สรุปความเสี่ยงสำคัญของระบบงานจัดซื้อ

สวัสดีครับเพื่อนนักบัญชี สำหรับบทความที่เราจะมาพูดคุยกันในเดือนนี้จะเป็นเรื่อง สรุปความเสี่ยงสำคัญ ของระบบงานจัดซื้อที่ควรระวัง

ก่อนอื่น เราคงต้องมาทำความเข้าใจกับความหมายของ “ความเสี่ยง”

ความเสี่ยง หมายถึง โอกาสความไม่แน่นอนของเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นและมีผลทางด้านลบ (ความเสียหาย) ส่งกระทบต่อการดำเนินงานที่ไม่ประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์กร

จากความหมายดังกล่าวข้างต้นพอจะสรุปได้ว่า ในการบริหารจัดการงานที่สำคัญคงต้องเสริมแนวคิด การเป็นนักพยากรณ์ (Predict) เหตุการณ์ สถานการณ์ในอนาคต เพื่อเป็นการเสริมสร้างความระมัดมัดระวัง (ผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นในเชิงลบ) ในการจัดการเพื่อลดผลกระทบให้อยู่ในระดับที่องค์กรยอมรับได้

ทั้งนี้ “ระบบงานจัดซื้อ” ถือเป็นระบบงานที่สำคัญ มีช่องทางและเหตุการณ์ที่อาจจะเกิดความเสี่ยง ดังนั้นหากองค์กรไม่กำหนดแนวทางกำกับดูแลที่ดี (ระบบการควบคุมภายในที่ดี) ก็อาจจะพบเจอผลกระทบ ความเสียหายที่รุนแรง เช่น การเกิดทุจริตคอร์รัปชั่น

หลักการพื้นฐานงานจัดซื้อที่ดี

ก่อนที่เราจะมาสรุปความเสี่ยงสำคัญ เรามาพิจารณาทบทวนหลักการพื้นฐานของงานจัดซื้อ ซึ่งมีดังต่อไปนี้

1. ความคุ้มค่า คุณภาพตรงตามความต้องการ ราคาเหมาะสม แผนการจัดการที่เหมาะสม

2. ความโปร่งใส เปรียบเทียบอย่างเป็นธรรม เปิดเผยเอกสารหลักฐานชัดเจน

3. ความมีประสิทธิภาพ-ประสิทธิผล มีการวางแผน การกำหนดบริหารเวลาที่เหมาะสม และมีการประเมินผล

4. ตรวจสอบได้ จัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

สิ่งที่หน่วยงานต้องคำนึงถึง

จากหลักการพื้นฐาน (วัตถุประสงค์) เรามาพิจารณาถึงหลักการจัดซื้อที่ดี หน่วยงานที่รับผิดชอบควรต้องคำนึงถึงเรื่องใดบ้าง 

1. ผู้ขาย/แหล่งที่มาที่น่าเชื่อถือ (Right Vender) 

• การเลือกผู้ขาย/แหล่งที่มาที่มีความน่าเชื่อถือ ที่ถูกต้องเหมาะสม ก็จะเป็นสร้างโอกาสในการทำการค้าขายที่ดี 

2. คุณภาพที่เหมาะสม (Right Quality)

• สินค้าต้องเหมาะสมกับการใช้งาน คุณภาพที่เกินความต้องการก็เป็นการเพิ่มต้นทุน สิ้นเปลือง และในทางกลับกันคุณภาพที่ต่ำ ไม่เหมาะสม ก็อาจจะเป็นปัญหาและการสูญเสียก็จะมีมากขึ้น 

3. จำนวน/ปริมาณสินค้าที่เหมาะสม (Right Quantity)

• จำนวน/ปริมาณที่สั่งซื้อมากเกินความจำเป็น เกินความต้องการ ก็จะเป็นการสูญเสียทำให้ต้นทุนจม สินค้าค้างนาน ล้าสมัย และในทางกลับกัน จำนวน/ปริมาณที่สั่งซื้อน้อยเกินไป ไม่พอต่อความต้องการ ก็อาจจะขาดโอกาสทางการค้า ไม่มีสินค้าเพียงพอจัดส่งให้กับลูกค้าได้ทันตามความต้องการ ลูกค้าอาจจะเปลี่ยนใจ สูญเสียรายได้ ดังนั้นจึงจำเป็นที่ต้องมีการจัดทำแผนบริหารการจัดซื้อที่เหมาะสม 

4. ราคาที่เหมาะสม (Right Price)

• ราคาที่เหมาะสม ราคายุติธรรม จะช่วยสร้างโอกาสในการแข่งขัน การอยู่รอดในการดำเนินธุรกิจ แต่หากราคาที่ได้ไม่เหมาะสม ราคาที่สูงเกินไปก็จะเป็นการแบกรับภาระต้นทุน ขายยาก ธุรกิจก็อยู่ยาก ราคาที่ต่ำเกินไปก็อาจจะมีผลต่อคุณภาพ ลูกค้าขาดความเชื่อถือ ยอดขายลด ธุรกิจก็อยู่ยากเช่นเดียวกัน 

5. เวลาที่เหมาะสม (Right Time)

• เวลาในการสั่งซื้อต้องไม่เร็วหรือช้าเกินไป การสั่งซื้อเร็วเกินความต้องการ เป็นสาเหตุหนึ่งทำให้เกิดการจัดเก็บสินค้าเกินความจำเป็น สิ้นเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บ ในทำนองเดียวกัน การสั่งซื้อช้าเกินไป สินค้าเข้ามาไม่ทันต่อเวลา ไม่มีสินค้าส่งมอบให้ลูกค้า ก็อาจจะสูญเสียโอกาสทางการค้าได้ 

