กลไกการดูแลพนักงานใหม่ ด้วยการทำ Onboarding Program

Onboarding Program หมายถึง โปรแกรมการดูแล ต้อนรับ (Welcome) และเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ (New Hires) หรือบุคลากรที่เพิ่งได้รับตำแหน่งงานใหม่ (Transition) เพื่อช่วยให้พวกเขาสามารถทำงานให้เป็นไปตามความคาดหวัง และเป้าหมายที่ผู้บังคับบัญชาคาดหวังไว้

Onboarding Program เป็นรูปแบบของการขัดเกลาทางสังคมในองค์กร (Organizational Socialization) ที่ทำให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร (Corporate Culture) สภาพแวดล้อมในการทำงาน หัวหน้า เพื่อนร่วมงาน และทีมงานที่ต้องทำงานร่วมด้วย

พบว่า Onboarding Program เป็นส่วนหนึ่งของระบบการพัฒนาบุคลากร (Human Development) ดังภาพแสดงต่อไปนี้

จากภาพแสดงข้างต้น พบว่า การทำ Onboarding Program จะเน้นไปที่องค์ประกอบที่ 1 ของระบบ HRD (Human Recourse Development) ที่เน้นการพัฒนารายบุคคล เป็นโปรแกรมการดูแลพนักงานแต่ละคนอย่างใกล้ชิดภายในระยะเวลา 1 ปี (ระยะสั้น)

การทำ Onboarding Program ในองค์กร แบ่งเป็น 2 รูปแบบ ได้แก่ 

ผู้เขียนเสนอให้องค์กรต่างๆ จัดทำ Onboarding Program ในรูปแบบเป็นทางการที่ต้องใช้เวลา มีการวางระบบ ขั้นตอน กิจกรรม การจัดเตรียมและจัดทำเอกสาร คู่มือ ไว้อย่างชัดเจน โดยมีเป้าหมายเพื่อให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร รวมถึงเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานเพื่อให้ได้เป้าหมายตามที่ผู้บังคับบัญชากำหนดขึ้น และนำไปสู่ความผูกพันในการทำงานกับองค์กรต่อไปในระยะยาว

การทำ Onboarding Program แบบเป็นทางการ จะส่งผลไม่เพียงแค่ตัวพนักงานเองเท่านั้น แต่ยังส่งผลไปที่ประโยชน์ที่เกิดขึ้นกับผู้บังคับบัญชา ต่อนัก HR และต่อองค์กร ดังนี้

ประโยชน์ของการทำ Onboarding Program สำหรับพนักงาน

• ทำให้พนักงานใหม่ปรับตัวให้เข้ากับองค์กร สภาพแวดล้อม และบรรยากาศในการทำงานได้เร็ว เกิดความคุ้นชินกับวัฒนธรรมองค์กรที่พวกเขายังไม่เคยทำงานมาก่อน หรือวัฒนธรรมการทำงานที่แตกต่างไปจากความรับผิดชอบเดิมที่พวกเขาเคยเจอ
• ทำให้พนักงานใหม่รู้และเข้าใจลักษณะธุรกิจขององค์กร ผังโครงสร้างองค์กร ระเบียบข้อบังคับการทำงาน สวัสดิการที่ควรได้รับ ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งงานที่ได้รับมอบหมาย ปัจจัยวัดผลการปฏิบัติงานและความสามารถที่ผู้บังคับบัญชาคาดหวัง  
• ทำให้พนักงานใหม่เกิดความรู้สึกประทับใจ อบอุ่นใจจากการต้อนรับที่ดีขององค์กร และเมื่อพวกเขาเกิดความรู้สึกที่ดีแล้ว จะส่งผลให้คนกลุ่มนี้เป็นกระบอกเสียงในการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กรต่อไป
• ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าตนเองไม่อยู่อย่างโดดเดี่ยว มีคนคอยดูแล เวลามีปัญหามีคนคอยพูดคุยด้วย มีทีมคอยสนับสนุนและให้ความช่วยเหลือ เกิดความรู้สึกว่าตนเองมีตัวตนและมีคุณค่า (Value) ที่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมงานและขององค์กร
• ทำให้พนักงานใหม่เรียนรู้และพัฒนาตนเองได้ไวและรวดเร็ว ผ่านกิจกรรมและช่องทางการพัฒนาที่กำหนดขึ้นใน Onboarding Program ส่งผลให้พวกเขาพัฒนาความสามารถและสร้างผลงานได้ตรงตามที่ผู้บังคับบัญชาคาดหวัง

