Information Technology กับวิธีการทำงานของนักบัญชีในยุค Digital

ก่อนที่จะเริ่มเนื้อหากัน คิดก่อนสิว่า ทักษะ (Skill) การทำงานของนักบัญชีได้เปลี่ยนแปลงไปมากน้อยแค่ไหน  ถ้าจะเขียนให้ทุกคนสามารถเข้าใจได้ง่าย สำหรับผมหลายปีก่อนเริ่มทำงานก็จากงานด้านการตรวจสอบบัญชี ดังนั้นหลาย ท่านคงจำได้เลยว่า “พวกเราสามารถกดเครื่องคิดเลขมือเดียว เพื่อตรวจสอบยอดรวมได้เร็วและแม่นขนาดไหน”

แล้วปัจจุบันนี้สิ่งเหล่านั้นยังอยู่หรือไม่ ... ดีหรือไม่ดีที่การเปลี่ยนแปลงนั้นเกิดขึ้นกับพวกเรวานักบัญชี หรือมีอีกบทสนทนาหนึ่งกับผู้ใหญ่อีกท่านที่กำลังตรวจงบการเงิน “แต่ก่อนจะบอกว่ากระดาษทำการหลายหน้า แต่ทุกวันนี้เป็นใช้เมาส์ ไถจนพังไปไม่รู้กี่อันแล้ว กว่าจะปิดงบการเงินประจำปีที่ตัวเองดูแลได้ครบ”

บทสนทนา 2 อย่างนี้เป็นตัวชี้วัดอย่างดีเลยว่าการทำงานของนักบัญชี ผู้สอบบัญชี ได้มีการเปลี่ยนแปลงไปโดยที่เราเองก็สามารถทำงานได้ไม่ยากเย็น แถมมีประสิทธิภาพมากขึ้น และเราสามารถปรับตัวได้อย่างที่เราเองก็คิดไม่ถึงหลายธุรกิจเริ่มที่จะ Transform ตัวเองให้เป็น Digital ดังนั้นถ้าระบบการจัดการหน้าบ้านมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นหลังบ้านคงต้องปรับตัวตามเช่นกัน เพราะไม่อย่างนั้นระยะห่างระหว่างหน้าบ้านและหลังบ้านจะเพิ่มขึ้น ผลร้ายก็จะตกอยู่กับเจ้าของบ้านหรือผู้ถือหุ้น พนักงาน เจ้าของธุรกิจ นั่นเอง

การเปลี่ยนแปลงการทำงานของนักบัญชีในยุค IT 
“หลายคนอาจคิดว่า งานของบัญชีก็คงเหมือนเดิม ตอนจบสิ้นสุดที่นำงบการเงินส่งให้กับทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และยื่นแบบแสดงรายการด้านภาษีอากรนำส่งกรมสรรพากร แต่...จริงหรือ?”

IT (Information Technology) มีผลกระทบต่อนักบัญชีตั้งแต่ความคิด ซึ่งมีความต้องการให้ทุกอย่าง “เร็ว” และ “ถูกต้อง” ดังนั้นน IT จะเข้ามาช่วยให้งาน วิธีการทำงาน และนักบัญชีรวมถึงสถานที่ทำงานเปลี่ยนไป เพราะ IT ได้เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของทุกอย่างในการทำงาน เพราะ Tools ในการทำงานของนักบัญชีนั้นเป็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้งสิ้น Internet ก็เป็นปัจจัยหลักที่เข้ามาทำให้การทำงานของนักบัญชีและคนใช้งบการเงิน หรือคนส่งข้อมูลให้เราทำงบการเงินนั้น ง่าย สะดวก รวดเร็วมากขึ้น

ในหัวข้อนี้สามารถแบ่งออกมาอธิบายได้ถึงผลกระทบของ IT ที่มีผลต่องานของนักบัญชี แนวความคิด และ Career Path ของนักบัญชี วิธีการทำงานของนักบัญชี และทักษะ (Skill) ที่จำเป็นของนักบัญชีในยุค IT

