การบริหารความเสี่ยงบัญชีสินค้า

สวัสดีครับเพื่อนนักบัญชี สำหรับบทความเดือนนี้เราจะมาพูดคุยในเรื่อง “การบริหารความเสี่ยง - บัญชีสินค้า” ซึ่งเป็นรายการที่สำคัญต่อการดำเนินธุรกิจขององค์กร โดยเฉพาะในธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการผลิตและการขายสินค้า

สำหรับความเสี่ยงพื้นฐานที่สำคัญประกอบด้วย ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจากการเสื่อมสภาพของสินค้า เนื่องจากการจัดเก็บปริมาณสินค้ามากเกินความจำเป็น ความเสี่ยงที่เกิดจากสินค้าสูญหาย เนื่องจากการควบคุมการรับ จัดเก็บ การจ่าย และการบันทึกสินค้าไม่รัดกุม และที่รุนแรงต่อเนื่องก็คือ การเกิดทุจริต

ปัจจัยความเสี่ยงบัญชีสินค้า

ปัจจัยสำคัญที่จะก่อเกิดความเสี่ยงบัญชีสินค้า ได้แก่ 

1. การขอซื้อสินค้าในปริมาณมากเกินความจำเป็น

2. การขอซื้อสินค้าเร็วเกินไป

3. การซื้อสินค้าจาก Supplier ในราคาแพงกว่าปกติ

4. การไม่ได้วางแผนการตรวจรับสินค้าล่วงหน้า

5. การมีผู้ตรวจรับของเพียงคนเดียว

6. การมีกระบวนการตรวจรับสินค้าที่ไม่เหมาะสมและไม่มีคุณภาพ

7. สินค้าที่ตรวจรับแล้วไม่มีการจัดเก็บเข้าคลังสินค้าทันที

8. สินค้าที่รับเข้าหรือจ่ายออกไม่มีการจัดทำเอกสารหลักฐานในการควบคุมอย่างเป็นระบบ (เช่น การรับคืนสินค้า, การส่งคืนสินค้า, การโอนสินค้าหรือการยืมสินค้า)

9. บันทึกข้อมูลในระบบสินค้าไม่ทันต่อเวลา (ล่าช้า)

10. ไม่มีการควบคุมการเข้า – ออกจากคลังสินค้าอย่างเป็นระบบ

10 สัญญาณบัญชีสินค้ามีปัญหา

สำหรับสัญญาณเตือนภัยที่กำลังแสดงให้เห็นว่าบัญชีสินค้าขององค์กรอาจจะกำลังมีปัญหาเกิดขึ้นมีดังนี้ 

1. ปริมาณสินค้าเพิ่มขึ้นหรือลดลงผิดปกติ

การเปลี่ยนแปลงของปริมาณสินค้าที่ไม่สัมพันธ์กับยอดขาย เช่น สินค้าคงเหลือเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว แต่ยอดขายสินค้ารายการนั้นไม่เพิ่มขึ้น หรือหากสินค้าคงเหลือลดลงอย่างรวดเร็วเกินไป อาจจะบอกถึงปัญหาสินค้าที่จะมีไม่เพียงพอต่อการขายหรืออาจจะมีการเบิกออกไปใช้ผิดปกติ

2. ยอดขายลดลงอย่างต่อเนื่อง

หากยอดขายสินค้าบางรายการลดลงอย่างต่อเนื่องเป็นเวลานาน อาจจะเป็นสัญญาณว่าสินค้านั้นอาจจะมีปัญหา เช่น สินค้าไม่ตอบสนองลูกค้า คุณภาพสินค้าที่ไม่ดี สินค้าของคู่แข่งดีกว่า หรือความต้องการของตลาดเปลี่ยนแปลงไป 

3. ปัญหาการรับคืนสินค้าที่เพิ่มขึ้น

อาจจะเป็นสัญญาณว่าสินค้ากำลังมีปัญหาด้านคุณภาพ การผลิต หรือการจัดส่ง

4. ความผิดปกติในกระบวนการผลิตหรือการจัดส่ง

การผลิตสินค้าออกมาไม่ได้มาตรฐาน (มีของเสียจำนวนมาก) หรือการจัดส่งที่ล่าช้ากว่ากำหนด อาจจะเป็นสัญญาณว่ามีปัญหาในสายการผลิตหรือปัญหาจากแหล่งสินค้าที่มาจาก Supplier

