
3 ลักษณะใช้ Microsoft Excel ในงานบัญชี
27 กันยายน 2566
1. การใช้สูตรหรือฟังก์ชั่นในการคำนวณค่า มักนำไปใช้ประโยชน์ในการสร้างตารางคำนวณ เช่น การจัดทำงบประมาณ การประมาณการทางการเงิน ตารางการตัดจำหน่ายดอกเบี้ยที่แท้จริง โดยสูตรที่นักบัญชีใช้กันบ่อย ๆ และควรเรียนรู้ ได้แก่ SUM SUMIFS VLOOKUP IF ซึ่งแต่ละฟังก์ชั่นทำหน้าที่ดังนี้
- SUM เป็นการรวมผลในตารางข้อมูลอย่างไม่มีเงื่อนไขหรือรวมทุกสิ่งทุกอย่าง เช่น รวมยอดขายสินค้าทุกผลิตภัณฑ์ในทุกสาขา
- SUMIFS เป็นการรวมผลอย่างมีเงื่อนไขตั้งแต่ 1 เงื่อนไขขึ้นไป เช่น รวมยอดขายสินค้าเฉพาะคอมพิวเตอร์ที่ขายในสาขารังสิต
- VLOOKUP ใช้สำหรับการค้นรหัสจากตารางข้อมูลที่อ้างอิงแล้วแสดงข้อมูลตามที่ต้องการ เช่น ค้นเลขที่บัญชีจากตารางผังบัญชี แล้วต้องการให้แสดงชื่อบัญชีและยอดคงเหลือ เป็นต้น
- IF ใช้สำหรับการแสดงคำตอบตามทางเลือกที่มี เช่น ในกระดาษทำการนักบัญชีต้องการหากำไรสุทธิในงบกำไรขาดทุนจึงต้องเปรียบเทียบระหว่างผลรวมของด้านเดบิตและผลรวมของด้านเครดิต แล้วนำผลต่างที่ได้ระหว่างผลรวมเดบิตและผลรวมเครดิตไปแสดงในช่องที่น้อยกว่า ลักษณะเช่นนี้จะต้องใช้ฟังก์ชั่น IF ในการหาค่าดังกล่าว ซึ่งการใช้ IF จะพบได้บ่อยมากในการทำงานด้านบัญชี
2. เครื่องมือกรองข้อมูล (Filter) เป็นเครื่องมือที่ถูกใช้เพื่อถาม-ตอบตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น ผู้บริหารถามนักบัญชีว่าเรามียอดขายและต้นทุนขายของสาขารังสิตเท่าไร นักบัญชีสามารถใช้เครื่องมือ Filter ในการกรอกเลือกเงื่อนไขตามที่ต้องการ แล้วหาผลรวมย่อย (Subtotal) เพื่อตอบคำถามผู้บริหารได้ทันที ไม่จำเป็นต้องใช้ฟังก์ชั่น SUMIFS ที่ใช้ในการหาคำตอบที่นานกว่าและซับซ้อนเกินไป
3. เครื่องมือรายงานสรุปผลด้วย Pivot Table เป็นเครื่องมือที่ใช้ทำรายงานสรุปจากตารางข้อมูลที่มีข้อมูลมาก ๆ เช่น รายงานการขายสินค้าตามใบกำกับสินค้าจำนวน 100,000 รายการ แล้วทำการสรุปหรือย่อยข้อมูลดังกล่าวให้เหลือ 1-2 หน้ากระดาษ ทำให้ผู้บริหารมีเวลาในการวิเคราะห์ และตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว เครื่องนี้จึงทรงประสิทธิภาพและเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยทำให้นักบัญชีจัดการสรุปข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
สามารถเรียนรู้เพิ่มเติมด้วยตนเองหรือเข้าหลักสูตรอบรมของธรรมนิติที่น่าสนใจได้ เช่น Excel ภาคปฏิบัติสูตรลัดงานบัญชี (Accounting Workshop in Excel) การใช้ Excel ในงานด้านต่าง ๆ เช่น ต้นทุน บัญชีบริหาร ฯลฯ ซึ่งจะช่วยทำให้ประหยัดเวลาในการเรียนรู้และมีวิทยากรที่มีคุณภาพช่วยชี้แนะในการปฏิบัติงานได้จริง
Top 5 Contents

- Transformative Accounting เปลี่ยนโฉมการทำงานบัญชีด้วยเทคโนโลยียุคดิจิทัล
- พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล กับ “งานบัญชี” ที่ผู้ประกอบการต้องรู้
- สัมภาษณ์พิเศษ คุณทศพล ทังสุบุตร อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้า “Powered by DBD เสริมพลังผู้ประกอบการ ขับเคลื่อนเศรษฐกิจไทย”
- "การสื่อสาร" ปัจจัยขับเคลื่อนให้เกิดวัฒนธรรม Feedback และ Coaching
- ธรรมาภรณ์แปดบทชีวิต
- ลูกกระรอกกับต้นมะละกอ