ผลกระทบของ IT ที่มีผลต่องานของนักบัญชี 
เริ่มจากงานของนักบัญชีมีอะไรบ้าง 
1. รับจดทะเบียนจัดตั้งบริษัท (รวมถึงเปลี่ยนแปลงที่อยู่)
2. รับจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และทะเบียนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกิจ
3. นำส่งประกันสังคม
4. นำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่าย
5. นำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม
6. วางระบบบัญชี
7. ที่ปรึกษาด้านบัญชีและภาษีอากร
8. ปิดงบการเงิน และยื่นแบบเพื่อนำส่งภาษีอากร
ส่วนงานด้านผู้สอบบัญชี และผู้ตรวจสอบภายใน ก็ยังเป็นงานของนักบัญชีเช่นกัน

     จะเห็นได้ว่างานบางอย่างเริ่มหมดความสำคัญลง ไม่ใช่ไม่จำเป็น แต่นักบัญชีจะไม่ได้ทำเพราะเจ้าของธุรกิจเริ่มทำเอง ผลคือทำให้งานของนักบัญชีเริ่มน้อยลง และในปัจจุบันมีโปรแกรมบัญชี Online ทำงานบนระบบ Cloud ช่วย Automate ลงบัญชีให้อัตโนมัติ ก็เลยเป็นคำถามยอดฮิตของเจ้าของธุรกิจว่า ในเมื่อโปรแกรมสามารถลงบัญชีได้แล้ว ทำไมยังต้องจ้างนักบัญชีอยู่

     หรืออีกประเด็นหนึ่ง ในเมื่อมีโปรแกรมช่วยแล้วนักบัญชีก็ทำงานน้อยลง ไม่จำเป็นต้องมาทำงานทุกวัน ดังนั้นลดค่าทำบัญชีและค่าสอบบัญชีได้หรือไม่ ยิ่ง ณ ตอนนี้หลายธุรกิจต้องการลดต้นทุน ลดค่าใช้จ่าย ดังนั้นจึงยิ่งเป็นการซ้ำเติมเลยมาถึงค่าทำบัญชีเช่นกันว่าลดได้หรือไม่

“คำถามต่างๆ นี้...ถ้าเป็นคุณเจอแบบนี้จะดำเนินการอย่างไร”
     นักบัญชีในยุค IT หรืออีกคำหนึ่งก็คือ คนที่จบบัญชีในยุค IT หรือนักบัญชีในยุคใหม่ หรือนักบัญชีที่ต้องปรับตัวเข้ากับยุคใหม่ ซึ่งทุกคนจะเจอสภาพแวดล้อมแบบเดียวกัน กระบวนการทำงานจะสะดวกมากขึ้นและใช้เวลาที่น้อยลง นักบัญชีต้องเข้าใจว่ามี Technology อะไรบ้างเพื่อเข้ามาช่วยให้การทำงานด้านบัญชี ตอบโจทย์ในการทำงานในปัจจุบัน

     ตัวอย่างเทคโนโลยีที่สามารถช่วยให้นักบัญชี หรือเป็น Concept ที่นักบัญชีต้องทราบเพื่อทำให้สามารถวางระบบการทำงานที่สามารถดำเนินการร่วมกับเทคโนโลยีเหล่านี้ได้ เช่น
     • Blockchain Technology
     • Automated Accounting System 
     • Cloud Computing
     • OCR (Optical Character Recognition)
     • AI (Artificial Intelligence) 
     • RPA (Robotic Process Automation) 

     เทคโนโลยีเหล่านี้จะมีผลต่อกระบวนการทำบัญชี แต่ก็มีอีกส่วนหนึ่งของงานบัญชีคือการยื่นงบ การจดทะเบียนต่างๆ  การนำส่งแบบแสดงรายการด้านภาษีอากร และการชำระเงินค่าใช้จ่ายต่างๆ สามารถยื่นที่ไหนก็ได้ ซึ่งเหล่านี้เป็นข้อดีที่เกิดขึ้นจากการมี IT เข้ามาช่วย ดังนั้นนักบัญชีต้องรู้จักว่า

