นเลยการที่คุณทำภารกิจทั้งจากเรื่องงานและภารกิจเรื่องส่วนตัวไม่สำเร็จ คุณไม่ควรจะกล่าวโทษคนอื่น หรืออ้างเหตุผลจากปัจจัยภายนอกต่างๆ นานา เช่น

                                “หัวหน้างานให้แต่งานเยอะแยะมากมาย ไม่ดูเลยว่าตอนนี้ทำงานอะไรอยู่”

                                “ประชุมอีกแล้ว วันๆ เอาแต่ประชุม แล้วจะทำงานที่รับผิดชอบอยู่สำเร็จได้อย่างไรเนี่ย”

                                “โอ้ย!! วันนี้มีอบรม สงสัยเข้าอบรมไม่ได้แล้ว ติดงานที่ทำค้างอยู่ยังไม่เสร็จเลย”

                                “อะไรกันนักหนา … งานนี้ก็ด่วน งานนั้นก็ด่วน … ด่วนทุกงานเลยเนี่ย”

• คุณคิดว่าการที่คุณ “บ่น” หรือ “พูดออกมาแบบนี้” จะเกิดประโยชน์อะไรกับคุณหรือไม่ 
• คุณจะทำงานลดน้อยลงหรือไม่ และคุณคิดว่าเมื่อบ่นไปแล้วคุณจะได้ไม่ต้องทำงานนั้นอีก ใช่หรือไม่ 

เป็นคำถามที่ฝากให้คิด

ต้องรับมือกับสถานการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นให้ได้ค่ะ อย่าปล่อยให้โอกาสหลุดลอยไป เหตุเพราะคุณทำงานที่รับผิดชอบอยู่ในตอนนั้นไม่เสร็จ คุณไม่ควรพลาดโอกาสรับงานใหม่ๆ หรือพลาดโอกาสในการเข้าร่วมประชุมเพื่อรับฟังไอเดียของคนอื่น หรือพลาดโอกาสจากการเข้าอบรมเพื่อพัฒนาความสามารถ หรือ Competency ของคุณเอง

Q2 : แล้วถ้าคุณบริหารจัดการเวลาไม่ดี จะส่งผลอย่างไรกับตัวคุณบ้าง

ต้องอย่าลืมว่าทุกคนมีเวลาที่เท่าเทียมกัน แต่ต่างกันตรงที่ว่าคุณจะสามารถบริหารจัดการเวลาของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพและคุ้มค่าหรือไม่ การบริหารเวลาจึงเป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะถ้าคุณไม่สามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผลที่เกิดขึ้นก็คือ 

