มุมมองการควบคุมภายในกับรายการสำคัญทางบัญชี (ตอนที่ 1)

        สวัสดีปีใหม่ 2564 ขออำนวยพรให้เพื่อนนักบัญชีทุกท่าน ประสบแต่ความสุข ความเจริญ ไร้โรคภัยพบพานกับเรื่องดีๆ ตลอดปี 2564  ครับ เริ่มต้นปี 2564 หวังว่าเพื่อนนักบัญชีคงได้พักผ่อนกันเต็มที่ เพราะภารกิจสำคัญตั้งแต่บัดนี้เป็นต้นไป จะเข้าสู่ฤดูการปิดบัญชีประจำปีกันแล้ว งานบัญชีคงยุ่งมากยิ่งขึ้น ต้องวางแผนให้ดี ทำให้เสร็จเร็วๆ เป็นไปตามกรอบของเวลาที่กำหนดของการปิดบัญชี การประชุมผู้ถือหุ้น การยื่นข้อมูลเอกสารต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร ( ถ้าผิดพลาดย่อมมีความผิด... เสียค่าปรับ เบี้ยปรับ เงินเพิ่ม)

        สำหรับบทความในเดือนมกราคม 2564  เราจะมาคุยกันในเรื่องมุมมองการควบคุมภายในกับรายการสำคัญทางบัญชี (เป็นความรู้ที่สำคัญที่นักบัญชีควรให้ความสนใจ)

        สำหรับความหมายของการควบคุมภายในพอจะสรุปได้ว่าการควบคุมภายใน ก็คือกระบวนการที่ถูกออกแบบ(สิ่งที่ควรปฏิบัติ) ให้มีขึ้นอย่างเพียงพอและเหมาะสม ซึ่งจะช่วยลดความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นแก่บริษัท  

        ลักษณะพื้นฐานที่สำคัญของการควบคุมภายใน ประกอบด้วย

1. การจัดโครงสร้างองค์กรอย่างเหมาะสม
2. การกำหนดบทบาท การแบ่งแยกหน้าที่
3. การกำหนด การมอบหมาย อำนาจในการอนุมัติ
4. การกำหนดเอกสารหลักฐานประกอบการทำรายการ
5. การกำหนดวิธีการตรวจสอบ การสอบยัน การกระทบยอด
6. การกำกับติดตามผล

       เมื่อเราทำความเข้าใจเบื้องต้นเรียบร้อยแล้ว เราลองดูว่าการควบคุมภายในกับรายการทางบัญชีที่สำคัญนั้น มีประเด็นที่ใดที่ควรพิจารณาบ้าง

       รายการทางบัญชีที่สำคัญได้แก่

1. รายการบัญชีเงินสด (เงินสดในมือ - เงินสดย่อย)

การควบคุมภายในที่สำคัญ ควรพิจารณาดังนี้

• เงินสด ควรพิจารณาถึงความเหมาะสม ไม่ควรให้ผู้รับผิดชอบถือเงินสดมากเกินความจำเป็น
• ควรกำหนดวงเงินที่แน่นอน (Imprest System) เพื่อให้ง่ายต่อการควบคุม
• ควรกำหนดประเภทรายจ่ายที่อนุญาตให้เบิกจ่ายจากเงินสด (ไม่ควรอนุญาตให้จ่ายเกี่ยวกับการซื้อสินค้า การซื้อสินทรัพย์ถาวร) และควรกำหนดจำนวนเงินที่สามารถเบิกจ่ายจากเงินสดต้องไม่มากเกินไป เช่น รายจ่ายที่กำหนดไม่เกิน 2,000.- บาท เป็นต้น
• ควรกำหนดผู้ขอเบิก ผู้ตรวจสอบ ผู้อำนาจอนุมัติรายจ่ายจากเงินสด 
• ควรกำหนดเอกสารหลักฐานที่เหมาะสม ประกอบการจ่ายเงินสด 
• ควรกำหนดให้ผู้รักษาเงินสด จัดทำรายงานกระทบยอดเงินสด และตรวจนับเงินสดเป็นประจำวัน
• ควรกำหนดระยะเวลาในการเบิกชดเชยเงินสด
• ควรกำหนดให้บัญชี หรือบุคคลอื่น ทำหน้าที่ในสอบทาน ตรวจนับเงินสดร่วมกับผู้รักษาเงินสด โดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า
• บัญชีควรตรวจสอบวงเงินสดเป็นระยะๆ ที่ใช้หมุนเวียน หากปรากฏว่าจำนวนเงินสดที่ถืออยู่มากเกินกว่าจำเป็น ควรนำเสนอผู้บริหารปรับลดวงเงินสด

2. รายการบัญชีเงินฝากธนาคาร

การควบคุมภายในที่สำคัญ ควรพิจารณาดังนี้ 

การเปิดบัญชีเงินฝากธนาคารควรกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน

