ขับเคลื่อนผลงานด้วยศิลปะการให้ข้อมูลป้อนกลับอย่างสร้างสรรค์

การ Feedback หรือการให้ข้อมูลป้อนกลับ ถือเป็นหนึ่งในเทคนิคการพูดคุยกันถึงผลงานที่เกิดขึ้นของพนักงานในอดีตในช่วงที่ผ่านมา ไม่ว่าจะเป็นผลงานเชิงตัวเลขที่ถูกวัดผลงานด้วยแนวคิด MBO, BSC, KPIs หรือ OKRs และผลงานที่ถูกวัดโดยพฤติกรรม หรือ Competency ก็ตาม เป็นผลงานที่เกิดขึ้นจริงของพนักงาน เพื่อสะท้อนให้พนักงานเห็นว่าผลงานของตนเองเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดขึ้นไว้หรือไม่

ดังนั้น ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับ จึงต้องเก็บข้อมูลผลงานที่เกิดขึ้นจริงในช่วงที่ผ่านมาของพนักงาน ในขณะที่ผู้รับฟังการ Feedback จะต้องเปิดใจและพร้อมที่จะรับฟังการ Feedback ถึงผลงานของตนเองที่ทำได้จริง เมื่อเปรียบเทียบกับผลงานที่คาดหวังไว้