• คุณจะพลาดโอกาสในการเรียนรู้พัฒนาตนเองอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นการพัฒนาตนเองจากงานใหม่ๆ หรือการเข้าประชุมเพื่อฟังไอเดียของคนอื่นๆ หรือพลาดโอกาสเข้ารับการอบรมเพื่อรับฟังเนื้อหาดีๆ ในการนำมาปรับใช้กับการทำงานของตนเอง
• คุณจะก้าวตามคนอื่นๆ ไม่ทัน โดยเฉพาะเด็กรุ่นใหม่ที่ถูกฝึกจากการพัฒนาความรู้โดยการใช้สื่อดิจิทัล พวกเขาจะคุ้นเคยกับการค้นหาข้อมูลผ่านทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ถ้าคุณไม่บริหารเวลาในการพัฒนาตนเอง จะส่งผลให้คุณเป็นคนล้าสมัย ถึงขนาดบางคนเรียกว่า “มนุษย์ป้า...เลยก็ว่าได้” และแน่นนอนว่าคุณคงไม่อยากให้ใครต่อใครพูดถึงคุณแบบนี้ใช่ไหม 
• คุณไม่สามารถสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับงานของคุณ พบว่า การทำอะไรแต่แบบเดิมๆ โดยไม่ลองหาวิธีการทำสิ่งใหม่ๆ จะทำให้งานของคุณเหมือนเดิม ไม่มีการปรับตัวให้รวดเร็วขึ้นตามกระแสการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะยุคสมัยนี้ที่ลูกค้าต้องการการตอบสนองที่ไวแบบทันใจ และหากคุณไม่สามารถบริหารเวลาเพื่อทำงานประจำให้เสร็จไวที่สุด คุณก็จะไม่มีเวลาในการคิดและลองทำอะไรใหม่ๆ ให้กับงานของคุณ
• ภาพลักษณ์ของคุณจะเป็นคนงานแบบ Work Hard แทนที่จะเป็นคนทำงานแบบ Work Smart พบว่าบุคคลที่รู้จักทำงานก็คือ คนที่รู้จักใช้เวลาที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์กับตนเองให้ได้มากที่สุด เป็นแบรนด์ของคุณเอง หรือที่เรียกว่า Personal Branding ซึ่งการสร้างแบรนด์เป็นการทำการตลาดอย่างหนึ่งที่คุณจะต้องทำให้คนอื่นเห็นว่า คุณเป็นผู้หนึ่งที่มีความเก่งอยู่ในตนเอง ทั้ง “เก่งงาน เก่งคน เก่งคิด และเก่งเรียนรู้พัฒนา หรือ 4 ก” และถ้าคุณจะเก่งได้แบบ Work Smart คุณก็ควรจะรู้จักบริหารเวลาของตนเองเพื่อสร้าง 4 ก ให้เกิดขึ้น
• คุณจะทำงานไม่บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนด แน่นอนว่าคุณคงไม่ได้รับผิดชอบแค่งานประจำเท่านั้น ในบางวันคุณอาจจะต้องทำงานด่วนที่ขัดจังหวะการทำงานประจำของคุณ และถ้าคุณไม่สามารถบริหารเวลาได้แล้ว จะส่งผลให้งานประจำของคุณไม่เสร็จและแถมทำให้งานอื่นๆ ที่แทรกเข้ามาระหว่างวันไม่เสร็จตามไปด้วย และเมื่อถึงตอนนั้นคุณจะทำงานแบบ “ลนลาน” ซึ่งจะส่งผลให้คุณทำงานไม่มีประสิทธิภาพ ไม่เข้าตากรรมการที่เป็นหัวหน้าของคุณเอง
• การโดนร้องเรียนจากหัวหน้าและบุคคลที่เกี่ยวข้องจากงานที่ไม่สำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดขึ้น เอาง่ายๆ ถ้าคุณส่งงานไม่ทันตามกำหนดเวลา หรือส่งงานที่ไม่ได้คุณภาพ ใครจะได้รับผลกระทบจากงานของคุณ แน่นอน บุคคลแรกก็คือตัวคุณ เพราะจะทำให้คุณโดนผู้บังคับบัญชาที่รองานจากคุณไม่ชื่นชอบและตำหนิ / ต่อว่างานของคุณ บุคคลถัดมาก็คือคนที่รองานจากคุณไม่ว่าจะเป็นหัวหน้า เพื่อนร่วมงานทั้งภายในและต่างหน่วยงาน ลูกน้อง และลูกค้าของคุณเอง ซึ่งผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการส่งงานที่ล่าช้าและไม่ได้คุณภาพจะส่งกระทบต่อคนอื่นๆ ด้วยเช่นกัน
• เป้าหมายขององค์กรไม่บรรลุผล พบว่า การทำงานของคุณที่ล่าช้าและเสร็จไม่ตามเวลาที่กำหนด รวมถึงงานที่ทำออกมาไม่ได้คุณภาพ นอกจากจะส่งผลต่อเป้าหมายของหน่วยงานแล้วยังส่งผลต่อองค์กรด้วย ซึ่งหลายคนอาจจะคิดกันไปว่า “แค่งานของเราเอง จะส่งผลต่อเป้าหมายขององค์กรได้อย่างไร” ลองคิดกันดูว่าหากพนักงานทุกคนส่งงานช้าและไม่ได้คุณภาพกันหมด จะเกิดอะไรขึ้นกับองค์กร และถ้าเป็นแบบนี้ต่อๆ ไป สักวันองค์กรที่เป็นอู่ข้าวอู่น้ำของคุณจะมีโอกาสล้มไปในที่สุด และถ้าบ้านของคุณล้ม “ตัวคุณจะอยู่อย่างไร”