5. ต้นทุนการผลิตหรือต้นทุนสินค้าที่การจัดการสูงขึ้น

หากไม่มีเหตุผลที่ชัดเจนอาจจะเป็นสัญญาณว่ามีปัญหาการบริหารการผลิต การบริหารการจัดการสินค้า หรือการจัดซื้อ

6. การขายลดราคาสินค้าต่ำกว่าทุน

หากสินค้าต้องถูกนำมาลดราคาบ่อยครั้งหรือนำมาลดจำนวนมาก อาจจะเป็นสัญญาณว่าสินค้านั้นไม่เป็นที่ต้องการของตลาดหรือมีปัญหาด้านคุณภาพ

7. สินค้าล้าสมัย ค้างสต็อกนานเกินไป

สินค้านี้จะกลายเป็นปัญหาต้นทุนจมและกระทบต่อกระแสเงินสดขององค์กรได้

8. การนำสินค้ามาขายลดราคาให้กับพนักงานในราคาถูก

สัญญาณเตือนภัยนี้จะคล้ายกับข้อที่ 6 ซึ่งสิ่งที่ต้องพึงระมัดระวังคืออาจเกิดทุจริต กล่าวคือ ตั้งใจจะซื้อสินค้าหรือผลิตสินค้าปริมาณมากเกินกว่าแผนที่กำหนด เพื่อจะได้นำสินค้าที่เกินความต้องการออกมาขายลดราคาหรือขายราคาถูกให้กับพนักงาน และก็อาจจะมีตัวแทนอำพราง (Nominee) หรือพนักงานของบริษัทมากว้านซื้อสินค้าเพื่อนำไปขายต่อ

9. การเปลี่ยนแปลงความต้องการของตลาด

กลุ่มลูกค้ามีความต้องการเปลี่ยนแปลงไปหรือมีคู่แข่งใหม่เข้ามาแข่งขัน อาจจะกระทบต่อความสามารถในการขายสินค้าและสต็อกสินค้าคงเหลือ

10. การตรวจนับสินค้าปรากฏว่าสินค้าขาดสต็อกอย่างเป็นสาระสำคัญ

สัญญาณนี้กำลังบ่งชี้ถึงปัญหาระบบการควบคุมภายในหรือความปลอดภัยของคลังสินค้า ซึ่งอาจเกิดการทุจริตแฝงอยู่ ตัวอย่างเช่น เกิดการร่วมมือกับพนักงานจัดส่งของ Supplier ตั้งใจรับสินค้าขาด แต่แจ้งว่าตรวจรับสินค้าครบ ส่วนสินค้าก็แอบเอาไปขายแล้วแบ่งผลประโยชน์กัน

วิธีบริหารความเสี่ยง - บัญชีสินค้า

การบริหารความเสี่ยง - บัญชีสินค้า เพื่อลดผลกระทบความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้น สามารถทำได้โดยวิธีการต่าง ๆ ดังนี้ 

1. การกำหนดรายการสินค้าและการคำนวณระดับสินค้าคงเหลือที่เหมาะสม (Optimal Inventory)

องค์กรต้องหาจุดที่เหมาะสมระหว่างสินค้าที่คงเหลือมากเกินไปซึ่งอาจจะก่อให้เกิดต้นทุนในการเก็บรักษาเพิ่มขึ้น และสินค้าที่คงเหลือน้อยเกินไปซึ่งอาจจะทำให้เกิดการขาดแคลนสินค้าสำหรับลูกค้า

2. การวิเคราะห์ความต้องการ (Demand Forecasting)

การพยากรณ์ความต้องการสินค้าจากลูกค้าในอนาคต มีความสำคัญต่อการตัดสินใจในการสั่งซื้อและจัดเก็บสินค้า หากการพยากรณ์มีความแม่นยำก็จะช่วยลดความเสี่ยงจากสินค้าค้างสต็อกหรือต้นทุนที่เกิดจากการสั่งซื้อสินค้าเพิ่มขึ้นโดยไม่จำเป็น