การ Feedback ผลงานของพนักงานจึงมีความสำคัญ ทั้งนี้ เป้าหมายของการ Feedback เพื่อ

• ปรับปรุงผลงานที่ผ่านมา : การ Feedback จะทำให้ผู้รับการ Feedback รู้ตัวว่าผลงานอะไรที่ดีแล้ว และผลงานเรื่องใดที่ยังไม่ดี ต้องปรับปรุงให้ดีขึ้น หากเป็นผลงานที่สำคัญและจำเป็นจะต้องใช้เป็นปัจจัยวัดความสำเร็จของผลงานในปีถัดไป ผู้รับการ Feedback ควรจะรับรู้ตนเองว่ามีเรื่องใดที่ต้องปรับปรุงให้ดีขึ้นในปีถัดไปบ้าง
• ไม่เหนื่อยใจและเหนื่อยกาย : มีหัวหน้างานหลายคนมานั่งบ่นว่า “ทำไมลูกน้องทำงานไม่ได้ดั่งใจ” หรือ “ทำงานผิดอีกแล้ว ต้องเสียเวลาแก้ไขงานทุกทีเลย” เป็นเพียงคำพูดส่วนหนึ่งเท่านั้น ขอให้คุณมองตนเองก่อนว่าคุณได้บอกความในใจของคุณให้กับลูกน้อง หรือบุคคลที่คุณอยากให้เขามีผลงานที่ดีขึ้นหรือไม่ ปัญหาก็คือ คุณไม่เคย Feedback ผลงานเหล่านั้นเลย สุดท้าย คุณจะเหนื่อยใจที่ต้องพร่ำบ่นทุกๆ วัน และเหนื่อยกายที่ต้องตรวจสอบงานและคอยแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นจากการทำงานที่ผิดพลาด
• เป็นโอกาสสร้างสัมพันธภาพที่ดีต่อกัน : หัวหน้างานควรหาโอกาสสร้างความรู้สึกที่ดี และสัมพันธภาพที่ดีต่อกันไว้ หนึ่งในวิธีการที่สร้างความสัมพันธ์ที่ดีก็คือ การพูดคุยกันและการให้ข้อมูลป้อนกลับซึ่งกันและกัน คุณมีอะไรที่ชอบและไม่ชอบก็ควรจะบอกให้อีกฝ่ายรับรู้ตรงๆ ในขณะเดียวกันคุณจะต้องเปิดใจตนเองในการรับ Feedback จากพนักงานด้วยเช่นกัน
• เชื่อมโยงเป้าหมายของตนเอง หน่วยงานและองค์กร : คุณในฐานะหัวหน้างาน สามารถใช้เวทีในการ Feedback ผลงานของลูกน้องในการย้ำเตือนถึงเป้าหมาย หรือปัจจัยวัดผลความสำเร็จของงานที่ลูกน้องรับผิดชอบ และทำให้ลูกน้องเห็นถึงการเชื่อมโยงเป้าหมายของพวกเขากับเป้าหมายของหน่วยงานและเป้าหมายขององค์กร เพราะจะทำให้ลูกน้องรับรู้ว่าตนเองมีความสำคัญ เนื่องจากถ้าเขาทำเป้าหมายของตนเองได้สำเร็จ เป้าหมายนั้นจะมีผลต่อความสำเร็จของหน่วยงานและขององค์กรด้วยเช่นกัน
• นำศักยภาพมาต่อยอดผลงาน : การ Feedback ไม่เพียงแต่จะทำให้คุณปรับปรุงการทำงานที่ยังไม่ดีให้ดีขึ้นเท่านั้น การ Feedback ยังช่วยให้คุณนำจุดแข็งมาต่อยอดเพื่อสร้างสรรค์ผลงานให้ดียิ่งขึ้นไปอีก การ Feedback จึงเป็นการพูดคุยเพื่อกระตุ้นให้ผู้รับการ Feedback มองเห็นศักยภาพของตนเอง เป็นการปลดล็อกศักยภาพที่มีอยู่ภายในตนเองในการทำสิ่งใหม่ๆ ที่ยังไม่เคยทำมาก่อน
• สร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี : การ Feedback ที่มีคุณภาพ จะทำให้เกิดบรรยากาศการทำงานที่ดี ทำให้เกิดการ Connect กันจากความรู้สึกที่ดีต่อกัน เนื่องจากคนในทีมมีการปรับปรุงและพัฒนาตนเองให้ดีขึ้นจากการเปิดใจในการให้และรับฟังการ Feedback ซึ่งเป็นการปรับตัวในการใช้ชีวิตการทำงานร่วมกัน มีความเอื้ออาทรต่อกัน ช่วยเหลือและให้ความร่วมมือกันมากขึ้น
• นำไปสู่ความผูกพันในการทำงาน : การ Feedback จะเป็นหนึ่งในวิธีการที่ทำให้คุณเกิดความรู้สึกดีต่อการทำงาน มองว่าองค์กรเป็นเสมือนบ้านหลังที่สองที่เวลาเข้ามาทำงานในบ้านหลังนี้จะเกิดความสบายใจ ความรู้สึกอยากมาทำงาน ไม่รู้สึกทรมานเมื่อต้องมาทำงานในองค์กร นั่นคือความผูกพันในการทำงาน หรือเกิด Employee Engagement เป็นความรู้สึกรักและอยากจะทำสิ่งดีๆ ให้กับองค์กรที่เป็นบ้านอีกหลังของพวกเขา

สรุปว่า การ Feedback ที่มีประสิทธิภาพ จะทำให้เกิดประโยชน์มากมายที่หลายคนอาจคิดไม่ถึง การหลีกเลี่ยงที่จะ Feedback กันจึงไม่เกิดประโยชน์ ผู้บังคับบัญชาจึงต้องก้าวข้ามผ่านความกลัวและการอ้างถึงเหตุผลต่างๆ นานา ที่จะทำให้คุณไม่เปิดใจในการรับและให้ข้อมูลป้อนกลับแก่ผู้อื่น

พบว่า ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับหลายคนเน้นแต่เพียงจะให้ข้อมูลอย่างเดียวเท่านั้น โดยไม่ตระหนักถึงศิลปะการพูดคุยให้เกิดความรู้สึกที่ดี เกิดบรรยากาศการพูดคุยกันที่นำไปสู่ความสบายใจ ไม่รู้สึกกดดันและเกิดความเครียดในช่วงที่มีการให้ข้อมูลป้อนกลับกัน

Q : ศิลปะการให้ข้อมูลป้อนกลับคืออะไร และจะต้องทำอย่างไร

A : ศิลปะ คือ เทคนิคที่ใช้ในการให้ข้อมูลป้อนกลับเพื่อให้คนที่รับฟังข้อมูลป้อนกลับอยากพูดคุยต่อ เปิดใจ และไม่ปิดกั้นความคิดของตนเอง พร้อมที่จะรับฟังและปรับปรุงผลงานของตนเอง