สรุปว่าการบริหารจัดการเวลาเป็นเรื่องสำคัญมาก ซึ่งคนที่มี Growth Mindset จะเป็นคนที่พร้อมจะพัฒนาตนเองอยู่ตลอดเวลา พวกเขาจะต้องจัดสรรเวลาในการเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ อยู่ตลอด และเชื่อแน่ว่าคนเหล่านี้จะมีความสามารถหนึ่งที่ยอดเยี่ยมนั่นก็คือ ความสามารถในการบริหารจัดการเวลาให้เกิดประสิทธิภาพ และหากคุณเป็นคนที่มี Growth Mindset คุณจะต้องเป็นผู้หนึ่งที่สามารถบริหารจัดการเวลาได้ดี และเทคนิคที่จะช่วยให้คุณสามารถจัดการเวลาของตนเองได้ก็คือ การใช้เครื่องมือที่เรียกว่า Time Boxing 

ทำ Time Boxing ให้เกิดประสิทธิภาพ ต้องทำอย่างไร

ผู้เขียนขอเสนอแนะเทคนิคง่ายๆ ในการบริหารเวลาของตนเองให้สำเร็จโดยวิธีการทำ Time Boxing ก่อนอื่นมารู้จักกับคำว่า Time Boxing กันก่อนดีกว่า

Time Boxing คือ การกำหนดเวลาในการทำงานแต่ละงานว่า จะต้องใช้ช่วงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ช่วงเวลาใด เป็นการคาดการณ์และวางแผนงานล่วงหน้าว่าในแต่ละวันจะมีงานอะไรบ้าง และกำหนดระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของการทำงานแต่ละงาน

ผู้เขียนเป็นอีกคนที่ชอบใช้ Time Boxing มาบริหารงานแต่ละงานที่ตนเองต้องทำ โดยมีขั้นตอนของการทำ Time Boxing ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 : กำหนดงานที่ตัวเองต้องทำ

จดงานที่ต้องทำว่า ในแต่ละวันต้องทำงานอะไรบ้าง จากประสบการณ์ของตนเองจะแบ่งงานเป็น 5 รูปแบบ ได้แก่

• งานประจำ : เป็นงานที่ต้องทำประจำในแต่ละวัน เช่น งานสอนหนังสือ งานเขียนหนังสือ งานให้คำปรึกษา งานประชุมเพื่อวางแผนการทำงานกับลูกค้า เป็นต้น ถือว่าเป็นงานหลักที่ต้องทำในแต่ละวัน ซึ่งเป็นงานที่ส่งผลต่อรายได้หลักของตนเอง
• งานพัฒนาตนเอง : ผู้เขียนมองว่า เป็นงานประเภทหนึ่งที่ต้องทำเพื่อสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับตนเอง เป็นงานที่ต้องจัดสรรเวลาส่วนหนึ่งในการเติมเต็มอาหารสมองของตนเอง เช่น งานอบรม งานอ่านหนังสือ งานดู YouTube และงานฟัง Podcast เป็นต้น
• งานพัฒนาลูกน้อง : เป็นงานที่ต้องเสริมความสามารถให้กับลูกน้องที่เป็นรายกลุ่ม หรือรายเดี่ยว เช่น การสอนงานน้อง การ Feedback ผลงานของน้อง การให้คำปรึกษากับลูกน้อง การเป็นพี่เลี้ยงให้กับน้อง เป็นต้น 
• งานด่วนที่ไม่ได้วางแผนไว้ : เป็นงานขัดจังหวะ หรืองานแทรกเข้ามาโดยไม่ได้วางแผนและคาดการณ์ไว้ล่วงหน้า เช่น งานที่ต้องเข้าประชุมแทนหัวหน้า เนื่องจากหัวหน้างานลากะทันหัน หรืองานที่ต้องคุยกับลูกค้าที่ร้องเรียนเรื่องพฤติกรรมการบริการของทีมงาน เป็นต้น
• งานลั้ลลา : เป็นงานอิสระที่ทำเพื่อความสบายใจ เป็นงานที่ทำแล้วไม่เครียด ซึ่งไม่ใช่งานที่เสริมรายได้หลักให้กับตัวคุณเอง เป็นงานที่ทำแล้วได้พักผ่อน เช่น งาน Upload รูปลง YouTube งานเม้าท์มอยกับเพื่อนทาง Line การดูละคร ฟังเพลง หรือนวดสปา เป็นต้น

