ทำไมควรแยก “เงินส่วนตัว” กับ “เงินธุรกิจ” แบบจริงจัง

สิ่งสำคัญอันดับแรก คือ แยกเงินระหว่างส่วนตัวกับธุรกิจ ผมมักจะพูดคำนี้เสมอ ๆ เวลามีโอกาสไปบรรยายให้กับเจ้าของธุรกิจที่จดทะเบียนเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล

หลายคนอาจจะมองว่าเหตุผลเรื่องนี้เป็นเพราะเรื่องของภาษี เหมือนอย่างที่นักบัญชีอย่างเราคุ้นเคยกันในเรื่องของ “ลูกหนี้กรรมการ” กับ “เจ้าหนี้กรรมการ” แต่ความเป็นจริงแล้วมีประเด็นหลายอย่างที่ซ่อนอยู่ในนั้นครับ (ใครสนใจบทความทั้ง 2 เรื่องนี้ สามารถอ่านย้อนหลังได้ที่บทความก่อนหน้าที่เคยเขียนไว้หลายครั้งนะครับ)

ก่อนอื่น ผมคงต้องบอกว่าการแยกเงินส่วนตัวออกจากเงินธุรกิจ เป็นหลักปฏิบัติสำคัญสำหรับคนที่ทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่และไม่ใช่แค่นิติบุคคลเพียงเท่านั้น เพราะแม้แต่บุคคลธรรมดาก็ควรจัดการเรื่องนี้ให้ดี

ด้วยเพราะการแยกเงินที่ว่านี้มีประโยชน์หลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็น...

●       ความชัดเจนในการบริหารการเงิน 

การแยกเงินระหว่างส่วนตัวกับธุรกิจ ทำให้เราเห็นสถานะทางการเงินของธุรกิจได้อย่างแม่นยำ โดยเฉพาะการมองภาพรวมของรายรับ รายจ่าย และกำไรของธุรกิจได้โดยไม่ปะปนกับการเงินส่วนตัว

●       การจัดทำบัญชีที่ถูกต้อง 

การแยกบัญชีทำให้การบันทึกรายการทางบัญชีเป็นไปอย่างถูกต้องตามหลักการบัญชี และสะดวกในการจัดทำรายงานทางการเงินเพื่อแสดงข้อมูลที่แท้จริงของธุรกิจ 

แต่เมื่อผู้ประกอบการหลายคนโฟกัสไปที่การวางแผนภาษีหรือประหยัดภาษี ก็จะทำให้ 2 ประเด็นที่ว่ามานี้ ดูไม่มีค่าสักเท่าไร ซึ่งผมเคยก็ตั้งคำถามว่าทำไมเป็นแบบนั้น ลองมาคิดดูตามตัวอย่างกันครับ …

สมมติว่านายเก่าอยากเป็นเจ้าของร้านกาแฟ ตัดสินใจเปิดธุรกิจใหม่ขึ้นมาในรูปแบบบริษัท ชื่อว่าบริษัท เก่ากาแฟ จำกัด

ถ้าหากนายเก่าตัดสินใจแยกบัญชีธุรกิจกับส่วนตัว เขาจะเห็นได้ชัดว่าร้านกาแฟมีรายได้เท่าไรต่อวัน ต้นทุนวัตถุดิบที่แท้จริงเป็นเท่าไร และมีกำไรสุทธิมากแค่ไหนในแต่ละเดือน (หรือแต่ละปี) แต่ถ้าเกิดเขาเอาทุกอย่างมาปะปนกัน เช่น ค่ากิน-เที่ยว-ใช้ ค่าเทอมลูก ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจะทำให้เขามองเห็นกำไรไม่ตรงกับความเป็นจริง

ในทางกลับกัน ถ้านายเก่านำรายได้ที่ไม่ใช่ส่วนของร้านกาแฟเข้ามาโดยที่ไม่มีต้นทุนหรือปะปนกันมั่วไปหมด ก็จะเห็นตัวเลขกำไรไม่ตรงกับความเป็นจริงเช่นเดียวกัน