แนวทางการใช้ศิลปะก็คือ การใช้สุนทรียสนทนา หรือภาษาสื่อรักในช่วงการให้ข้อมูลป้อนกลับ

สุนทรียสนทนา หรือ Dialogue เป็นศิลปะที่ช่วยให้การให้ข้อมูลป้อนกลับเป็นไปอย่างราบรื่น ทั้งนี้ การจัดสภาพแวดล้อมมีส่วนช่วยให้การใช้สุนทรียสนทนาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับจะต้องเลือกสภาพแวดล้อมที่เอื้ออำนวยให้การ Feedback มีคุณภาพ สภาพแวดล้อมที่ส่งผลให้การให้ข้อมูลป้อนกลับเป็นไปอย่างราบรื่น ประกอบด้วย

สถานที่ที่จะใช้ในการ Feedback : การเลือกสถานที่มีส่วนช่วยให้เกิดบรรยากาศที่ดีในการ Feedback จะต้องเป็นสถานที่ที่ไม่มีเสียงรบกวน ไม่ว่าจะเป็นเสียงโทรศัพท์ หรือเสียงดังจากการประชุม การจัดอบรม และหลีกเลี่ยงห้องทำงาน เพราะการใช้ห้องทำงานอาจมีการรบกวนจากลูกค้าหรือจากผู้บังคับบัญชา สถานที่ที่เลือกจะต้องเป็นสถานที่ส่วนตัวที่เก็บเสียง อาจจะเป็นห้องประชุมเล็กๆ หรือโต๊ะนั่งเล่นที่สนามหญ้าภายนอก ที่ปราศจากเสียงรบกวนต่างๆ

การจัดที่นั่ง : ที่นั่งที่จะช่วยให้เกิดความรู้สึกที่ดีต่อกันในการ Feedback ไม่ควรนั่งแบบโจทย์และจำเลย นั่นคือ การนั่งเผชิญหน้ากันโดยมีโต๊ะวางไว้ตรงกลาง เพราะการนั่งที่มีโต๊ะวางไว้ตรงกลางจะทำให้เกิดความรู้สึกเหมือนกับว่าผู้รับการ Feedback เป็นจำเลย โดยถูกพิพากษาจากผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับ ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับสามารถเลื่อนเก้าอี้มานั่งข้างๆ ผู้รับฟังข้อมูลป้อนกลับ โดยทำมุมแบบ 90 องศา ดังภาพแสดงต่อไปนี้

การจัดที่นั่งทำมุมแบบ 90 องศา จะทำให้ผู้ให้และผู้รับฟังข้อมูลป้อนกลับเกิดความรู้สึกสบายๆ รู้สึกเป็นกันเอง และอยากเปิดใจในการพูดคุยกัน เนื่องจากผู้รับฟังข้อมูลป้อนกลับจะรู้สึกว่าผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับเป็น Buddy ที่คอยอยู่เคียงข้าง คอยสนับสนุนและคอยช่วยเหลือให้ตนเองมีการปรับปรุงและพัฒนาผลงานให้ดีขึ้น

ดังนั้น การจัดสภาพแวดล้อมที่ดี ไม่ว่าจะเป็นการจัดสถานที่และที่นั่งในการ Feedback ที่เหมาะสม จะช่วยให้การทำ Dialogue มีประสิทธิภาพด้วยเช่นกัน ซึ่งการทำ Dialogue หรือสุนทรียสนทนาให้มีคุณภาพ ต้องคำนึงถึง

ศิลปะการใช้ภาษาพูด

ขอให้คุณพิจารณาตนเองว่า ชอบใช้คำพูดแบบนี้หรือไม่ โดยขอให้คุณเปิดใจประเมินตนเอง ดังนี้