พบว่า งานแต่ละวันไม่จำเป็นจะต้องทำครบทุกประเภท ซึ่งคุณจะต้องรวบรวมงานว่าในแต่ละวันคุณจะต้องทำงานอะไรบ้าง โดยประมาณการงานที่ต้องรับผิดชอบประมาณ 1 สัปดาห์ไว้ล่วงหน้า เพื่อทำให้คุณรู้ว่าจะต้องทำงานอะไรบ้าง ยกเว้นงานด่วนที่ไม่ได้วางแผนไว้ โดยคุณอาจจะต้องเผื่อเวลาสำหรับงานประเภทนี้ไว้บ้าง และเป็นเรื่องปกติสำหรับงานด่วนที่อาจจะเกิดขึ้นกับคุณ คุณจึงไม่ต้องกังวล หรือไม่สบายใจกับงานประเภทนี้ที่อาจจะเกิดขึ้น

ขั้นตอนที่ 2 : จัดลำดับงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน

คุณจะต้องจัดลำดับงานทั้งหมดที่ต้องทำในแต่ละวัน โดยใช้ตารางการบริหารเวลา (Time Management Matrix) ที่ประกอบด้วย 4 กลุ่ม ตามความสำคัญและความเร่งด่วน โดยมีรายละเอียดดังนี้

จากตารางการบริหารเวลาที่กล่าวถึงข้างต้น ผู้เขียนเสนอแนะว่าให้คุณเลือกงานที่สำคัญและเร่งด่วนทำก่อน และทำให้เสร็จเร็วที่สุดเพื่อคุณจะได้มีเวลาทำงานที่สำคัญและยังไม่เร่งด่วนในลำดับที่สอง

และหากคุณสามารถทำงานทั้ง 2 กลุ่ม ได้แก่ สำคัญ-เร่งด่วน, สำคัญ-ไม่เร่งด่วน ได้สำเร็จ คุณจึงทำงานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน และงานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนในลำดับถัดมา

ผู้เขียนเสนอแนะว่า คุณจะต้องนำงานที่แบ่งประเภทตามขั้นตอนที่ 1 มาจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนก่อน ซึ่งจะทำให้คุณรู้ว่าควรจะทำงานอะไรก่อนและทำงานอะไรหลัง พบว่า ในแต่ละวันคุณสามารถทำงานทั้ง 5 แบบ ได้แก่ งานประจำ งานพัฒนาตนเอง งานพัฒนาลูกน้อง งานด่วนที่ไม่ได้วางแผนไว้ และงานลั้ลลา ซึ่งงานทั้ง 5 แบบนี้ คุณสามารถทำได้โดยคุณจะต้องเลือกจัดลำดับงานก่อน และวางแผนเวลาว่าแต่ละงานจะต้องกำหนดช่วงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดช่วงใด

ขั้นตอนที่ 3 : กำหนดช่วงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของงานที่ต้องทำ

การกำหนดช่วงเวลาของงานแต่ละงานว่า จะต้องเริ่มต้นเมื่อไรและสิ้นสุดเมื่อไรนั้น เป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะเป็นการสร้างพันธะสัญญาทางใจของคุณว่าคุณจะต้องเริ่มทำงานนั้นให้สำเร็จภายในเวลาที่กำหนดขึ้น โดยคุณจะต้องประเมินความสามารถของตนเองก่อนว่าแต่ละงานคุณจะต้องใช้เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดเมื่อไร ไม่ควรกำหนดให้ตึงจนเกินไป เพราะจะทำให้คุณเกิดความวิตกกังวล เกิดความเครียด หากคุณไม่สามารถทำงานนั้นได้สำเร็จ

การกำหนดช่วงเวลาของงานแต่ละงาน ขอให้คุณพิจารณาจัดลำดับงานตามความสำคัญและความเร่งด่วนด้วย ซึ่งคุณจะต้องจัดลำดับงานลงในปฏิทินงานของคุณ โดยทำในรูปแบบของ Excel หรือใช้ Google Calendar ช่วยทำ จากประสบการณ์ของผู้เขียน ผู้เขียนได้จัดทำลำดับงานโดยใช้ Time Boxing ไว้ 2 แบบ ได้แก่ ทำ Time Boxing ใน Excel และทำ Time Boxing แยกเป็นสีตามประเภทงานลงใน Google Calendar