ประโยชน์ของการทำ Onboarding Program สำหรับผู้บังคับบัญชา

• เป็นช่องทางที่สร้างโอกาสให้หัวหน้าได้พูดคุยกับพนักงานใหม่ เกี่ยวกับความรู้ ทักษะ ลักษณะนิสัย และผลงานที่คาดหวังจากพวกเขา (Clear Expectation) รวมถึงเป็นโอกาสที่หัวหน้าได้ให้ข้อมูลป้อนกลับถึงผลงาน (Performance Feedback) ที่ทำได้จริงของพนักงานใหม่ 
• ทำให้หัวหน้ามีเวลาในการวางแผนการทำงาน ปรับปรุงวิธีการและขั้นตอนการทำงานให้ดี มีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากว่าพนักงานใหม่ทำงานได้ถูกต้อง ไม่มีข้อผิดพลาด หรือมีข้อผิดพลาดที่น้อยมาก ส่งผลให้หัวหน้ามีเวลาในการคิด วางแผน และพัฒนางาน
• สร้างสัมพันธภาพและความรู้สึกที่ดีต่อกันระหว่างหัวหน้าและพนักงานใหม่ ทำให้พวกเขากล้าที่จะเข้ามาขอคำแนะนำ และกล้าพูดคุยในเรื่องต่างๆ ที่ได้พบเจอกับหัวหน้างาน ทำให้หัวหน้างานได้รับรู้เรื่องราวที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงานของหน่วยงาน 
• โปรแกรมการต้อนรับและดูแลพนักงานที่ดี มีประสิทธิภาพ จะช่วยลดอัตราการลาออกของพนักงาน เมื่อพนักงานรู้สึกดี และประทับใจกับการดูแลของผู้บังคับบัญชาและบุคคลรอบข้างแล้ว พวกเขาจะเกิดความผูกพันกับการทำงานในองค์กรในระยะยาว ทำให้หัวหน้าไม่สูญเสียกำลังคน โดยเฉพาะคนเก่งและคนดี (Talent)
• สร้างภาพลักษณ์ที่ดีของหัวหน้า จากการบอกต่อของพนักงานใหม่กับเพื่อนๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร พวกเขาจะพูด (Say) ถึงหัวหน้างานในเชิงบวก เชิงสร้างสรรค์ ทำให้คนอื่นๆ รู้สึกดีและอยากทำงานร่วมกับหัวหน้างานด้วยเช่นกัน

ประโยชน์ของการทำ Onboarding Program สำหรับ HR 

• นัก HR มีเครื่องมือในการสร้างความผูกพันของพนักงาน (Employee Engagement) ซึ่ง Onboarding Program เป็นหนึ่งในแนวทางสำคัญที่ช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกดี ประทับใจ และอยากทำงานอยู่กับองค์กรไปนานๆ จากงานวิจัยพบว่าการทำ Onboarding Program อย่างเป็นระบบ จะช่วยให้พนักงานใหม่ทำงานอยู่กับองค์กรเกินกว่า 1 ปี ถึง 91% และพนักงานทำงานในองค์กรยาวนานกว่า 3 ปี ประมาณ 69%
• การทำ Onboarding Program เป็นวิธีการหนึ่งที่ช่วยทำให้พนักงานใหม่เกิดประสบการณ์ที่ดี (Employee Experience) นำไปสู่การบอกต่อกับบุคคลต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กรในเชิงบวก และส่งผลต่อความรู้สึกผูกพันของพนักงานกับองค์กร (Employee Engagement) ด้วยเช่นกัน 
• การทำ Onboarding Program เป็นวิธีการที่ช่วยกระตุ้นให้ผู้บริหารทั้งในระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง มีส่วนร่วมกับกิจกรรมที่กำหนดไว้ในโปรแกรมฯ เช่น การมีส่วนร่วมในกิจกรรมต้อนรับพนักงานใหม่ การมีส่วนร่วมกับการเป็นพี่เลี้ยงและการทำ On the Job Training ให้กับพนักงานใหม่ เป็นต้น ส่งผลให้ผู้บริหารตระหนักถึงความสำคัญของนัก HR ที่มีบทบาทในการส่งเสริมให้พนักงานใหม่ทำงานได้ตรงตามเป้าหมายที่ผู้บังคับบัญชาคาดหวังไว้
• การทำ Onboarding Program ที่มีคุณภาพ จะเป็นวิธีการที่เพิ่มระดับความพึงพอใจในการทำงานของพนักงาน และผู้บริหารทุกระดับที่มีต่อการทำงานของหน่วยงาน HR ถือว่าเป็นอีกแนวทางที่ช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของหน่วยงาน HR กับบุคลากรภายในองค์กร
• นัก HR สามารถแบ่งปันประสบการณ์ในการทำ Onboarding Program ขององค์กรกับองค์กรอื่นๆ ภายนอกที่ต้องการศึกษา และเรียนรู้แนวทางปฏิบัติของการทำ Onboarding Program ซึ่งนัก HR เป็นอีกกลุ่มที่ช่วยสร้างภาพลักษณ์ขององค์กรจากการทำโปรแกรมเพื่อต้อนรับและดูแลพนักงานใหม่ให้ปรากฏสู่สายตาของบุคคลภายนอก