• พูดแบบไม่แคร์ความรู้สึกของผู้รับการ Feedback : เช่น “ทำงานแบบนี้แย่มากๆ ผมไม่เคยเห็นใครทำงานแย่เท่านี้มาก่อน” หรือ “ส่งงานมาประสาอะไร ไม่ได้เรื่องเลย เอางานนี้ไปทำมาใหม่ อย่าส่งงานมาแบบชุ่ยๆ เหมือนงานที่ส่งมานี้อีก” เป็นต้น
• พูดเหน็บแนมการทำงานของผู้รับการ Feedback : เช่น “งานที่คุณส่งมาให้ ถือว่าคุณทำงานได้รวดเร็วมาก... คุณทำเองคนเดียวจริงหรือเปล่า” หรือ “ที่คุณทำงานผิดพลาดอยู่บ่อยๆ ถามจริงๆ เถอะ... คุณเข้าใจคำสั่งของผมไหมเนี่ย” เป็นต้น
• พูดเอาดีเข้าตัว : เช่น “ผมก็คอยสอนงานคุณตลอดนะ แต่ทำไมคุณจึงส่งงานไม่ตรงกับที่ผมคาดหวังไว้เลย” หรือ “คุณควรดูตัวอย่างงานของผมนะ ดูสิ เนี้ยบตลอดเลย ผมไม่เคยโดนหัวหน้าต่อว่าเลย” เป็นต้น
• พูดเปรียบเทียบผลงานกับคนอื่น : เช่น “คุณควรจะเอาตัวอย่างจากคุณน้อย เพื่อนร่วมงานของคุณนะ เขาไม่เคยทำให้ผมผิดหวังเลย” หรือ “คุณควรทำงานได้ไวเหมือนคุณติ่งนะ เสียดายที่คุณติ่งลาออกไปเพราะต้องไปเรียนต่อ ไม่งั้นผมให้เขาทำงานนี้แล้ว น่าจะทำงานนี้ได้ไวกว่าคุณ” เป็นต้น
• พูดพาดพิงถึงบุคคลที่สาม : เช่น “แผนงานที่คุณส่งมา ผมว่ายังไม่โดนใจเท่าไรนะ ผมอยากให้คุณดูตัวอย่างแผนงานของคุณต๊ะ เขาส่งแผนงานให้ผมได้ดีมาก” หรือ “ที่คุณส่งงานมาถูกต้องผมขอชื่นชมนะ แต่ผมไม่รู้ว่าที่คุณส่งงานมาถูกต้องเป็นเพราะคุณณเดชน์คอยช่วยสอนงานให้กับคุณหรือเปล่า” เป็นต้น
• พูดขยี้ปมในใจของผู้รับการ Feedback : เช่น “ช่วงนี้คุณไม่ค่อยมีสมาธิทำงานนะ ผมรู้มาว่าคุณมีปัญหาเรื่องแฟนใช่ไหม แฟนทิ้งคุณไปใช่ไหมเลยทำให้คุณส่งงานผิดพลาดบ่อยๆ” หรือ “ที่คุณไม่ค่อยยิ้มแย้มแจ่มใส เป็นเพราะคุณกังวลใจเรื่องลูกของคุณใช่ไหม ลูกของคุณก็มีปัญหาทะเลาะกับเพื่อนทุกปีเลยนะ” เป็นต้น
• พูดให้ความหวังกับผู้รับการ Feedback มากเกินไป : เช่น “ผลงานของคุณทำได้ดีมากนะ ถ้าคุณทำงานดีแบบนี้ผมเชื่อว่าคุณจะได้รับการเลื่อนตำแหน่งในปีหน้าแน่นอน” หรือ “คุณมีความสามารถที่โดดเด่นกว่าคนอื่นนะ ผมคิดว่าคุณจะได้รับการปรับเงินเดือนและโบนัสมากกว่าคนอื่นด้วย” เป็นต้น

จากลักษณะของการใช้คำพูดที่ผู้เขียนหยิบยกขึ้นมาในช่วงระหว่างการ Feedback คุณมีการใช้คำพูดตรงกับที่นำเสนอไว้หรือไม่ หรือคุณลองคิดในทางกลับกันว่า ถ้ามีใครก็ตามให้ข้อมูลป้อนกลับผลงานของคุณแบบนี้ คุณจะรู้สึกอย่างไร