ที่มา http://efiling.dbd.go.th/index.html กรมพัฒนาธุรกิจการค้า

     เวลายื่นแบบกับทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้า จะต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง ต้องใช้ระบบ Online ในการยื่น เพราะแต่ละปีจะมีการ Update วิธีการต่อไป รวมถึงงานด้านภาษีอากรก็จะมีเทคโนโลยีมาช่วยเวลายื่นนำส่งแบบภาษีอากร ก็ต้อง Update วิธีการ เช่น e-Filling / e-Witholding Tax หรือ e-Tax Invoice และต้องทราบช่วงเวลาในการยื่นแบบ จะได้ยื่นได้สะดวก รวดเร็ว ไม่ต้องมีปัญหาจากการยื่นแบบล่าช้า

ที่มา https://www.rd.go.th/272.html  กรมสรรพากร

     สำหรับ IT ที่มีผลกระทบต่อการยื่นแบบนั้น เป็นเรื่องที่เรียนรู้ได้ไม่ยาก แต่อีกประเด็นที่สำคัญคือ

วิธีการทำงานของนักบัญชี  
     กระบวนการทำงานของนักบัญชีจะต้องมีการ Update แน่นอน เพราะมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้การทำงาน ดังนั้นสิ่งที่เราต้องทำการปรับตัวคือ การทำงานต้องมีระบบการวางระบบบัญชี หรือ Workflow การทำงานของนักบัญชีจะต้องมีการ Set up ไว้อย่างชัดเจน รวมถึงคน Permission คนที่เข้าถึง เข้าถึงได้ระดับไหน และจะติดตามอย่างไร เหล่านี้เป็นสิ่งที่ต้องพิจารณาทั้งสิ้น โดยกระบวนการทำงานให้เริ่มจากการพิจารณาทีละส่วน

     • รายได้
     รายได้หลักของธุรกิจที่ดูแลมาจากอะไร ธุรกิจขายส่ง ธุรกิจขายปลีก ฝากขายตามห้างฯ รายได้เป็น GP รับชำระทีเดียวหรือรับชำระทีละหลายๆ ครั้ง หรือมีตัวแทนในการจัดเก็บเงินให้ เพราะ Nature ในการทำธุรกิจมีผลต่อจำนวน ปริมาณ เอกสารที่จะต้องใช้ในกิจการ และเพราะต้องเก็บข้อมูลเหล่านี้ก่อนถึงจะวางระบบเอกสารทางการเงินที่จะต้องใช้ในการรับรู้ได้ (อย่าลืมประเด็นด้านภาษีอากรด้วยเช่นกัน) 
     ยกตัวอย่าง  กรณีส่งสินค้าขายฝากห้างสรรพสินค้าต้องมีเอกสารตั้งแต่ใบเสนอราคา ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี  (รอ Report ว่าขายสินค้าเท่าไร มีการส่งคืนหรือไม่) หลังจากนั้นออกใบลดหนี้/ใบกำกับภาษี รวบยอดในใบวางบิลรวม (ออกใบเสร็จ) และต้องลงวันที่ล่วงหน้า ตามบัญชีของทางห้างฯ แจ้งเพื่อรอรับการโอน (หรือเช็ค) พอมี Technology เข้ามา Update มีการสั่งสินค้า Online ส่งสินค้ายังต้องใช้ ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี  ผ่านระบบ e-Tax Invoice พอถึงช่วงเวลาให้ทางเราเข้าไปดึง Report เพื่อมาวางบิลและส่งใบเสร็จรับเงิน และรอรับเงินโอนตาม Report การขายสินค้า 
     จะเห็นได้ว่าเอกสารบางอย่างเริ่มมีการลัดขั้นตอน ดังนั้นการวางระบบบัญชีจะมีสิ่งที่มีความจำเป็นมากขึ้น รวมถึงการทำ Report เพื่อรายงานก่อนให้นักบัญชีมาทำการลงบัญชี และที่สำคัญต้องมีการใช้งานอย่างต่อเนื่อง เพราะบทบาทนักบัญชีจะช่วยดำเนินการ Set up ให้แต่งานเอกสาร จริงๆ คนทำอาจจะเป็นเจ้าของธุรกิจ หรือ Admin ดังนั้นนักบัญชีต้องวางแผนเผื่อล่วงหน้าเลยว่าถ้าต้องลงบัญชีเราจะลงจากอะไรที่น่าเชื่อถือ เพราะบางทีเอกสารเราไม่ได้เป็นคนจัดการ ที่สำคัญบางทีระบบ Online จะช่วยลงบัญชีให้ด้วย (พนักงานสร้างเอกสาร และนักบัญชีสามารถดูงบการเงินได้เลย) 
     และที่สำคัญด้านการชำระเงินมีทั้งหมดกี่ทาง มีจำนวนสาขาที่ต้องดูและเท่าไร เอกสารที่จำเป็นในระบบมีอะไรบ้าง รวมถึงเอกสารด้านภาษีทั้งหมดนี้ก็จะมีผลต่อด้านรายได้ในการทำบัญชีด้านค่าใช้จ่าย