• บัญชีเงินฝากธนาคารอาจจะกำหนดให้มีบัญชีเพื่อกิจกรรมการรับเงินหลายบัญชี แต่กิจกรรมการจ่ายควรจ่ายจากบัญชีเดียว
• กรณีมีการรับเช็คจากลูกค้าควรมีการจัดทำทะเบียนคุมเช็ครับ และต้องนำฝากตามเวลาที่กำหนด
• กรณีเช็คจ่ายควรมีการจัดทำทะเบียนคุมเช็คจ่าย (รวมถึงทะเบียนคุมเช็คที่ยังไม่ได้นำไปใช้)
• กรณีเช็คจ่ายผู้มีอำนาจต้องลงนามในเช็คล่วงหน้า
• การจ่ายเช็คต้องระบุชื่อผู้รับเงิน และขีดฆ่าผู้ถือเสมอ
• เช็ครับจากลูกค้า / และเล่มเช็คจ่าย ควรจัดเก็บไว้ในที่ปลอดภัย
• ควรตรวจสอบรายการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝากธนาคาร และควรจัดทำงบพิสูจน์เงินฝากธนาคารเป็นประจำวัน

3. รายการบัญชีลูกหนี้การค้า

การควบคุมภายในที่สำคัญ ควรพิจารณาดังนี้

• ควรกำหนดแนวทางในการพิจารณาลูกค้ารายใหม่ (พิจารณาคุณภาพของลูกค้า) เพื่อเชื่อมั่นได้ว่า ขายหรือให้บริการเป็นเงินเชื่อสามารถเก็บเงินได้
• ควรกำหนดแนวทางในการพิจารณาลูกค้าปัจจุบัน (ลูกหนี้การค้า) ว่ามีพฤติกรรมที่ผิดปกติหรือไม่ โดยเฉพาะมีข้อบ่งชี้ว่าอาจจะมีปัญหาในการเก็บเงินไม่ได้
• ควรกำหนดแนวทางในการติดตามลูกหนี้การค้า กรณีลูกหนี้การค้าส่งสัญญาณว่าอาจจะเก็บเงินไม่ได้ หรือเก็บเงินช้าลง ต้องรีบจัดทำรายงานเสนอผู้บริหารทันที
• ควรสอบยันบัญชีลูกหนี้การค้ารายตัวรวมกันกับบัญชีคุมลูกหนี้การค้าอย่างสม่ำเสมอ
• ควรจัดส่งหนังสือยืนยันยอด เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของบัญชีลูกหนี้การค้า
• ควรศึกษาการปฏิบัติในการตัดหนี้สูญตามแนวทางที่กรมสรรพากรกำหนด และจัดทำแนวทางปฏิบัติเพื่อรักษาผลประโยชน์ทางภาษี

4. รายการบัญชีสินค้าคงเหลือ 

การควบคุมภายในที่สำคัญ ควรพิจารณาดังนี้

• ควรมีการกำหนดแผนการตรวจรับสินค้าล่วงหน้า (ตามใบสั่งซื้อ)
• ควรกำหนดวิธีการปฏิบัติในการตรวจรับสินค้าและวิธีการตรวจรับ  เช่น กรณีของขาด / ของเกิน / ของแถม ต้องทำอย่างไร
• ควรกำหนดให้มีผู้ร่วมในการตรวจรับสินค้า กรณีผู้ตรวจรับสินค้ามีผู้ทำหน้าที่เพียงคนเดียวควรมีการกำหนดตรวจสอบซ้ำจากเจ้าหน้าที่ท่านอื่น
• ควรกำหนดแผนภาพแสดงพื้นที่ในการจัดเก็บสินค้า กรณีที่พื้นที่ในการจัดเก็บไม่เพียงพอ ต้องกำหนดแนวทางปฏิบัติว่าจะปฏิบัติในเรื่องดังกล่าวอย่างไร
• สินค้าที่รับ-จ่ายประจำวัน ต้องมีการสรุปกิจกรรมที่เกี่ยวข้องและกำหนดเอกสารหลักฐาน รวมถึงต้องบันทึกบัญชีคุมสินค้า (Stock) ให้เสร็จสิ้นภายในวัน และควรสรุปยอดสินค้าคงเหลือ เพื่อนำไปตรวจนับกับสินค้าว่าตรงกันหรือไม่ หากไม่ตรงต้องรีบหาสาเหตุทันที
• ควรกำหนดแผนการตรวจนับสินค้า  ซึ่งควรมีแผนเป็นประจำวัน ประจำเดือน ประจำไตรมาส และประจำปี
• ทางบัญชีควรมีการตรวจสอบการเคลื่อนไหวสินค้า หากมีสิ่งผิดปกติควรรีบแจ้งผู้บริหารให้รับทราบ เช่น สินค้าบางรายการมีการรับเข้า ไม่มีการจ่าย  (สินค้ามากเกินไป) / หรือสินค้าบางรายการมีแต่การจ่าย ไม่มีการรับเข้า (สินค้าน้อยไม่พอขาย)  / สินค้าค้างนานไม่เคลื่อนไหว  เป็นต้น

       เสียดายพื้นที่ไม่เพียงพอต้องขออนุญาต คุยกันต่อตอนที่ 2 ในฉบับหน้า ... ติดตามกันนะครับ สวัสดี

*******************************