แน่นอนว่า คุณจะรู้สึกไม่ชอบ ไม่พอใจ และรู้สึกว่าไม่อยากจะรับฟังข้อมูลป้อนกลับจากผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับ รวมถึงคุณจะมีความคิดที่ต่อต้านและไม่อยากจะปรับปรุงและพัฒนาผลงานของตนเองให้ดีขึ้น ดังนั้น การใช้ภาษาพูดจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับต้องตระหนักไว้เสมอว่า คำพูดของคุณนั้นเป็นคำพูดที่ไม่แคร์ความรู้สึกของผู้รับการ Feedback หรือไม่ เป็นคำพูดที่เหน็บแนมการทำงานของผู้รับการ Feedback หรือไม่ เป็นคำพูดที่เอาดีเข้าตัวหรือไม่ เป็นคำพูดที่เปรียบเทียบผลงานกับคนอื่นและพูดพาดพิงถึงบุคคลที่สามหรือไม่ เป็นคำพูดที่ขยี้ปมในใจของผู้รับการ Feedback หรือไม่ และเป็นคำพูดที่ให้ความหวังกับผู้รับการ Feedback มากเกินไปหรือไม่

ศิลปะการใช้ภาษาท่าทาง

การใช้ภาษาท่าทาง หรือ Body Language ถือเป็นหนึ่งในภาษาสื่อรักที่สำคัญและเป็นศิลปะที่ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับจะต้องนำมาใช้ในระหว่างการ Feedback เพื่อทำให้เกิดบรรยากาศของการ Feedback ที่ดี และส่งผลให้การ Feedback ประสบความสำเร็จ

พบว่า รู้ทั้งรู้ว่าการใช้ภาษาท่าทางในช่วงการ Feedback ที่ถูกต้อง จะส่งผลดีต่อการ Feedback แต่พบว่า มีผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับหลายคนมีพฤติกรรมการใช้ภาษาท่าทางที่ไม่เหมาะสม ดังนี้

• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับไม่สบตาหรือหลบสายตาในระหว่างการ Feedback 
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับไม่มีรอยยิ้ม และแสดงสีหน้าบึ้งตึงตลอดเวลาในการให้ข้อมูลป้อนกลับ
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับทำกิจกรรมอื่นไปด้วยในขณะกำลังให้ข้อมูลป้อนกลับ เช่น นั่งเล่น Line หรือรับโทรศัพท์ เป็นต้น 
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับมองนาฬิกาเป็นระยะ ในช่วงที่กำลังให้ข้อมูลป้อนกลับ
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับนั่งหาวตลอดเวลา ในระหว่างให้ข้อมูลป้อนกลับ
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับเอามือกอดอกแสดงอำนาจ และวางฟอร์มในการให้ข้อมูลป้อนกลับ
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับนั่งเท้าคางแสดงความเบื่อหน่าย ในการให้ข้อมูลป้อนกลับ
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับส่ายหน้าตลอด เมื่อผู้รับฟังข้อมูลป้อนกลับมีคำถามเกี่ยวกับผลประเมิน
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับทำสายตาดุ เมื่อผู้รับฟังข้อมูลป้อนกลับสอบถามประเด็นที่สงสัย
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับเดินเข้าๆ ออกๆ จากห้องประชุมอยู่ตลอดเวลา 
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับชี้หน้า หรือโยนเอกสารใส่ผู้รับฟังข้อมูลป้อนกลับ
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับเบะปากแสดงท่าทางเยาะเย้ยผู้รับฟังข้อมูลป้อนกลับ
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับแสดงท่าทางเร่งรีบ ในการให้ข้อมูลป้อนกลับ

จากการแสดงท่าทางในช่วงการ Feedback ที่นำเสนอมาข้างต้น คุณในฐานะผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับเคยเผลอแสดงท่าทางในการให้ข้อมูลป้อนกลับในข้อใดบ้างหรือไม่ และลองคิดดูว่าหากคุณเป็นผู้ถูกกระทำบ้าง คุณจะรู้สึกอย่างไร