6. สถานที่เหมาะสม (Right Place)

• การวางแผนระบุสถานที่ในการจัดส่งสินค้าที่เหมาะสมจะช่วยทำการจัดการ/ลดการจัดส่งที่ซ้ำซ้อน ลดต้นทุน กรณีที่มีหลายสาขา

ประเด็นสำคัญของการควบคุมภายในที่ดี

ระบบการควบคุมภายในที่ดี ควรพิจารณาในประเด็นสำคัญดังต่อไปนี้ 

1. พิจารณากำหนดบทบาทและแบ่งแยกหน้าที่อย่างเหมาะสม (Check and Balance)

2. พิจารณากำหนดอำนาจในการอนุมัติอย่างเหมาะสมตามบทบาทหน้าที่ที่รับผิดชอบ

3. พิจารณากำหนดนโยบายจัดซื้อเป็นลายลักษณ์อักษร

4. พิจารณาการจัดแผนการจัดซื้อ เวลาในการสั่งซื้อ เวลาในการจัดส่ง รวมถึงการวางแผน Safety Stock

5. พิจารณาจัดทำระเบียบการปฏิบัติงานในแต่ละขั้นตอนอย่างเหมาะสม เป็นลายลักษณ์อักษร โดยครอบคุม

• วิธีการพิจารณาคัดเลือก/ขึ้นทะเบียนผู้ขาย (Approve Vender List)
• การสืบราคา วิธีการคัดเลือกผู้ขาย และขั้นตอนการอนุมัติ
• ขั้นตอนการจัดทำใบขอซื้อ/ใบสั่งซื้อ (รวมถึงขั้นตอนการปฏิบัติการยกเลิก/แก้ไขเอกสาร ) 
• ขั้นตอนการพิจารณาการจัดทำสัญญา
• ขั้นตอนการติดตามการรับสินค้า
• ขั้นตอนการประเมินผู้ขาย
• ขั้นตอนการควบคุมการจัดเก็บเอกสารหลักฐานที่สำคัญ 

6. พิจารณาการจัดทำรายงานเพื่อการบริหารและเพื่อประโยชน์ในการกำกับดูแล/วางแผน

หมายเหตุ : ข้อแนะนำสำหรับระเบียบการปฏิบัติที่กำหนดขึ้น ควรมีแผนภาพ (Flow Chart) ประกอบ จะช่วยทำให้เห็นภาพขั้นตอนการปฏิบัติได้ชัดเจนมากขึ้น

ความเสี่ยงสำคัญของระบบงานจัดซื้อที่ควรระวัง

สุดท้าย มาถึงบทสรุปความเสี่ยงสำคัญของระบบงานจัดซื้อที่ควรระมัดระวังและแนวทางการจัดการ มีดังต่อไปนี้ 

1. การได้คู่ค้า - Vender ที่ไม่เหมาะสม ได้สินค้า-บริการที่ไม่มีคุณภาพ

แนวทางการจัดการ : กำหนดเกณฑ์ในการพิจารณาขึ้นทะเบียน Approve Vender List 

2. คุณภาพของสินค้าไม่ได้มาตรฐาน

แนวทางการจัดการ : กำหนดมาตรฐานสินค้า Product Specification และการกำหนดมาตรฐานในการตรวจสอบ-ตรวจรับสินค้า

3. ราคาสินค้าที่ไม่เหมาะสม

แนวทางการจัดการ : การกำหนดราคากลาง การสืบราคา การเปรียบเทียบราคา การจัดเก็บสถิติในการสั่งซื้อ เพื่อสร้างอำนาจในการเจรจาต่อรอง/การพัฒนาสินค้าตัวใหม่ - การหาสินค้าทดแทน

4. การจัดส่งสินค้าล่าช้า 

แนวทางการจัดการ : การทำความเข้าใจ Lead Time : Delivery Lead Time

5. จำนวน/ปริมาณการสั่งซื้อมากเกินความจำเป็น 

แนวทางการจัดการ : การจัดทำแผน Planning/Safety Stock/Reorder Point 

6. จัดส่งสถานที่ที่ไม่เหมาะสม

แนวทางการจัดการ : การจัดทำแผนการกระจาย การส่งสินค้าโดยตรงไปยังสาขาที่ต้องการ

ทั้งนี้ งานจัดซื้อในหลายองค์กรยังไม่ค่อยให้ความสำคัญ เพราะเห็นว่าเป็นงานประจำตามปกติ เป็นงานส่วนหลังบ้าน ดังนั้นจึงไปให้ความสำคัญกับงานการขายเป็นหลัก

ข้อสังเกตเพิ่มเติม

สัญญานเตือนภัยที่บอกว่าระบบงานจัดซื้อกำลังจะมีปัญหาเกิดขึ้น ยกตัวอย่างเช่น มีการรับคืนสินค้าจำนวนมากผิดปกติ, มีสินค้าจัดเก็บเต็มพื้นที่ เคลื่อนไหวช้า, มีสินค้าล้าสมัย, มีการทำลายสินค้า, มีการปรับปรุงรายการตีราคามูลค่าสินค้าลดลง, มีการปรับปรุง Stock เนื่องจากมีสินค้าสูญหายหาไม่พบ เป็นต้น

ดังนั้นบทบาทของนักบัญชีจึงมีความสำคัญในการส่งสัญญานเตือนภัยให้ผู้บริหารได้ตระหนัก และการให้คำปรึกษาแนะนำในการปรับปรุงระบบการควบคุมภายในให้มีความรัดกุม เพื่อลดผลกระทบจากความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นนั้นเอง