คำถามสำคัญคือ ถ้าหากร้านกาแฟของนายเก่าไปได้ดี (ประมาณการจากการมองเห็นจำนวนลูกค้าที่เพิ่มขึ้นในช่วงเวลาที่ผ่านมา) หรือนายเก่าคาดเดาว่าน่าจะต้องขยายธุรกิจเพราะคู่แข่งกำลังจะเปิดร้านใหม่ (เพื่อตัดโอกาส) นายเก่าจะตัดสินใจอย่างไร ?

จะดูจากเงินที่มีในบัญชีหรือข้อมูลจากไหนที่จะบอกได้ว่าร้านกาแฟของเขาขายดีจริง ๆ หรือมีโอกาสที่จะแข่งขันได้ หากไม่ใช่ “งบการเงิน”

จากการสอบถามเจ้าของธุรกิจหลายท่าน (ที่ไม่ได้ใช้ข้อมูลงบการเงินในการตัดสินใจ) มักจะตอบว่า มีบัญชี 2 ชุด ซึ่งพอถามต่อไปว่า บัญชี 2 ชุดที่ว่าละเอียดแค่ไหน ถึงขั้นทำงบการเงินไหม หรือมีข้อมูลเปรียบเทียบอย่างไร ก็มักจะจบลงที่ว่าไม่ได้ละเอียด แต่พอจะตัดสินใจได้คร่าว ๆ หรือพอใจกับผลลัพธ์ของมัน (พ่วงด้วยคำยืนยันว่า หากถูกสรรพากรตรวจสอบก็พร้อมรับความเสี่ยง)

หรืออีกคำตอบหนึ่งที่ผมมักจะได้รับ คือ ใช้สัญชาตญาณและประสบการณ์ในการตัดสินใจ 

ซึ่งก็ไม่ใช่เรื่องผิด !

แต่เป็นเรื่องที่ชวนคิดต่อว่าแล้วหากตัดสินใจผิดขึ้นมา เราจะรู้ได้ไงว่าเราพลาดตรงไหน หรือต่อให้ตัดสินใจถูกขึ้นมา เราจะเชื่อได้อย่างไรว่าเป็นเพราะข้อมูลที่ถูกต้องหรือเป็นเพียงแค่ดวงดีในการทำธุรกิจเท่านั้น

ดังนั้นบทสรุปของเรื่องนี้ มักจะเป็นว่าพอประมาณการได้จากสัญชาตญาณและข้อมูลบางส่วน พ่วงด้วยในกรณีที่ถูกสรรพากรเข้าตรวจสอบขึ้นมา ก็เลือกที่จะจ่ายภาษีไปแล้วก็จบ

ตัวผมเองก็ไม่ได้มีปัญหาใด ๆ เพราะไม่ใช่กิจการและธุรกิจของผม (ฮา) เพียงแต่ต้องชวนคิดในหลักการที่ว่า ถ้าหากเราแยกบัญชีอย่างถูกต้องได้แล้ว ข้อมูลที่ถูกต้องจะช่วยให้เราตัดสินใจได้ดีขึ้นหรือไม่ รวมถึงการลดโอกาสถูกตรวจสอบจากสรรพากรที่จะได้รับ และการวางแผนจัดการภาษีที่ดีขึ้นได้อีกระดับหนึ่ง

เพราะการวางแผนภาษีที่มีประสิทธิภาพนั้น ควรวัดจากข้อมูลที่ถูกต้อง รวมถึงสิทธิ์ประโยชน์ในการจัดการภาษีต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต เช่น ธุรกิจเราควรเปลี่ยนมาใช้ระบบ e-Tax invoice เพื่อลดต้นทุนและรับสิทธิ์ประโยชน์การหักค่าใช้จ่าย 2 เท่าหรือไม่ (พระราชกฤษฎีกา ฉบับที่ 766) หรือควรวางแผนใช้สิทธิ์ประโยชน์ทางด้านภาษีอื่น ๆ เพื่อลดค่าใช้จ่ายด้านภาษีที่เกี่ยวข้อง