3. การใช้ระบบการจัดการสินค้าคงเหลือ (Inventory Management Systems)

การนำเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ในการจัดการควบคุมสินค้าซึ่งจะสามารถช่วยให้ธุรกิจสามารถตอบสนองการจัดเก็บสินค้าได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างรวดเร็ว

4. การกำหนดจุดสั่งซื้อใหม่ (Reorder Point)

การกำหนดจุดสั่งซื้อใหม่ที่เหมาะสมจะช่วยให้สินค้าที่จัดเก็บเพียงพอสำหรับการขายหรือการผลิต โดยไม่ทำให้เกิดสินค้าค้างสต็อกมากเกินไป

5. การหมุนเวียนสินค้า (Stock Rotation)

ควรมีการจัดการให้สินค้าคงเหลือหมุนเวียนได้ดี โดยเฉพาะสินค้าที่มีอายุการเก็บรักษา เพื่อป้องกันการเสื่อมสภาพหรือหมดอายุ

6. การจัดการความเสี่ยงจากปัจจัยภายนอก (External Factors)

การประเมินความเสี่ยงจากปัจจัยภายนอก เช่น การเปลี่ยนแปลงของตลาด เศรษฐกิจ ปัญหา Supply Chain ปัญหาคู่แข่งขันรายใหม่ ซึ่งหากได้มีการวางแผนรับมือกับสถานการณ์เหล่านี้ล่วงหน้า ก็จะช่วยลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อสินค้า

7. การตรวจสอบและทบทวน ( Regular Audits and Reviews)

การวางแผนการตรวจสอบสินค้าคงเหลืออย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้องค์กรรับรู้ถึงปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น สัญญาณเตือนภัยระดับสินค้าที่จัดเก็บมากเกินไป/สินค้าสูญหาย ซึ่งจะสามารถนำไปสู่การแก้ไขได้อย่างทันท่วงที

บทบาทของนักบัญชี

จากที่กล่าวข้างต้น บทบาทของนักบัญชีควรจะเป็นอย่างไรที่จะช่วยองค์กรในการบริหารความเสี่ยง - บัญชีสินค้า Mr. Knowing ขอแนะนำดังนี้ 

1. นักบัญชีควรประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับบัญชีสินค้า รวมถึงความเชื่อมโยงระบบที่เกี่ยวข้องกับบัญชีสินค้า เช่น การจัดซื้อ การขาย คลังสินค้า การผลิต เพื่อระบุจุดเสี่ยง (อย่าลืมพิจารณาโอกาสการเกิดทุจริต) และผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้น

2. นักบัญชีควรประเมินกิจกรรมการควบคุมที่ปฏิบัติอยู่ว่าเพียงพอและเหมาะสมที่จะช่วยลดผลกระทบหรือไม่ ถ้าไม่เหมาะสม ควรจะปรับปรุงกิจกรรมการควบคุมต่อไป

3. จากผลตามข้อ 2 นักบัญชีควรสื่อสารกับผู้บริหารรวมถึงหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อจะได้เล็งเห็นความสำคัญ (Awareness) ของระบบการควบคุมภายในและการปฏิบัติอย่างจริงจัง

4. กำหนดแผนการตรวจสอบอย่างใกล้ชิด ซึ่งควรนำข้อมูลที่สำคัญที่เกี่ยวกับสินค้ามาจัดทำ Data Analytics (การวิเคราะห์ข้อมูล) เพื่อประโยชน์ในการเสริมการควบคุมแบบค้นหา (Detective Control) ให้รวดเร็ว

5. รายงานผลให้ผู้บริหารทราบเป็นระยะ

การที่องค์กรให้ความสำคัญกับการบริหารความเสี่ยงและการมีส่วนรวมของทุกหน่วยงาน ซึ่งแน่นอนว่ารวมถึงการมีส่วนร่วมของนักบัญชี จะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารความเสี่ยงกับบัญชีสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น (เห็นด้วยไหมครับ) สวัสดี