ตัวอย่างการทำ Time Boxing ลงใน Excel ได้แก่

การทำตาราง Time Boxing จะช่วยให้คุณสามารถประเมินว่างานแต่ละงานที่กำหนดไว้ ประสบความสำเร็จหรือไม่ และถ้ายังไม่สำเร็จคุณสามารถนำงานนั้นมาวางแผนในช่วงวันถัดไปได้ ทั้งนี้ ผู้เขียนเสนอแนะว่าการประเมินความสำเร็จของงานในแต่ละวันนั้นควรทำก่อนเข้านอน เพื่อจะได้นำงานที่ยังทำไม่สำเร็จมาวางแผนงานใหม่ในวันถัดไป

นอกจากนี้ ผู้เขียนได้จัดทำ Time Boxing ลงใน Google Calendar โดยแยกกลุ่มงานตามสีไว้ด้วย ดังนี้

คุณสามารถแบ่งสีตามความชอบของคุณได้เองลงใน Google Calendar ซึ่งจะง่ายต่อการใช้เตือนตัวคุณ เพื่อให้คุณสามารถทำงานนั้นๆ ได้สำเร็จตามแผนงานที่กำหนด ดังตัวอย่างต่อไปนี้

เทคนิคที่ทำให้งานใน Time Boxing บรรลุผลสำเร็จ

การจัดสรรงานลงใน Time Boxing เป็นเสมือนเข็มทิศที่จะชี้นำตัวคุณให้บริหารงานตามเวลาที่กำหนดขึ้นได้สำเร็จ อย่างไรก็ตาม ความสำเร็จของงานที่คุณจัดลำดับงานไว้ใน Time Boxing จะทำได้จริงนั้น ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ ประกอบด้วยดังนี้

• ความเอาจริงเอาจังของคุณ : หากคุณได้แต่จัดสรรเวลาไว้ใน Time Boxing แต่คุณไม่จริงจังกับการทำงานให้สำเร็จตามตารางเวลาที่กำหนด การจัดเวลาในแต่ละงานจะไม่มีความหมายอะไรกับคุณเลย ดังนั้น คุณจะต้องจริงจังกับการทำงานที่คุณกำหนดไว้ใน Time Boxing ให้สำเร็จจริง
• การมีสมาธิในการทำงาน : การทำงานที่มีสมาธิ จะส่งผลให้งานนั้นๆ ทำสำเร็จได้ภายในเวลาที่กำหนดขึ้น และดีไม่ดีคุณจะสามารถบริหารงานนั้นได้สำเร็จก่อนช่วงเวลาที่กำหนด ลองคิดดูว่าหากคุณสามารถทำงานเสร็จก่อนเวลาที่ตั้งไว้ คุณจะมีเวลาเหลืออีกมากในการทำงานอื่นๆ ที่อยากทำ ซึ่งอาจจะเป็นงานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนก็ได้ เป็นงานที่ทำเพื่อความสบายใจ ความสุขทางใจ เช่น การ Upload รูปลงใน Facebook เป็นต้น
• ทำงานไปทีละงาน : เป็นการทำงานทีละอย่างให้จบเป็นงานๆ ไป ขอให้คุณตระหนักไว้ว่า “คนเก่ง คือคนที่สามารถทำงานที่หลากหลายได้ แต่จะต้องทำงานให้สำเร็จอย่างเดียวในเวลาเดียวกัน” เป็นแนวคิดที่ผู้เขียนใช้เตือนตัวเองเสมอว่า จงทำงานแต่ละงานให้สำเร็จไวที่สุด ทำไปทีละงาน โดยไม่ควรทำงานค้างไว้แบบครึ่งๆ กลางๆ 
• ประเมินตนเองทุกวัน : การประเมินความสำเร็จของงานแต่ละงานที่คุณกำหนดไว้ใน Time Boxing ทุกๆ วัน จะทำให้คุณรู้ว่างานแต่ละงานที่ทำไม่สำเร็จเป็นเพราะอะไร และงานที่ยังทำไม่สำเร็จนั้น จำเป็นจะต้องทำต่ออีกหรือไม่ เพราะถ้างานยังคงต้องทำต่ออีก คุณจะได้วางแผนและจัดลำดับงานนั้นลงใน Time Boxing ในช่วงวันถัดไป รวมถึงคุณจะต้องพัฒนาตนเองเพื่อให้งานที่กำหนดไว้ทำสำเร็จได้จริง
• อาศัยทีมงาน : คุณต้องอย่าลืมว่างานทุกอย่างคุณอาจทำไม่สำเร็จ หากคุณไม่ได้ทีมงานที่ดี หรือได้รับการสนับสนุนที่ดีจากบุคคลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นหัวหน้างานของคุณ ลูกน้อง เพื่อนร่วมงานภายในและต่างหน่วยงาน รวมถึงลูกค้าที่เป็นผู้ใช้บริการของคุณ ดังนั้น คุณจะต้องหาโอกาสในการสร้างและรักษาสัมพันธภาพกับบุคคลต่างๆ เพราะในอนาคตคุณอาจจะต้องขอความร่วมมือและความช่วยเหลือเพื่อให้งานที่กำหนดไว้ใน Time Boxing ประสบความสำเร็จ
• ต้องอดทนและพยายาม : อาจมีหลายคนที่ไม่คุ้นชินกับการจัดการงาน โดยกำหนดช่วงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดไว้แน่นอน อาจทำให้หลายคนที่ไม่คุ้นเคยกับการทำ Time Boxing เกิดความรู้สึกเครียด รู้สึกวิตกกังวล ซึ่งผู้เขียนมองว่าเป็นเรื่องปกติสำหรับการเริ่มต้นใหม่ๆ ในการทำ Time Boxing แน่นอนว่า “ที่ใดมีการเปลี่ยนแปลง ที่นั่นย่อมต้องมีการต่อต้าน” พบว่า หนึ่งในการต่อต้านก็คือ “การต่อต้านภายในจิตใจของคุณ” ดังนั้น คุณควรจะยอมรับการเปลี่ยนแปลงและเปิดใจพร้อมที่จะนำเทคนิคการทำ Time Boxing มาปรับใช้ในการบริหารงานตามเวลาที่มีอยู่ให้ประสบความสำเร็จ
• ให้รางวัลกับความสำเร็จ : การทำงานให้สำเร็จตามตารางเวลาที่กำหนดขึ้นใน Time Boxing จะเป็นการใช้เหตุผลสำคัญที่คุณสามารถให้รางวัลกับตนเองได้ ซึ่งคุณจะต้องมอบของขวัญสุดเจ๋ง หรือของขวัญที่คุณเห็นแล้วร้อง “ว้าว” และโอกาสหนึ่งที่คุณจะมอบของขวัญที่เป็นของรางวัลให้กับตนเองก็คือ การที่คุณสามารถบริหารงานได้สำเร็จตาม Time Boxing ที่คุณกำหนดไว้