     • ค่าใช้จ่าย 
     การจ่ายค่าใช้จ่ายนั้นสามารถดำเนินการได้ง่ายกว่ารายได้ เพราะปัญหาที่เกิดจากการจ่ายซ้ำ จ่ายผิด จ่ายขาดและจ่ายไม่ครบนั้น สามารถแก้ได้ด้วยการสร้างวงจรค่าใช้จ่าย วางระบบรายจ่ายของเอกสาร ซึ่งสามารถใช้รายงานที่เกี่ยวข้องมาช่วยดำเนินการได้ ถ้ามีเอกสารในการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องครบถ้วน 
     เอกสารหลักๆ ที่ต้องระวังด้านรายจ่ายคือใบกำกับภาษี เพื่อขอภาษีซื้อคืนจากการจ่ายค่าใช้จ่ายนั้นๆ ให้กับกิจการ รวมถึงภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่เกิดขึ้น วงจรค่าใช้จ่าย เอกสารที่เกี่ยวข้อง ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า แนบกับใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี รวมถึงเอกสารการโอนเงิน ให้เก็บด้วยกัน ถ้าแบบกระดาษมีกระบวนการแล้ว ต่อไปก็หาทางเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ไม่ยาก แทนที่ต้องดูรายงานกระดาษที่เป็นแผ่นๆ ก็สามารถดูรายงานยอดรวม แยกตามประเภท หมวดได้ ดังนั้นการดูแลควบคุมโดยใช้เทคโนโลยีก็สามารถดำเนินการได้ไม่ยาก

     • ด้านต้นทุน และ Stock สินค้า
ด้านต้นทุนต้องกล่าวถึงงานด้านระบบบัญชีว่า มีระบบสินค้า วิธีการคิดต้นทุนสินค้าขาย การใช้ระบบมาช่วยควบคุมปริมาณสินค้าคงเหลือได้ครบถ้วนแค่ไหน รวมถึงวิธีการนับสินค้าให้ถูกต้องแต่ละชนิดและประเภท ซึ่งในระบบคลังนี้ส่วนมากจะเป็นระบบแรกที่สามารถนำเทคโนโลยีมาช่วยได้ไม่ยาก เพราะมีระบบ Barcode Scan สินค้าเข้าออกช่วยในการตรวจนับ ดังนั้นในกระบวนการต้องอ่านค่าจากทางระบบ แล้วนำออกมาเป็นรายงานที่มียอดชนกับรายงานการรับสินค้าเข้า รายงานการสั่งซื้อสินค้าและชำระเงิน รายงานสินค้าออก และรายงานแสดงยอดขายสินค้า