แน่นอนว่าต่อให้ผมพูดแบบนี้ เจ้าของธุรกิจก็อาจจะมองไม่เห็นประโยชน์ในด้านนี้ หรือไม่แน่ใจว่าทำแล้วจะได้อะไร เพราะบางทีก็ไม่ได้ต้องการสิทธิ์ลดค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นตามกฎหมาย ขอแค่สรรพากรไม่เข้ามาตรวจสอบก็โอเคแล้ว (ฮา) 

ดังนั้นสิ่งที่ผมมักจะตั้งคำถามเป็นคำถามสุดท้าย คือ ให้ลองเปิดงบการเงินของธุรกิจแล้วดูว่ามีรายการ “ลูกหนี้กรรมการ” (เงินให้กู้ยืมแก่บุคคลที่เกี่ยวข้องกัน) หรือ “เจ้าหนี้กรรมการ (เงินกู้ยืมจากบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน) บ้างหรือไม่ 

ถ้าหากมียอดเหล่านี้ปรากฏในงบการเงิน ก็ลองตอบคำถามดูสั้น ๆ ว่า 

●       ลูกหนี้กรรมการที่ว่าจะคืนเมื่อไร คิดดอกเบี้ยในอัตรามากหรือน้อยแค่ไหน รวมถึงมีการจ่ายดอกเบี้ยตามที่บันทึกไว้ในบัญชีหรือเปล่า (ถ้ามี) และถ้ายอดมากขึ้นเรื่อย ๆ ทุกปีแบบนี้ เมื่อไรรายการนี้จะหมดไป 

●       เจ้าหนี้กรรมการที่เห็นเป็นการกู้ยืมมาเพื่ออะไร กรรมการประกอบอาชีพใดที่ทำให้กิจการสามารถกู้ยืมเงินได้ขนาดนี้ รวมถึงมีการคิดดอกเบี้ยหรือไม่

เพราะคำถามต่าง ๆ เหล่านี้จะทำให้เห็นคำตอบที่แท้จริงว่า การแยกเงินระหว่างส่วนตัวกับธุรกิจเป็นเรื่องจำเป็น เพราะถ้าหากไม่มีการแยกเงินระหว่างกันเมื่อไร ก็มักจะเห็นข้อมูลในรายการต่าง ๆ เหล่านี้ปรากฏในงบการเงิน โดยที่เจ้าของกิจการไม่สามารถตอบได้ว่าเป็นเพราะอะไร และเมื่อไรจะจัดการรายการดังกล่าวได้

และอย่างที่ย้ำอยู่เสมอ ผมไม่ได้บอกว่ารายการต่าง ๆ เหล่านี้ไม่ควรมีหรือไม่ควรเกิดขึ้น แต่ถ้าหากเกิดขึ้นมานานและสะสมมาสักระยะหนึ่ง คำถามที่ต้องนึกถึงคือ แล้วเรื่องนี้จะจบยังไงดี 

เพราะทุกธุรกิจมีวันที่ต้องเลิกกิจการเหมือนกับบทความประจำเดือนนี้ที่ต้องมีการจบตอน แต่สิ่งที่แตกต่างกันคือ บทความนี้จบได้โดยไม่ต้องจ่ายภาษี แต่กิจการต้องเคลียร์รายการบัญชีและภาษีที่เกี่ยวข้องก่อนเลิกธุรกิจในวันสุดท้าย

คำถามนี้ส่วนใหญ่ผู้ประกอบการตอบไม่ค่อยได้ ก็ได้แต่หวังว่านักบัญชีจะตอบแทน แต่สุดท้ายแล้ว ถ้าหากไม่มีใครตอบได้สักคน สรรพากรจะเป็นคนตอบท่านเอง

แล้วพบกันใหม่ฉบับหน้า สวัสดีครับ