ดังนั้น เพื่อให้งานที่คุณจัดลำดับไว้ใน Time Boxing ประสบความสำเร็จ เทคนิคง่ายๆ ก็คือ การเอาจริงเอาจัง การทำงานอย่างมีสมาธิ ต้องทำงานไปทีละงาน ประเมินตนเองในทุกๆ วัน งานบางอย่างจะต้องอาศัยทีมงานช่วยเหลือคุณ คุณต้องอดทนและพยายามทำงานนั้นให้สำเร็จ และอย่าลืมให้รางวัลกับตนเองเมื่อทำงานนั้นสำเร็จด้วย

เพียงเท่านี้คุณจะสามารถบริหารงานด้วยเวลาที่ทุกๆ คนมีเหมือนกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Time Boxing เทคนิคการบริหารจัดการเวลากับการดึงศักยภาพของตนเอง

Time Boxing จึงเป็นเทคนิคง่ายๆ ที่ทำให้คุณบริหารเวลาทำงานแต่ละงานได้สำเร็จตามเป้าหมายที่คุณกำหนดไว้ และพื้นฐานสำคัญที่ทำให้คุณสามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพก็คือ การคิดแบบ Growth Mindset ซึ่งผู้ที่มี Growth Mindset จะเป็นคนที่ตั้งใจและมุ่งมั่นในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ

Time Boxing ถือเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่สามารถใช้เพื่อทำให้บุคคลที่มี Growth Mindset สามารถพัฒนางานและพัฒนาตนเองได้สำเร็จ เนื่องจากคนที่มีกรอบแนวคิดแบบเติบโต จะพยายามหาวิธีการและเครื่องมือเพื่อช่วยบริหารทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัวของตนเองได้สำเร็จ

