การบริหารความเสี่ยงบัญชีลูกหนี้การค้า

สวัสดีครับเพื่อนนักบัญชีทุกท่าน บทความเดือนกันยายน 2567 เราจะมาคุยในหัวข้อ การบริหารความเสี่ยง “บัญชีลูกหนี้การค้า” ซึ่งถือว่าเป็นรายการที่สำคัญ หากบริษัทไม่สามารถเก็บเงินจากลูกหนี้การค้าได้ ย่อมส่งผลกระทบต่อสภาพคล่องทางการเงิน ดังนั้นบทบาทของนักบัญชี (รวมถึงผู้บริหาร) จึงไม่ควรมองภาพเพียงแค่การบันทึกบัญชี แต่ควรให้ความสำคัญต่อการบริหารความเสี่ยงที่เหมาะสม

หลักการพื้นฐานในการบริหารความเสี่ยง “บัญชีลูกหนี้การค้า” ให้ความสำคัญและควรระมัดระวังว่า บริษัทมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอ เหมาะสมที่จะช่วยลดปัญหาของการไม่ได้รับชำระเงินจากลูกหนี้การค้าหรือไม่ (บัญชีควรช่วยผู้บริหารในการประเมินความเสี่ยง) และทางบัญชีควรมีการกำกับ สอบยัน ตรวจสอบ วิเคราะห์ผลในทำนองเดียวกัน หากบัญชีลูกหนี้การค้ารายใดมีแนวโน้มที่อาจจะเก็บเงินได้ช้าหรือไม่สามารถชำระเงินให้กับบริษัทได้ นักบัญชีต้องรีบจัดทำรายงานเสนอต่อผู้บริหารเพื่อกำหนดมาตรการในการบริหารความเสี่ยงอย่างทันเวลา

การบริหารความเสี่ยง “บัญชีลูกหนี้การค้า”

ประกอบบด้วยการแบ่งประเภทบัญชีลูกหนี้การค้าดังนี้
1. ลูกค้ารายใหม่ - การบริหารความเสี่ยงจะเน้นเรื่องการพิจารณาคุณภาพของลูกค้า เพื่อให้เชื่อมั่นได้ว่า หากได้ทำข้อตกลงขาย/ให้บริหาร ทางบริษัทจะสามารถเก็บเงินจากลูกค้าได้ ดังนั้นลูกค้ารายใหม่จึงควรพิจารณาในประเด็นที่สำคัญ ดังนี้

• ความตั้งใจในการชำระหนี้ ซึ่งต้องเน้นตรวจสอบข้อมูล ประวัติ ชื่อเสียง ของลูกค้าใหม่
• ความสามารถในการชำระหนี้  ซึ่งต้องเน้นตรวจสอบระยะเวลาในการดำเนินธุรกิจ (บริษัท ก่อตั้งมานานหรือยัง)/ความสามารถทางการเงิน - สภาพคล่อง/สภาพหนี้สินของของบริษัทลูกค้าใหม่
• โครงสร้างของทุน ซึ่งต้องเน้นการตรวจสอบว่า เงินทุนของบริษัทลูกค้าใหม่มีเพียงพอ มีกำไรสะสม 
• หลักประกัน ต้องพิจารณาว่าในบางกรณีการขายสินค้า/การให้บริการ อาจจะต้องมีความจำเป็นต้องเรียกหลักประกัน ดังนั้นบริษัทลูกค้าใหม่สามารถมีหรือหาหลักประกัน ได้หรือไม่
• สภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ ซึ่งต้องเน้นการตรวจสอบความเชื่อมโยง เช่น บริษัทลูกค้าใหม่ เป็นนายหน้าตัวแทน จัดทำหน่ายเองโดยตรง รวมถึงภาวะทางเศรษฐกิจ ผลกระทบในปัจจุบัน และอนาคต 

จากที่กล่าวมาข้างต้นคือประเด็นที่ควรพิจารณา ดังนั้นเวลาที่เราขอเอกสารหลักฐานของบริษัทลูกค้ารายใหม่ เพื่อนำประกอบการพิจารณา การขาย/การให้บริการเป็นเงินเชื่อนั้น จึงต้องตอบคำถามได้ว่าเรากำลังใช้เอกสารหลักฐานของลูกค้าใหม่ที่ได้มานั้นตรวจสอบในประเด็นใดเพื่อบริหารความเสี่ยงในการที่จะไม่ได้รับชำระเงิน

ดังนั้นกรณีบริหารลูกค้ารายใหม่ จึงควรกำหนดแบบฟอร์มในการพิจารณาและระบุหัวข้อในการตรวจ ซึ่งจะทำให้เราระมัดระวังมากยิ่งขึ้น 

ตัวอย่างเช่น (ปรับตามความเหมาะสมกับธุรกิจ)

1. คุณสมบัติ เกณฑ์ : นิติบุคคลจดทะเบียนมาไม่น้อยกว่า 3 ปี
2. ประเภทของธุรกิจ เกณฑ์ : อุตสาหกรรมการผลิตโดยตรง
3. ทุนจดทะเบียน เกณฑ์ : > 3,000,000 บาท
4. ยอดขายและกำไร เกณฑ์ : ยอดขายเฉลี่ยปีละ 5,000,000 บาท/กำไรสุทธิหลังภาษี > 5 %
5. สภาพคล่อง เกณฑ์ : > 0.5 (วิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงิน)
6. สภาพหนี้สินต่อทุน เกณฑ์ : ไม่เกิน 3:1
7. อื่น ๆ เกณฑ์ : (ตามที่เห็นสมควร)