แน่นอนว่า คุณจะรู้สึกไม่ชอบ ไม่พอใจ และไม่ศรัทธาบุคคลที่เป็นผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับเช่นเดียวกัน หากคุณเป็นผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับและแสดงท่าทางเช่นนี้ คนที่รับฟังข้อมูลป้อนกลับจากคุณย่อมจะรู้สึกไม่ชอบการกระทำของคุณด้วยเช่นกัน คุณจะเป็นคนที่ไม่มีเสน่ห์จากท่าทางการแสดงออกของคุณ ดีไม่ดีผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับจะนำท่าทางของคุณไปบอกต่อกับคนอีกหลายๆ คน และโพสต์การกระทำของคุณลงในสื่อโซเชียลมีเดียต่างๆ

ถ้าคุณไม่อยากเป็นผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับที่ไม่มีใครศรัทธา หรือไม่อยากจะรับฟังข้อมูลป้อนกลับจากคุณ ข้อพึงปฏิบัติในการแสดงออกของคุณในช่วงที่ให้ Feedback กับผู้อื่น คือ

• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับจะต้องสบตาในระหว่างการ Feedback : การมองตาจะทำให้คุณจับความรู้สึกของผู้รับการ Feedback ว่าพวกเขากำลังรู้สึกอย่างไรอยู่
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับจะต้องยิ้มแย้มแจ่มใส : รอยยิ้มจะทำให้บรรยากาศการพูดคุยกันผ่อนคลาย ดูสบายๆ และทำให้ผู้รับ Feedback เปิดใจและอยากรับฟังว่าตนเองมีผลงานอะไรที่เป็นจุดแข็งและจุดอ่อน
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับจะต้องหยุดทุกกิจกรรมในช่วงการ Feedback : คุณไม่ควรนำโทรศัพท์มือถือเข้ามาในช่วงที่กำลัง Feedback เพื่อให้ตัวคุณหลีกเลี่ยงการทำกิจกรรอื่นในระหว่าง Feedback ทำให้ผู้รับ Feedback รับรู้ว่าคุณให้ความสำคัญและตั้งใจจริงในการให้ข้อมูลป้อนกลับกับพวกเขา
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับพยักหน้าเป็นระยะ : การพยักหน้าจะทำให้ผู้รับการ Feedback มั่นใจว่าคุณเปิดใจฟังพวกเขาและคุณอนุญาตให้ผู้รับการ Feedback สามารถสอบถามประเด็นต่างๆ จากคุณได้
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับแสดงสีหน้าและแววตาที่เป็นมิตร : เป็นสีหน้าและแววตาที่แสดงความอ่อนโยน ความรักและความเห็นอกเห็นใจ เอาง่ายๆ คือ ให้คุณนึกถึงเรื่องที่มีความสุข สีหน้าและแววตาของคุณจะเป็นอย่างไร นั่นคือสีหน้าและแววตาที่คุณจะต้องนำมาใช้ในระหว่างการ Feedback ด้วยเช่นกัน
• ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับระงับอารมณ์โกรธของตนเองเมื่อไม่พอใจ : เทคนิคง่ายๆ เพื่อป้องกันไม่ให้คุณแสดงท่าทางที่ไม่เหมาะสมออกมาเมื่อคุณรู้สึกโกรธ และไม่พอใจกับคำถามของผู้รับฟังข้อมูลป้อนกลับก็คือ การนับ 1 ถึง 100 นับไปเรื่อยๆ จนกว่าอารมณ์ของคุณจะเย็นลง

การแสดงท่าทางที่เหมาะสมในการ Feedback เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่จะช่วยให้การ Feedback ของคุณประสบความสำเร็จได้ด้วยดี ทำให้คุณเป็นคนที่น่าเคารพศรัทธา และอยากรับฟังข้อมูลป้อนกลับจากคุณ เพราะหลายครั้งที่ผู้รับการ Feedback หลีกเลี่ยงไม่อยากรับฟังการ Feedback ก็เพราะ ไม่ชอบการกระทำและท่าทางที่แสดงออกจากผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับ จากการแสดงท่าทางของผู้ให้ Feedback ส่งผลทำให้ผู้รับการ Feedback รู้สึกว่าตนเองไม่มีคุณค่า ไม่มีตัวตน รวมถึงรู้สึกว่าตนเองเป็นที่รองรับอารมณ์ของผู้ให้ Feedback