     สังเกตว่า ถ้ามีกระบวนการ ดังนั้นการดำเนินงานด้านเอกสารจะลดงานลง จากเอกสารที่เป็นใบๆ จะเป็นรายงานยอดเป็นกลุ่มๆ แทน และหาวิธีคุมยอด กระทบระหว่างกัน ถ้าสังเกตจะเห็นได้ว่าการจะนำเทคโนโลยีมาช่วยทำงานที่ซ้ำๆ แบบนี้ได้ผลคือ งานด้านบัญชีจะเป็นการวิเคราะห์ ตรวจสอบ และรายงานข้อมูลที่เกี่ยวข้องส่งให้กับผู้บริหารเพื่อทำการตัดสินใจได้ง่ายด้านกระแสเงินสดและด้านภาษีอากร คราวนี้จะเป็นการสรุปตอนได้ผลจากการซื้อขายสินค้า กระบวนการออกใบเสร็จรับเงิน หรือจ่ายเงินออกและรับใบเสร็จรับเงินเข้ามานั้น การสรุปยอดเงินเข้าออกของกิจการ Cash Flow จะเป็นสิ่งที่สามารถทำได้ไม่ยาก เพราะข้อมูลที่ไหลมาจากระบบจะค่อยๆ มาหยอดเติมเต็มลงในส่วนนี้ นักบัญชีต้องคิดวิธีการแสดงผลเพื่อให้ผู้บริหารสามารถนำเอกสารออกไปวิเคราะห์ต่อไปได้ง่ายและตรงต่อธุรกิจที่ท่านเป็นคนดูแล

     ต่อมาเนื่องจากเป็นยุค IT งานด้านมาตรฐานการบัญชีก็ต้องมีการเปลี่ยนแปลง และทางสภาวิชาชีพบัญชีหรือทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเห็นว่า ปัจจุบันมี Technology สามารถช่วยให้งานด้านบัญชีสามารถดำเนินงานได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น ดังนั้นเราจะเห็นได้จากธุรกิจใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นมีรายได้แฝงอยู่ในการบริการ และมีจำนวน Transaction เป็นจำนวนมาก เช่น การเก็บค่าคอมมิชชั่น หรือ GP จาก Application Third Party ช่วยในการขนส่ง หรือบางธุรกิจสร้าง Platform บนคลาวด์ หรือพวกธุรกิจ FinTech เหล่านี้ ถือเป็นธุรกิจใหม่ๆ ที่เกิดในยุคนี้ทั้งสิ้น จะเห็นได้ว่า การตีราคาทรัพย์สินของกิจการบางทีอาจจะไม่ต้องการใช้หน่วยว่า “บาท” เพราะไม่มีสถานที่ให้ตีมูลค่า ทุกอย่างไปอยู่บนระบบคลาวด์ เป็นต้น ทั้งที่ Office อาจจะมีมูลค่าไม่สูง ดังนั้นลักษณะการทำธุรกิจ การหารายได้ การตีราคาสินทรัพย์ เราต้องหาวิธีมาบันทึกเพื่อให้มีงบการเงินสะท้อนภาพของธุรกิจได้ชัดเจนที่สุด ดังนั้นมาตรฐานทิศทางการดำเนินการเป็นอย่างเรานักบัญชีต้องปรับตัวหาความรู้อยู่ตลอดเพื่อให้สามารถปฏิบัติการได้อย่างถูกต้องตามมาตรฐาน

แนวความคิดและ Career Path และความสามารถที่นักบัญชีต้องมีถ้ามี IT เข้ามาเกี่ยวข้อง