ประโยชน์ของการทำ Onboarding Program สำหรับองค์กร

• สร้างความมั่นใจให้กับผู้บริหารระดับสูงว่า พนักงานใหม่จะได้รับการต้อนรับและดูแลจากผู้บังคับบัญชา ทีม HR และบุคคลรอบข้าง รวมถึงมั่นใจว่าพนักงานใหม่จะมีความรู้ความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับองค์กร สามารถปรับตัวกับการทำงานในองค์กร เกิดความคุ้นชินกับบรรยากาศการทำงานในองค์กรและทีมงานที่เกี่ยวข้อง 
• การทำ Onboarding Program ที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยทำให้องค์กรลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในด้านบุคลากร ได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการสรรหาคัดเลือกพนักงานใหม่ ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาบุคลากร ค่าใช้จ่ายจากการเตรียมอุปกรณ์ เอกสาร และเครื่องมือที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงานให้กับพนักงานใหม่ เป็นต้น
• การทำ Onboarding Program เป็นแนวทางการตลาดอีกรูปแบบหนึ่งที่จะช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กรกับบุคคลภายนอก ทำให้มีคนภายนอกรู้จักธุรกิจและการดำเนินงานขององค์กรมากขึ้น รวมถึงบุคคลภายในที่มีความรู้สึกที่ดี ประทับใจกับการต้อนรับและดูแลพนักงานขององค์กร ส่งผลให้พวกเขาเป็นกระบอกเสียงที่คอยพูดถึงและชักชวนคนอื่นๆ ให้รู้จักองค์กรมากขึ้น
• การทำ Onboarding Program เป็นวิธีการที่ช่วยส่งเสริมและสนับสนุนให้พนักงานใหม่ทำงานได้ตามเป้าหมายที่ผู้บังคับบัญชากำหนดขึ้น ซึ่งเป้าหมายการทำงานของพนักงานจะส่งผลต่อไปยังความสำเร็จของการทำงานของหน่วยงาน และผลงานขององค์กร (Corporate Performance) 

การออกแบบ Onboarding Journey จึงเป็นหนึ่งในกลไกที่องค์กรต้องนำมาใช้เพื่อประโยชน์ทั้งตัวพนักงานใหม่ ประโยชน์ต่อผู้บังคับบัญชา ประโยชน์ต่อทีม HR และประโยชน์ต่อองค์กร การออกแบบ Onboarding Journey เป็นการกำหนดเส้นทางการเดินทางของพนักงานใหม่ด้วยการกำหนดกิจกรรมต่างๆ ที่ทำให้พนักงานใหม่ได้รับประสบการณ์ที่ดี (Employee Experience) จากการต้อนรับและดูแลพวกเขาตั้งแต่ก่อนเริ่มเข้าทำงาน วันเริ่มทำงานไปจนถึง 1 ปี

ดังนั้น เป้าหมายการทำ Onboarding Journey ให้กับพนักงานใหม่ในองค์กร มีวัตถุประสงค์ เพื่อ