และ Time Boxing ยังเป็นอีกเครื่องมือที่ช่วยดึงศักยภาพภายในของคุณออกมาด้วยเช่นกัน ซึ่งผู้เขียนมีความเชื่อเสมอว่า คนทุกคนมีศักยภาพ เพียงแต่พวกเขาจะสามารถใช้ศักยภาพของตนเองได้อย่างเต็มที่หรือไม่ ศักยภาพเป็นพลังงานภายในที่แฝงอยู่ในตัวบุคคล ที่จะต้องดึงออกมาใช้กัน

ดังนั้น เทคนิค Time Boxing เป็นเสมือนแนวทางให้บุคคลสามารถบริหารจัดการเวลา โดยเฉพาะในงานประจำที่รับผิดชอบให้สำเร็จ เพราะถ้าคุณสามารถทำงานประจำได้สำเร็จ คุณจะมีเวลาในการพัฒนาตนเองด้วยการดึงศักยภาพภายในของตนเองออกมาคิด และปรับปรุงพัฒนางานใหม่ๆ

แน่นอนว่า งานใหม่ๆ ที่จะเกิดขึ้นต้องอาศัยพลังการคิดและการปฏิบัติจริง พบว่า หลายๆ คนที่ไม่สามารถคิดและทำอะไรใหม่ๆ ในการปรับปรุงและพัฒนางานของตนเองเนื่องจาก “การไม่มีเวลา”

อาจจะเป็นข้ออ้างที่ทำให้คุณดูดี หรืออาจจะเป็นเหตุผลจริงๆ ที่คุณไม่สามารถทำงานประจำที่รับผิดชอบได้สำเร็จ สาเหตุหนึ่งก็คือ คุณไม่ได้วางแผนจัดงานที่ต้องทำและโดยเฉพาะการกำหนดเวลาของแต่ละงานให้สำเร็จ งานแต่ละงานจะต้องเริ่มต้นและสิ้นสุดเวลาใด นั่นคือการใช้เวลาแต่ละงานประมาณกี่นาที และกี่ชั่วโมง

เวลาที่คุณใช้แต่ละงานสามารถคำนวณออกมาเป็นเปอร์เซ็นต์ได้ ด้วยการวางแผนงานแต่ละงานว่าใช้เวลาเท่าไร และคิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของเวลาที่คุณมีในแต่ละวัน และเปรียบเทียบความสำเร็จของการใช้เวลาของคุณว่ามีประสิทธิภาพหรือไม่ ตัวอย่างเช่น

จากตารางข้างต้น จะเห็นได้ว่าเวลาที่ใช้จริงไม่เป็นไปตามแผนที่กำหนด โดยใช้เวลาเร็วกว่าแผนที่กำหนดประมาณ 6% นั่นหมายถึง คุณจะมีเวลาที่เหลืออยู่จากแผนเดิมที่เคยกำหนดไว้ในการทำกิจกรรมอื่นๆ ที่คุณอยากทำได้ เช่น คุยโทรศัพท์กับเพื่อน เล่มเกม ฟังเพลง เป็นต้น แล้วค่อยเริ่มทำภารกิจอื่นๆ ในลำดับงานที่วางแผนไว้

พบว่า ผลการวิเคราะห์การใช้เวลาในแต่ละงาน จะทำให้คุณสามารถวางแผนเพื่อปรับเวลาในการทำงานแต่ละประเภทให้เหมาะสม ทำให้คุณตระหนักรู้ว่าตนเองใช้เวลาไปกับงานประเภทใดมากที่สุด

ดังนั้น การดึงศักยภาพของคุณออกมาใช้ได้นั้น นอกจากคุณจะต้องมีโอกาสหรือเวทีในการแสดงศักยภาพของตนเองแล้ว คุณจะต้องมีเวลาในการใช้โอกาสหรือเวทีนั้นด้วยเช่นกัน เพราะถ้าคุณมีโอกาสในการแสดงศักยภาพแต่คุณไม่มีเวลาที่จะใช้โอกาสนั้น คุณย่อมไม่สามารถใช้โอกาสนั้นได้อย่างเต็มที่ ผลสุดท้าย คุณจะพลาดโอกาสอันดีในการดึงศักยภาพของตนเองออกมา

ถ้าพร้อมกันแล้ว คุณควรจะเริ่มบริหารงาน บริหารเวลา เพื่อเตรียมความพร้อมสู่โอกาสที่จะเป็นเวทีให้คุณแสดงศักยภาพของตนเองออกมากัน