ดังนั้น ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับจะต้องแสดงท่าทางที่เหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นการสบตา ยิ้มแย้มแจ่มใส หยุดกิจกรรมต่างๆ ในขณะ Feedback การพยักหน้า การแสดงสีหน้าและแววตาเป็นมิตร รวมถึงการระงับอารมณ์โกรธของตนเอง ท่าทางของคุณจะแสดงออกว่าคุณกำลังให้เกียรติผู้รับการ Feedback คุณใส่ใจและตั้งใจที่จะมอบสิ่งดีๆ ที่เป็นประโยชน์กับผู้รับการ Feedback

สรุปว่า ศิลปะการ Feedback เป็นอีกเทคนิคหนึ่งที่จะทำให้การ Feedback ประสบความสำเร็จด้วยดี การใช้ศิลปะก็คือ การใช้ภาษาสื่อรักหรือสุนทรียสนทนาด้วยการใช้ภาษาพูดและภาษาท่าทางที่เหมาะสมในระหว่างการ Feedback

การจัดสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นการเลือกสถานที่ในการ Feedback และการจัดที่นั่งในการ Feedback จะช่วยเอื้ออำนวยและสนับสนุนให้เกิดการใช้ภาษาสื่อรัก เพราะจะทำให้ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับไม่หงุดหงิดกับเสียงดัง หรือการตามงานจากผู้อื่น รวมถึงทำให้ผู้รับการ Feedback รู้สึกสบายใจและเข้าใจเจตนาจริงๆ ของผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับ

เมื่อผู้ให้และผู้รับการ Feedback เกิดความพร้อมแล้ว ผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับสามารถนำหลักสุนทรียสนทนามาใช้ช่วยให้การให้ข้อมูลไม่ว่าจะเป็นผลลัพธ์ของงาน และความสามารถทั้งด้านดีและด้านที่ต้องปรับปรุงของผู้รับการ Feedback เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน ไม่มีการต่อต้านและปิดกั้นการรับรู้จากผู้รับการ Feedback

การใช้ภาษาพูดที่เหมาะสมในการ Feedback จะต้องเป็นคำพูดที่แคร์ความรู้สึกของผู้รับการ Feedback เป็นคำพูดที่ไม่เหน็บแนมการทำงานของผู้รับการ Feedback เป็นคำพูดที่ไม่เอาดีเข้าตัว เป็นคำพูดที่ไม่เปรียบเทียบผลงานกับคนอื่น และไม่พูดพาดพิงถึงบุคคลที่สาม เป็นคำพูดที่ไม่มีการขยี้ปมในใจของผู้รับการ Feedback และเป็นคำพูดที่ไม่ได้ให้ความหวังกับผู้รับการ Feedback มากเกินไป รวมถึงการใช้ภาษาท่าทางประกอบไม่ว่าจะเป็นการสบตา การ ยิ้มแย้มแจ่มใส การหยุดกิจกรรมต่างๆ การพยักหน้า การแสดงสีหน้าและแววตาเป็นมิตร รวมถึงการระงับอารมณ์โกรธของตนเอง ทั้งภาษาพูดและภาษาท่าทางที่แสดงออก จะทำให้คุณในฐานะผู้ให้ข้อมูลป้อนกลับเป็นคนที่มีเครดิต น่าพูดคุยด้วย มีเสน่ห์ และที่สำคัญผู้รับการ Feedback จะเปิดใจและยอมรับฟังข้อมูลป้อนกลับจากคุณทั้งด้านบวกและด้านที่ต้องปรับปรุง

ดังนั้น การ Feedback ผลงานจึงไม่ใช่เรื่องยาก เพียงแต่ขอให้ผู้บังคับบัญชารู้ เข้าใจ และนำแนวคิดของศิลปะมาใช้ควบคู่ไปกับการแจ้งผลงานของพนักงาน