การพิจารณา : ผลการพิจารณา 

1.  โอนเงินก่อน ค่อยส่งมอบสินค้า
2.  เก็บเงินมัดจำ อย่างน้อย 30 %/เครดิตไม่เกิน 30 วัน
3.  เครดิตเทอม ไม่เกิน 30 วัน
4.  เครดิตเทอม ไม่เกิน 45 วัน (ต้องมียอดสั่งซื้อไม่น้อยกว่า 500,000 บาท)

กรณีให้วงเงินสินเชื่อ :

วงเงิน : ……………………………  บาท     ทบทวนทุกปี

2. ลูกค้าเดิม - การบริหารความเสี่ยง เราเน้นเรื่องการทบทวนคุณภาพของลูกค้า การกำกับ ตรวจสอบ พฤติกรรมที่ผิดปกติ ทบทวนการให้วงเงินเครดิต การทบทวนการระยะเวลาเครดิตเทอม

1.  บัญชีลูกหนี้การค้าแต่ละรายต้องมีการตรวจสอบคุณภาพ สภาพทางการเงิน อย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง (ประเด็นนี้นักบัญชีต้องพึงพิจารณาการทำงานเชิงรุก มิใช่ไปรอให้ลูกหนี้การค้ามีปัญหาถึงค่อยไปตรวจสอบ)
2.  การตรวจสอบพฤติกรรม เช่น ลูกหนี้การซื้อสินค้ามากเกินไป/น้อยเกินไป , การเลื่อนการวางบิล การเก็บเงินบ่อย ๆ , ลูกหนี้การค้าจ่ายชำระเป็นเช็คลงวันที่ล่วงหน้า, มีเช็คคืน เป็นต้น (สัญญานเตือนภัย)นั่นหมายความว่าทางบัญชีต้องมีการจัดแผนงานการกำกับดูแลอย่างใกล้ชิด ต้องมีข้อมูลที่เพียงพอต่อการวิเคราะห์ และที่สำคัญต้องบันทึกบัญชีให้เป็นปัจจุบัน ซึ่งข้อมูลที่สำคัญ ควรมีดังนี้

• รายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้การค้า
• รายงานวิเคราะห์ระยะการเก็บเงินจากลูกหนี้การค้า
• ข้อมูลสถิติการขายสินค้าให้กับลูกหนี้การค้าแต่ละราย เป็นต้น

สำหรับเครื่องมือการวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงินที่ควรนำมาใช้ในการวิเคราะห์บัญชีลูกหนี้การค้า ควรมีดังนี้

1. อัตราส่วนสภาพคล่อง
2. อัตราส่วนการหมุนเวียนของลูกหนี้
3. อัตราส่วนหนี้สินต่อทุน
4. อัตราส่วนกำไรขั้นต้น/อัตราส่วนกำไรสุทธิ เป็นต้น 

3. ในกระบวนการพิจารณาคำสั่งซื้อจากลูกค้า ควรมีข้อมูลประกอบในการตรวจสอบสถานะของลูกค้าทันทีว่า มียอดลูกหนี้คงค้างเกินกว่าเครดิตเทอมหรือไม่ นั่นหมายความว่า หากมีลูกหนี้คงค้างชำระเกินกว่าเครดิตเทอม ถึงแม้จะมีวงว่าเงินเครดิตเหลืออยู่ก็ควรระงับการเปิดใบสั่งขายหรือ Invoice ไว้ก่อน เพื่อทบทวน พิจารณาด้วยความระมัดระวังอีกครั้ง หากจะมีการเปิดบิลขาย ส่งมอบสินค้า แนวโน้มจะเกิดความเสี่ยงที่ส่งผลกระทบในการเก็บเงินไม่ได้เพิ่มขึ้นหรือไม่ 

มาตรการในการติดตามหนี้ 

การบริหารความเสี่ยง “บัญชีลูกหนี้การค้า” ที่ต้องพิจารณาต่อเนื่องก็คือ มาตรการในการติดตามหนี้ ซึ่งควรเข้าใจในประเด็นดังต่อไปนี้

1. ต้องมีความเข้าใจ ข้อกำหนดของลูกหนี้การค้าในเรื่องวันที่รับวางบิล, เอกสารประกอบการวางบิล, วันที่นัดรับเช็ค,  เอกสารประกอบการรับเช็ค ดังนั้นควรต้องไม่เกิดปัญหาวางบิลไม่ทันเวลา เอกสารไม่ครบ หรือการลืมไปรับเช็ค เป็นต้น
2. ต้องกำหนดตาราง แผนการเก็บเงิน และต้องมีบันทึกในการติดตามหนี้
3. กรณีที่พบปัญหาลูกหนี้การค้าที่ไม่สามารถเก็บเงินได้ จะต้องมีการกำหนดมาตรการดำเนินการได้ทันเวลา (หมายเหตุ: อย่างไรก็ดี หากลูกหนี้การค้ามีแนวโน้มเก็บเงินไม่ได้ นักบัญชีควรเชื่อมโยงกับสิทธิประโยชน์ การตัดหนี้สูญ ทางภาษีอากรนั้นเอง)

ก่อนจากกัน ขอเน้นย้ำความสำคัญของการบริหารความเสี่ยง “บัญชีลูกหนี้การค้า” ซึ่งเกี่ยวข้องกับการบริหารกระแสเงิน ยิ่งในภาวะเศรษฐกิจปัจจุบัน ต้องให้ความระมัดระวังอย่างเข้มงวด จึงถือเป็นภารกิจที่นักบัญชีต้องหมั่นกำกับ ติดตาม ตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ และหากมีเหตุไม่ปกติต้องรีบส่งสัญญาณเตือนภัยให้ผู้บริหารได้รับทราบอย่างทันเวลา