     กลุ่มแรก จากเดิมนักบัญชีที่เรียนได้ดี หรือถูกสายอาชีพปลุกฝังจะเริ่มจากการเป็นผู้สอบบัญชีอยู่ในสำนักงานบัญชี จะเป็น Big 4 บ้างหรือ สำนักงานบัญชี Local บ้าง หลังจากเก็บชั่วโมงครบ หลายคนก็จะย้ายสายไปตามธนาคาร หรือเปิดสำนักงานสอบบัญชีเอง หรือเป็น Financial Controller ในบริษัทใหญ่
     กลุ่มที่ 2 ที่ไม่ชอบการสอบบัญชีก็จะเป็นสายรับทำบัญชี สร้างเสริมประสบการณ์จนเป็นหัวหน้าแผนกบัญชี หรือเป็นที่ปรึกษาวางระบบบัญชีภาษี ก็เป็นสายที่หลายคนเลือกดำเนินการ
     กลุ่มที่ 3 จะเป็นกลุ่มเดินสายผู้ตรวจสอบภายใน หาความรู้ทางการเงินเพิ่มเติมต่อไปก็ทำงานในสถาบันการเงิน หรือหน่วยงานภาครัฐต่อได้
     กลุ่มที่ 4 ไม่ทำบัญชีแต่เป็นเจ้าของธุรกิจส่วนตัว ดำเนินการอย่างอื่นไปเลยแต่มีพื้นฐานความรู้ด้านบัญชี บางคนจะผันตัวเป็นนักลงทุน เปลี่ยนทางจากนักบัญชีไปก็เป็นหนทางที่เห็นกันได้ส่วนมาก

     แต่ในยุค IT ตอนนี้จะเห็นได้เลยว่า Career Path ของสายงานด้านบัญชีมีการเปลี่ยนแปลง หลายคนเริ่มหันมาใช้ Technology ช่วยในการทำงานมากขึ้น ผลคือจะมีเจ้าของธุรกิจใหม่ๆ ที่ทำงานข้ามสายงาน หรือเปิดสำนักงานบัญชีได้เร็วขึ้นกว่าเดิม หรืออาชีพใหม่ๆ ที่นักบัญชีที่เข้าใจระบบ IT ก็สามารถทำได้ ไม่ใช่แค่วางระบบบัญชีแต่เป็นไปได้ถึงการออกแบบ Program บัญชีสำหรับองค์กร เข้าใจวิธีการสื่อสารกับนักเขียนโปรแกรม หรือการเป็นนักวิเคราะห์ระบบด้านการเงิน โดยเฉพาะในธนาคารมีการพัฒนา Application ดังนั้นในทีมจะต้องมีนักบัญชีเป็นส่วนประกอบด้วย และเป็นนักบัญชีที่มีประสบการณ์มากเช่นกัน

     สุดท้าย ในความเห็นของผู้เขียนงานนั้น ด้านบัญชีไม่ว่าจะอยู่ในสายงานไหนก็ตาม จะลงมาที่งานระบบบัญชี งานวางระบบบัญชี ในแต่ละประเภทธุรกิจมากขึ้น นักบัญชีที่อยู่ในยุคด้าน IT จะต้องมีความรู้ด้านระบบบัญชี วางระบบได้ วิเคราะห์และสร้างระบบได้ พร้อมประเมินได้ว่าระบบที่ใช้อยู่เหมาะสม ไม่มากจนทำให้งานยากหรือง่ายจนไม่มีการควบคุมเลย

     แต่จากประสบการณ์ส่วนตัว การที่จะมองระบบออกวิเคราะห์ระบบได้ในแต่ละประเภทธุรกิจ งานสอบบัญชีเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีแต่ก็จะเป็นอาชีพที่ต้องปรับตัว เพราะงานด้าน IT เทคโนโลยีจะมีผลกระทบต่องานสอบบัญชีพอสมควรเพราะระบบ Blockchain จะอำนวยสอบบัญชี แทนที่จะตั้ง Criteria Risk แต่ Vouch เอกสารตาม Scope ถ้าใช้ Blockchain ตั้ง Query ผลคือทุกรายการจะถูกตรวจสอบได้ทันที

     ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นสายงานไหน การอ่าน Report การดำเนินงานที่แสดงผลนั้นเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งของนักบัญชีในช่วงนี้และต่อไป

*************************************