• วางแผนกำหนดขั้นตอนและกิจกรรมในแต่ละขั้นตอนว่า จะต้องมีกิจกรรมอะไรบ้างให้ชัดเจน เพื่อใช้เป็นกรอบแนวทางการดำเนินงาน และใช้เป็นแนวทางในการชี้แจงทำความเข้าใจกับกลุ่มคนที่เกี่ยวข้องถึงรายละเอียดของแต่ละกิจกรรมที่กำหนดไว้ในแผนงาน
• ทำให้ Stakeholder หรือกลุ่มบุคคลที่เกี่ยวข้อง รับรู้ถึงกิจกรรมที่จะต้องทำและเกี่ยวข้องกับพวกเขา เพื่อเตรียมตัวและเตรียมความพร้อมทั้งเรื่องเวลาและแนวทางการปฏิบัติตนเมื่อต้องทำกิจกรรมในการต้อนรับและดูแลพนักงานใหม่
• ทำให้การติดตามและประเมินผลการดำเนินกิจกรรมในกระบวนการของ Onboarding Journey ได้ง่ายขึ้น เพื่อดูว่าแต่ละกิจกรรมมีความคืบหน้าและประสบความสำเร็จเป็นไปตามแผนงานที่กำหนดขึ้นไว้หรือไม่ และนำผลประเมินมาปรับปรุงกิจกรรมให้เหมาะสมและสามารถดูแลพนักงานใหม่ได้จริง
• ทำให้ผู้บริหารระดับสูงและผู้บริหารของหน่วยงานต่างๆ มั่นใจถึงกระบวนการทำ Onboarding Journey ที่มีการวางระบบไว้ชัดเจน ส่งผลถึงความเชื่อมั่นและความพร้อมที่จะให้ความร่วมมือและสนับสนุนขั้นตอนต่างๆ ที่กำหนดไว้ใน Onboarding Journey
• ทำให้พนักงานใหม่รับรู้ถึงการต้อนรับ และการดูแลขององค์กรจากกิจกรรมต่างๆ ในแต่ละช่วงเวลาที่กำหนดไว้ใน Onboarding Journey ส่งผลให้พวกเขาสามารถเตรียมตัวและเตรียมความพร้อมของตนเองในการร่วมกิจกรรมที่ออกแบบไว้ใน Onboarding Journey 
• สร้างความเป็นรูปธรรมของกระบวนการทำ Onboarding Journey เนื่องจากมีการกำหนดช่วงเวลา (Timeline) ไว้ชัดเจน และในแต่ละช่วงเวลามีการกำหนดกิจกรรม เอกสาร แบบฟอร์ม รวมถึงขั้นตอนปฏิบัติของบุคคลที่เกี่ยวข้องไว้อย่างเป็นระบบ 

การทำ Onboarding Journey จึงมีความสำคัญมาก เพื่อทำให้ Onboarding Program ที่ได้ออกแบบไว้ถูกนำมาใช้ปฏิบัติได้จริงและเกิดความสำเร็จในองค์กร ทั้งนี้ ผู้เขียนขอแบ่งระยะเวลาของการทำ Onboarding Journey เป็น 5 ช่วง ดังนี้

การกำหนดกิจกรรมในแต่ละช่วงของการทำ Onboarding Journey มีเป้าหมายหลัก ดังนี้

สรุปว่า การออกแบบโปรแกรมการต้อนรับดูแลพนักงานใหม่ หรือการทำ Onboarding Journey เป็นหนึ่งในกลยุทธ์การบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่เน้นการทำให้พนักงานใหม่เกิดความรู้สึกดี เกิดความประทับใจ และเกิดความผูกพันในการทำงานกับองค์กร (Employee Engagement) การออกแบบโปรแกรมฯ นี้จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ไม่ได้ทำเพียงแค่ 1-2 วันเท่านั้น พบว่า หลายคนยังมีความเข้าใจผิดที่คิดว่าการทำ Onboarding คือการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ หรือการทำ Orientation ทั้งนี้ การปฐมนิเทศพนักงานใหม่จะเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่ต้องทำในช่วงการทำ Onboarding Program เป็นช่วงที่ 2 ที่ตอบคำถามในเรื่องที่พนักงานใหม่อยากรู้ ซึ่งการต้อนรับดูแลพนักงานใหม่ไม่ใช่เพียงแค่การให้ข้อมูลที่พนักงานใหม่อยากรู้ในช่วงที่ 2 เท่านั้น การออกแบบ Onboarding Program จะใช้ระยะเวลานานกว่า โดยดูแลพนักงานใหม่จนกระทั่งพวกเขาสามารถปรับตัว เรียนรู้ และสนับสนุนการทำงานให้กับองค์กร โดยการออกแบบเป็น Onboarding Journey ที่เป็นเส้นทางการต้อนรับดูแลพนักงานใหม่ตลอดระยะเวลา 1 ปี เพื่อให้พนักงานใหม่เกิดความผูกพันและอยากทำงานอยู่กับองค์กรต่อไปในระยะยาว